Следствие подошло к концу, постановление об окончании следствия и об открытии его материалов другой стороне судебного состязания доведено до сведения защиты и подозреваемых. То есть начался один из ключевых этапов досудебного процесса. Пришло время применить положения известной статьи 290 Уголовного процессуального кодекса (УПК) Украины, которая требует от адвокатов и других участников процесса согласовать время и начать работу по ознакомлению с материалами дела.

Время электронных документов

Некоторые из нас застали еще те времена, когда ознакомление с материалами было однообразной бумажной волокитой. Визиты в следственные органы, чтение большого количества томов и осуществление отдельных выписок из документов, составляющих материалы дела, — все это отнимало невероятное количество времени и усилий. С годами порядок открытия материалов, а по сути — ознакомления с материалами дела, существенно изменился в сторону упрощения. Сторонам процесса позволили не только делать выписки из материалов, но и копировать их с помощью фототехники. В пункте 4 статьи 290 УПК Украины указано: «Предоставление доступа к материалам включает в себя возможность делать копии или воспроизведение материалов».

С тех пор начался период фотографирования материалов на цифровые камеры с последующим распечаткой, сшиванием и использованием дубликатов томов или их отдельных частей и отдельных документов. Только часть адвокатов самостоятельно или с помощью секретарей и помощников научились конвертировать фотоизображения в формате, скажем, JPG в электронный формат PDF. Это позволяло собирать отдельные изображения в многостраничные документы и тома материалов дела.

Тогда защита еще не вырвалась из заколдованного бумажного круга. Окончательные результаты такой работы так же распечатывались, чтобы можно было вносить комментарии, маркировать необходимые части текста, делать закладки и тому подобное. Поэтому эти процедуры долго еще оставались инструментом офисной работы. Маркированные и аннотированные тома и их части могли в любом количестве использоваться адвокатами для подготовки документов и участия в процессе. И это доставляло немало трудностей, ведь все отсканированные и распечатанные тома нужно было нести в суд и работать с ними в достаточно сложных условиях ограничения во времени и пространстве.

Но наконец пришло время настоящей оцифровки документов. Главный и принципиальный шаг — бумажные документы получают свою точную электронную копию, которую, как и обычный документ, можно маркировать, комментировать, копировать, но при этом не менять содержания (это ведь документы следствия)..

Электронный том

Новые технологии позволяют, и это важно для пользователя, осуществлять быстрое и качественное воспроизведение каждого листа материалов дела сначала как картинки высокого разрешения, потом выравнивать программными средствами страницы, изменять контрастность изображения до необходимого уровня и применять другие опции для лучшего визуального восприятия печатного текста документа на экране компьютера или другого электронного устройства..

Но это только цифровое копирование документов, главным же на самом деле является создание юридически действительных электронных копий документов и томов дела. На этом этапе все «картинки» конвертируются в формат PDF и собираются в документы и тома — становятся единым документом = файлом = томом. Такой том уже гораздо удобнее, чем бумажный или папка на компьютере с множеством картинок-листов. Его уже можно легко листать. Но до полноценного цифрового экземпляра еще далеко.

Необходимо сделать электронный том таким, чтобы его можно было не только читать, но и производить поиск по слову, номерам листа, маркировать, делать закладки, комментарии и другие примечания, копировать части текста в другие документы, создаваемые адвокатом. Именно этот этап обработки становится следующим после визуального форматирования. Группа специалистов осуществляет OCR-распознавание документов (оптическое распознавание текста, англ. Optical Сharacter Recognition) проводит верификацию полученного текста, индексацию (при необходимости). Только после этого PDF-том дела можно использовать любым способом, и он становится почти полным эквивалентом бумажного тома.

В свое время автор этих строк одним из первых ввел оцифровку материалов дел для нужд своего офиса, а в дальнейшем, по просьбе коллег, и для других представителей украинской адвокатуры. Впоследствии это переросло в деловой стартап Replicator, клиентами которого уже стал ряд ведущих адвокатских объединений и известных адвокатов.

Самое главное, что нужно помнить, это то, что сканирование материалов лишь подготовительная процедура для подготовки материалов к оцифровыванию и обработке. И лишь окончательный продукт – специальный формат PDF является целью всех технологических процессов. Именно этот формат PDF файлов позволяет использовать все преимущества оцифровывания документов и работы с ними.

Часто задаваемые вопросы

Почему клиенты обращаются к нам, если, казалось бы, все могут делать то же самое?

На собственном опыте убедились, что это очень дорого — отправлять юристов любого уровня квалификации и опыта фотографировать/копировать/сканировать материалы дел — это очень дорого. У юристов расценки за работу довольно серьезные. Кроме того, со временем возрастают требования к оборудованию и программному обеспечению, которое используется для оцифровки материалов, а это требует специфических знаний и навыков. Поэтому встал вопрос о создании для выполнения этих задач отдельной группы специалистов-неюристов. В то же время существование такой группы специалистов и использование их услуг является эффективным, но во время простоя (между отдельными делами, которые мы сопровождали) эти группы очень убыточны. Поэтому мы начали отзываться на просьбы своих коллег о помощи и предлагать наши услуги другим юристам и адвокатским объединениям, и тогда это заработало. Кроме того, процесс оцифровки требует наличия дорогостоящего оборудования, программного обеспечения и облачных сервисов.

Одного оператора, как правило, достаточно для обработки ограниченного количества материалов. Большой объем требует или большего времени, или одновременного привлечения нескольких операторов со своим оборудованием. Это обычно зависит от помещений (точнее, их частей), которые предоставляются операторам для работы. Мы должны помнить, что следователи не могут оставлять адвокатов, их подзащитных во время ознакомления наедине с материалами дела. Так же и наших операторов во время сканирования не оставляют наедине с материалами уголовного дела.

Мы стараемся, где это возможно, отказываться от оцифровки материалов дел в судах, так как они вообще не приспособлены для работы операторов сканеров с их оборудованием. Мы уже имеем опыт работы в зале суда во время судебных заседаний. Единственный суд, где было удобно работать, это Киевский апелляционный суд. Много места и уютно.

Какова процессуальная роль у операторов сканеров?

Операторы, которые сканируют документы в правоохранительных органах, не являются и не становятся участниками уголовного процесса. По заказу и по поручению клиентов, а это чаще всего адвокаты и адвокатские объединения, наши сотрудники только выполняют копирование/сканирование документов. Операторам выдаются письма-поручения с указанием фамилий и имен для оформления пропусков. Но наши операторы не могут расписываться за ознакомление с материалами дела или их частью.

Не является ли копирование/сканирование материалов дела третьим лицом разглашением данных досудебного следствия?

Нет, копирование/сканирование документов не является разглашением данных досудебного следствия или дознания. Операторы сканеров не является процессуальной стороной в деле — это прерогатива адвокатов защиты. Операторы на основании официального согласования со следователями и/или прокурорами участвуют только в техническом копировании/сканировании материалов дела. Операторы не могут расписываться за ознакомление с материалами дела — только адвокаты. Был только один отказ при ознакомлении адвоката в порядке статьи 221 УПК Украины в связи с разрешением следователя ознакомиться лишь с некоторыми документами в материалах дела до завершения следствия. В договоре с адвокатами «репликатор» и операторы расписываются об ознакомлении с положениями статьи 387 УК Украины и статьи 222 УПК Украины. Несколько раз у операторов отбирали расписки о неразглашении. Существует еще ряд вопросов (пропуска, разрешения на оборудование и др.), которые решаются в каждом конкретном случае. До сих пор все участники процесса — следователи и адвокаты защиты сходились в одном: такой метод раскрытия путем копирования/сканирования с использованием специального оборудования высвобождает время и у прокуроров/следователей, и у адвокатов. Время реального ознакомления по-прежнему определяется возможностями адвокатов и их тактикой защиты.

Ускоряет ли оцифровка материалов дела ход процесса?

С помощью высокотехнологичных средств сама передача материалов от следственных органов к стороне защиты значительно ускоряется. Однако следует понимать, что это вовсе не ускоряет именно ознакомления с материалами. Лист дела надо читать как в бумажном, так и в электронном виде, и сколько продлится ознакомление, зависит только от .способностей адвокатов, их подзащитных и/или их тактических планов.

Все ли документы в делах могут быть распознаны с помощью OCR?

Нет, иногда к делам приобщены документы, которые из-за своего ­низкого качества не подлежат ни одному способу распознавания, не только электронного. Тогда мы говорим об этом нашим клиентам и следователям, которые пытаются использовать их в качестве доказательств.

Проводим ли мы OCR-распознавание рукописных текстов?

Нет. Учитывая объем документов, которые поручают нам сканировать и обрабатывать, мы оставляем рукописные документы или рукописные части документов как встроенную в печатный текст картинку для сохранения полной визуальной аутентичности документов, с которых была сделана эта скан-копия, что позволяет проверить в случае сомнения подлинность подписей и резолюций, а при необходимости — и наличие исправлений.

Можно ли осуществлять оцифровку с помощью программ и приложений, имеющихся на большинстве современных гаджетов?

Да, но очень малой части материалов. Большинство программ и приложений имеют ограниченную функциональность и предназначены для повседневного использования отдельных частей процесса оцифровки, да еще и в весьма упрощенном виде.

Каковы объемы конечных файлов и как с ними работать?

Обычно юристы, прежде чем заказать эту услугу, спрашивают об объеме файлов, которые будут получены, и мы охотно рассказываем об алгоритмах их сжатия, что позволяет работать с ними на компьютерах гораздо быстрее.

При наличии на компьютерах адвокатов одной из общедоступных специальных программ они будут видеть тома дела и отдельные документы почти как в электронных книгах, но с единственной и важной разницей — они будут видеть реальные документы дела с подписями и печатями, точно так же, как в оригиналах и иметь под рукой набор инструментов для работы с ними.

Бывает ли брак в работе операторов?

Да, бывает. Для этого существует несколько основных причин. Во-первых, это низкое качество оригиналов или копий документов, собранных в материалах дела. Во-вторых, это низкое качество организации делопроизводства в следственных органах, когда они сшивают тома просто «по живому тексту». Это делает невозможным не только качественное сканирование, но и сканирование вообще. Кому нужна часть отсканированного листа документа? В таких случаях мы делаем примечания в рабочих журналах с указанием данных дефектов для дальнейшего выяснения адвокатами. Если во время сканирования была пропущена какая-то страница, мы ее обязательно пересканируем. Но по собственному опыту замечу: зачем нумерация листов осуществляется карандашом — именно затем, чтобы можно было ее менять. Поэтому мы рекомендуем осуществлять верификацию количества листов в томе и их порядка.

Насколько быстро выполняется оцифровка?

В основном очень быстро и своевременно, но не всегда так, как планировалось, поскольку процесс сканирования должен проходить в помещениях следственного органа и в присутствии следователя, который открывает материалы дела. Если следователя вызвали на другое дело или в суд, сканирование приходится приостанавливать. Обработка цифровых материалов занимает значительно меньше времени, чем первый этап — сканирование.

Как формируется стоимость услуг по сканированию и обработке судебных материалов?

Сканирование и обработка электронных файлов материалов судебных дел — это два этапа, каждый из которых включает немало технических операций. Их осуществляют соответствующие специалисты, и работа каждого из них является дополнительным фактором стоимости услуги. В целом мы считаем по листам, которые были отсканированы и обработаны. Также можем обрабатывать фотографии материалов дела, которые были переданы нам адвокатами.

Почему некоторые адвокаты не решаются обращаться за услугами оцифровки?

Это вопрос не стоимости наших услуг, а скорее, договорных отношений адвоката с клиентом. Когда адвокат при заключении договора об оказании правовой помощи обусловливает только гонорар, то считает, что на услуги оцифровки материалов дела он тратит свои собственные деньги. Мы всегда рекомендуем сообщать клиенту с самого начала, что есть гонорары адвокатов, а есть расходы на ведение дела. Это и копирования, и поездки, и экспертизы, и переводы, и оцифровки материалов дела. Тогда адвокат, принимая решение о необходимости экспертизы или оцифровки материалов, не будет вынужден отдавать часть своего гонорара.

Мы можем передавать результаты нашей работы заказчику на любом носителе, но самым удобным и наиболее применяемым стало использование облачных технологий. То есть мы открываем клиенту ограниченное по объему и времени использования облачное хранилище, из которого он может загрузить весь объем документов или использовать их именно в облаке по мере необходимости.

Безопасно ли хранить информацию по уголовным делам в облаке?

Да, сохранение информации в облаке является достаточно безопасным: во-первых, технически все массивы данных подлежат ежедневному бэкапу (резервному копированию) и потерять их практически невозможно. Во-вторых, когда речь идет о возможном вмешательстве хакеров, то даже при самых сложных алгоритмах шифрования данных хакинг возможен. Даже на Пентагон осуществлялись внешние атаки хакеров с разной степенью успеха. Но если логины и пароли не запоминать в браузере, то автоматический вход в ваш кабинет или хранилище почти невозможен.

Использование облачных технологий — это следующий шаг в диджитализации юридического бизнеса. То, что мы делаем для клиентов, это лишь малая часть того, что мы уже сделали для себя. На самом деле уже более двух лет назад мы перевели свой офис в облако и очень довольны изменениями, которые оно привнесло в наш бизнес и жизнь.

ВОЛКОВ Алексей — управляющий партнер АО «Волков и Партнеры»,  г. Киев

МНЕНИЕ

Цифровая эра

Евгений СОЛОДКО, партнер Sayenko Kharenko

Как бы ни тя­нуло нас к старому и привычному, цифровая эпоха уже наступила, и не хочется быть последним в очереди тех, кто решит воспользоваться ее благами. Мы в Sayenko Kharenko также отмечаем и отбираем лучшие из новинок цифрового рынка и убеждаемся, что это не только снижает затраты, но и существенно ускоряет наши юридические процессы и повышает качество работы.

Одним из таких новшеств — открытий этого года стал для нас опыт работы с «Репликатором» — фирмой, специализирующейся на оцифровке материалов досудебного следствия. Что могу добавить к тому, что регулярно и с удовольствием используем их услуги? Быстро (несмотря на саботаж бюрократов), качественно, а результат — хоть на компьютере, хоть на планшете, хоть на телефоне — читай, отмечай, делай поиск по тексту и листам, копируй в свои выступления.