Во исполнение требований Закона Украины «О судоустройстве и статусе судей» Государственная судебная администрация (ГСА) Украины разработала Порядок формирования, ведения, учета и хранения личных дел судей (Порядок). Данный документ пока не утвержден, однако с его положениями уже можно ознакомиться на официальном веб-портале ГСА Украины.

Формирование личного дела судьи начинается с даты издания приказа председателя суда о зачислении судьи в штат на основании указа Президента Украины или постановления Верховного Совета Украины. Кроме основных документов (автобиография, копии документов об образовании, трудовая книжка, декларации и пр.), личное дело должно пополняться копиями акта о назначении судьи на административную должность, решений о привлечении к дисциплинарной ответственности (о досрочном снятии дисциплинарного взыскания), сведениями о повышении квалификации, награждении.

После увольнения судьи с должности его личное дело остается в архиве соответствующего суда. Личные дела являются документами с ограниченным доступом и должны храниться в опечатанных металлических шкафах или сейфах. Запрещается разглашать любую информацию о персональных данных судьи. Хранение личных дел обеспечивается руководителем аппарата суда и работником, отвечающим за ведение кадрового делопроизводства, архивариусом. Доступ к личным делам имеют председатель суда, его заместители при исполнении обязанностей председателя суда, ответственный работник, архивариус после передачи дела в архив или другое лицо, назначенное приказом председателя суда.