В современных условиях трудно себе представить офис без персональных компьютеров, копировальных аппаратов, средств коммуникации и т.п. В этом плане юридический бизнес не исключение, а как раз наоборот — своевременное обновление техники является гарантией эффективной и продуктивной работы юристов. С целью выяснить, какой же критерий лежит в основе выбора новой техники, через какой промежуток времени офисная техника обновляется, редакция газеты «Юридическая практика» провела опрос среди юридических фирм. К сожалению, большинство компаний отказались отвечать на вопросы редакции о технологиях, сославшись на свою занятость (возможно, связанную с обновлением техники).

Тем не менее, как показал опрос, юридические компании покупают новую технику приблизительно раз в квартал, и связано такое приобретение с устареванием, поломкой старой техники, а также по причине прихода новых сотрудников.

Ответственные за приобретение

Вопросами принятия решения о необходимости покупки и выборе новой техники занимаются как руководство, так и системные администраторы. Например, как отметил управляющий партнер АК «Коннов и Созановский» Алексей Иванов, за выявление необходимости докупить или обновить технику, а также за выбор новой техники отвечает системный администратор, так как в его компетенции провести последующую настройку этой техники для работы в офисе или за его пределами. Что касается принятия решений, то этот вопрос не только административный, но и финансовый, поэтому решение принимают партнеры, предусматривая затраты на новую технику в бюджете. Такой же позиции придерживается в ЮФ «АНК», как сообщил системный администратор этой фирмы Дмитрий Стежко: «Решение о покупке принимается совместно системным администратором и руководством, а выбор происходит с учетом пожеланий сотрудников». Планы по приобретению новой техники или программного обеспечения АФ ENGARDE составляются заранее, так как после всестороннего изучения существующих предложений под проект выделяются необходимые средства. В ЮФ «Центр правового консалтинга» необходимость покупки и выбор модели новой техники обычно определяет заместитель директора по кадровым вопросам, посоветовавшись с системным администратором и сотрудником, для которого такая техника приобретается. Как сообщила PR-менеджер ЮФ «Центр правового консалтинга» Елена Гайдук, затраты на покупку нового офисного оборудования или ремонт старого занимают около 2 % в бюджете компании.

Факторы, влияющие на выбор техники

При выборе юридическими компаниями техники основным фактором является надежность производителя. Так, компания ENGARDE, по словам ее IT-менеджера Сергея Бондаренко, ориентируется на «единообразие брендов» и предпочитает закупать технику у проверенного поставщика, а требования к маркам и моделям просты: «Техника должна быть качественной и функциональной, то есть безупречно выполнять свою функцию и не доставлять проблем. Имеют значение при выборе техники и такие критерии, как страна сборки, бренд, класс устройства, сервисное обслуживание, гарантия, надежность поставщика. Цена же выбирается минимальная при прочих равных условиях».

В юридической фирме «Центр правового консалтинга» на решение о покупке не влияет ни марка, ни страна сборки или производителя, для рассмотрения берутся исключительно характеристики техники, отзывы о ее работе и рекомендации системного администратора.

В адвокатской конторе «Коннов и Созановский» выбор техники происходит на основе личного опыта и рекомендаций специалистов, информацию о новинках получают из сети Интернет, а первоочередными факторами при выборе, как отметил г-н Иванов, являются цена и качество.

Технику для офиса юридические компании чаще всего приобретают в специализированных магазинах и обязательно с гарантией. В ходе опроса респонденты назвали более двух десятков известных марок производителей, и лидируют в этом списке такие бренды, как Hewlett-Packard, Canon, Olympus.

Большинство опрошенных компаний выдвигают определенные требования к новой технике. Например, марка техники должна быть широко распространена на украинском и мировом рынке. Это дает уверенность, что выбранная модель будет представлена у многих поставщиков и, следовательно, не возникнет проблем с сервисным обслуживанием, запчастями, расходными материалами и совместимостью программного обеспечения. Информацию о необходимой технике можно получить у производителя, путем изучения обзоров независимых тестовых лабораторий, отзывов пользователей, коллег, прислушивания к мнению знакомых. Ценным источником информации также является динамика продаж и количество предложений данной модели на рынке.

Юридические фирмы крупную технику предпочитают покупать у дистрибьюторов или производителей. Так, Елена Гайдук отметила: «Если речь идет о разовой покупке одной единицы техники, то приобрести ее можно в интернет-магазине. Если есть необходимость в масштабном обновлении печатной техники, то, скорее всего, такую продукцию стоит искать у компаний-дистрибьюторов. Системные блоки чаще всего приобретаем у компаний, которые самостоятельно занимаются сбором техники и выпускают ее под своим именем».

Назначение старой техники

Как уже отмечалось, юридические компании обновляют офисные технологии приблизительно раз в три месяца так, что же происходит со старой техникой?

Как показал опрос «ЮП», назначение старой техники определяется по-разному. В АК «Коннов и Созановский» старая техника списывается и по возможности продается, а если техника требует утилизации, тогда ее сдают в специализированные фирмы для утилизации. В ЮФ «АНК», напротив, устаревшую технику используют на запчасти. А вот партнерами компании ENGARDE было принято решение работоспособную технику, которая уже не может использоваться в бизнес-процессах, передавать в детские дома или школы-интернаты. А поскольку АФ ENGARDE была основана в 2009 году, то проблем с поломкой техники у них пока нет. Кроме того, компания предусмотрела приход новых сотрудников и заранее закупила технику. «Благодаря продуманному проекту информационной структуры предприятия, компания изначально закупила современное оборудование известных брендов, — комментирует г-н Бондаренко, — поэтому на сегодня адвокатская фирма не испытывает проблем с необходимостью закупки более новой и усовершенствованной техники».

Последние обновления

Последние приобретения ENGARDE — скоростной лазерный принтер Hewlett-Packard и планшетный компьютер для удаленной работы вне офиса Apple iPad 3G, а в АК «Коннов и Созановский» обновлено оборудование сетевого хранилища и приобретены персональные компьютеры фирмы Hewlett-Packard для новых сотрудников. В компании «Центр правового консалтинга» среди последних покупок — ноутбук фирмы ASUS для директора департамента по вопросам регистрации финансовых учреждений. По словам Елены Гайдук, большинство новинок офисной техники связано с необходимостью обеспечения техникой нового персонала, который появился в связи с расширением штата компании.

В ходе исследования редакция «ЮП» также интересовалась вопросом о наличии техники, которую компании не обновляют в связи с тем, что она не ломается. Но, увы, как показал опрос, таковой нет. И это обстоятельство прекрасно иллюстрируют слова Дмитрия Стежко: «К сожалению, любая техника устаревает — морально или физически».

Для того чтобы эффективно распоряжаться временем и ресурсами, юридические компании ответственно подходят к проблеме технического обеспечения своей деятельности. В этих вопросах они могут положиться как на технический персонал, так и на опыт коллег.