Чим мають займатись юрисконсульти в компанії? Цілком можливо, консультувати співробітників щодо різних питань діяльності підприємства. А що робити, коли є дуже багато стандартних відповідей? Цілком можливо, зібрати їх разом. Але в компанії «Хенкель в Україні» пішли далі та створили для допомоги своїм колегам чат‑бот. Чому LAWrence (таке ім’я отримав чат‑бот) викликав фурор у глобальній мережі компанії, як він виростає з коротких штанців чат‑бота та стає інтелектуальним середовищем — про це все ми говорили з його творцями — Ольгою Лук’яновою, керівницею юридичного департаменту, комплаєнс‑офіцером ГК «Хенкель в Україні», та юрисконсультами Іванною Олещенко й Глібом Дьяковим.

— Як виникла ідея створити чат‑бот?

Гліб Дьяков (Г.Д.): Липневим спекотним днем 2019 року ми працювали в офісі, і мене осяла думка, що ми дуже багато речей можемо робити через чат‑ботів: замовляти квитки, записуватися до лікарів, вирішувати багато побутових проблем, але чомусь не використовуємо цю сучасну технологію для вирішення повсякденних робочих задач. Я поділився цією ідеєю з Іванною, ми провели дослідження, що взагалі могли робити чат‑боти на той момент.

Для першого етапу ми вирішили зробити чат‑бот, який консультуватиме наших колег щодо корпоративних стандартів та політик. Це досить прості та рутинні питання, але вони забирають багато часу й енергії, які можна було б витратити на більш інтелектуальну працю.

— Ви маєте на увазі допомогу взагалі всім колегам у компанії чи саме юристам?

Іванна Олещенко (І.О.): Насамперед саме колегам у компанії, тобто бізнесу. Проте чат‑бот приносить користь і юристам, ми не витрачаємо свій час на пошук стандартизованої відповіді. LAWrence одразу видає відповідь на запит за ключовим словом чи словосполученням, а також додає посилання на документ із відповіддю.

Ольга Лук’янова (О.Л.): Але найголовніше те, що ми готували кілька років базу. Ми зробили зразки однакових контрактів, які часто використовуються і повторюються, — колегам потрібно лише вставити необхідні дані, не змінюючи правову частину. Ми повністю переглянули обсяг і зміст роботи юридичного департаменту і віддали бізнесу ту її частину, яку не мають робити юристи. Переконували, тренували і навчали бізнес розбиратися самостійно з такими питаннями.

Оскільки в компанії працює багато людей, певна частина їх змінюється доволі часто, і неможливо знову і знову пояснювати те, що вже щойно було розтлумачено, ми підготували спеціальні навчальні мультфільми з антимонопольного законодавства. Це і розвага для людей, і пояснення складних речей простими зрозумілими словами.

Отже, після декількох років кодифікації та стандартизації (та перекладу на зрозумілу для персоналу мову) внутрішніх документів прийшло усвідомлення того, що можна йти далі і просувати напрям LegalTech. Бо постійна рутина, яку можна і потрібно замінити технологіями, відволікає від творчої роботи.

— LAWrence зараз працює тільки в Україні чи він глобальний «юрист»?

Г.Д.: Він є у 140 країнах світу, де є «Хенкель». Доступний для кожного співробітника у застосунку Microsoft Teams. Першочергово планували запустити його як пілот для трьох країн, але український проєкт несподівано швидко вистрілив на глобальному рівні.

— До речі, як на глобальному рівні сприйняли українську розробку?

О.Л.: Зазвичай юристи вважаються консерваторами та інтровертами, проте ми дивуємо колег. Саме Україна почала першою робити навчальні мультфільми, ми і промоакцію LAWrence теж зробили у вигляді мультфільму. Розуміння того, що люди важко навчаються нового, призвело до продуманої маркетингової кампанії, яка містила навіть мультфільм з інструкцією з користування. Бо створити чат‑бот насправді не так уже і складно, але якщо люди не розуміють його функціонал, вони не користуватимуться ним і скоро забудуть про його існування.

Коли презентували LAWrence у Відні нашому східноєвропейському кластерові, то одна з керівниць високого рівня зізналась, що не могла і подумати, що юристи можуть бути настільки креативними.

Згадую реакцію американських колег на презентацію LAWrence: на нас сипалися запитання: як ви до цього додумались, як ви його зробили? Ми змогли здивувати США в хорошому розумінні слова.

Наш LAWrence — нестандартне рішення, яке з’явилося завдяки нестандартному підходу, стало на ноги та пішло у світ.

Об’єднання молодості, енергії, бажання, знань, нестандартного підходу, креативності, знання маркетингу — це все дало початок LAWrence.

І.О.: З одного боку, в нас є дуже молодий персонал, який розуміє, що таке чат‑бот і як ним користуватись, але є і старші люди, яким важко освоювати нові технології. Саме тому після глобального запуску LAWrence у грудні 2020 року ми з Глібом у січні — березні провели тренінги для юристів у всіх країнах і регіонах, кількасот співробітників пройшли навчання.

Крім того, ми зробили тренінг для «локальних» колег і навчили в усіх підрозділах «Хенкель в Україні» знаходити LAWrence, працювати з ним, ставити питання. Іноземні колеги підхопили нашу ініціативу і також почали навчати персонал у свої країнах.

— Крім вас — мозку «операції», яких ще спеціалістів залучали до «народження» LAWrence?

Г.Д.: У нас є підрозділ «Хенкель dx», який займається високими технологіями, у них у складі — Smart Bot Factory, які заточені на створення чат‑ботів. Тож технічна частина була на їх плечах під нашим керівництвом.

О.Л.: Для промомультика ми самі прописували сценарій та обирали серед дудл‑розробників тих, хто нам підійде.

І.О.: Деталізація сценарію з нашого боку була до розкадровки і зазначень, що саме має бути на кожному кадрі, — дався взнаки досвід юридичного департаменту в роботі з рекламною продукцією.

О.Л.: Логотип LAWrence — сова, символ мудрості, але сам малюнок погоджували всім світом. Образ сови‑юриста, який є на пострадянському просторі, абсолютно не кореспондувався з образом європейським і американським (наявність чи відсутність капелюха, колір мантії). Але нам було важливо знайти образ юриста, який підходив би всім у глобальному світі.

— Чи є у вас уже відгуки про роботу чат‑бота?

І.О.: Так, після кожної відповіді є можливість надати зворотний зв’язок (палець угору чи вниз) і залишити коментар. Ми отримуємо звіти щодо кожного питання та відповіді, зворотного зв’язку, коментарі користувачів. На основі цього вдосконалюємо чат‑бота ще більше.

— Що наразі вміє LAWrence та чого ще ви плануєте його навчити?

Г.Д.: Так, все починалось як чат‑бот, але тепер ми його вважаємо юридичним диджитал‑асистентом. LAWrence, крім відповідей на запитання стосовно корпоративних стандартів щодо авторизації зобов’язань і дотримання вимог під час укладення договорів, має безліч додаткових функцій, які спрощують життя. Серед них:

— швидкий пошук будь‑якого корпоративного стандарту «Хенкель» за ключовими словами;

— посилання на юридичні бази даних окремих країн (локальні файли, зокрема типові контракти у певній країні);

— під’єднання LAWrence до корпоративних баз даних (бази асоціацій, тренінгів, системи контрактного менеджменту, структури афілійованих осіб компанії, аудиторських висновків тощо);

— можливість пошуку юрисконсульта у всіх країнах.

О.Л.: Зараз ми очікуємо на підключення баз щодо інтелектуальної власності — там багато інформації стосовно патентів, торгових марок. Звісно, в персоналу різний рівень доступу до інформації LAWrence. А ще його зробили дотепником: уміє відповідати на смішні та недоречні запитання.

І.О.: Так, в умовах пандемії та віддаленої роботи ми додали LAWrence можливість початитись, просто щоб колеги могли в умовах стресу відволіктись і покращити свій емоційний стан.

О.Л.: Наступні наші кроки — додати різні мови, мікрофон та штучний інтелект, адже в нас ще є інші центри експертиз, які накопичили корисні й необхідні знання. LAWrence справді став диджитал‑помічником, і ми будемо і надалі розвивати його функції.

Бесіду вела Марина БАХОЛДІНА, «Юридична практика»