Секретарь необходим каждой организации. Однако секретари разных организаций существенно отличаются — квалификацией и компетентностью. Юридическая фирма, работающая словно точнейший часовой механизм, требует от своих секретарей максимальной отдачи и четкости в действиях, причем такие секретари могут иметь юридическое образование. Мы же под термином «юридический секретарь» будем подразумевать всех секретарей, работающих в юридической фирме либо юридическом отделе предприятия. Поведать нам о своей работе согласились как сами юридические секретари, так и руководители юридических фирм.

По одежке встречают

Зачастую юридические фирмы предъявляют к соискателю на должность юридического секретаря ряд требований, которые можно условно разделить на общие и специальные. Общие требования — это качества, необходимые каждому секретарю для успешного выполнения своих функциональных обязанностей. Среди них: знание делопроизводства, архивного дела, принципов составления деловой корреспонденции, навыки обращения с оргтехникой.

Наличие специальных требований обусловлено самим характером деятельности юридической фирмы — бизнеса, в котором ошибки недопустимы. Тут в первую очередь следует выделить наличие высшего (возможно, незаконченного) юридического образования. По мнению референта, партнера юридической фирмы «Магистр & Партнеры» Виктории Демченко, секретарь просто обязан знать хотя бы элементарные юридические понятия и процедуры, ведь в любой момент ему могут поручить организацию нотариального удостоверения конкретного документа, оформление пакета документов для подачи в тот или иной государственный орган и т.п.

Не менее важными требованиями являются знание иностранных языков и аналитические способности. Такие качества необходимы для выполнения переводов высокого уровня эквивалентности. Кроме того, юридический секретарь порой занимается исследовательской работой, осуществляя поиск и анализ информации на определенную тему.

Владение русским и украинским языком в совершенстве, а также наличие филологических навыков — следующее требование из разряда обязательных. Причиной тому — сам статус секретаря, которому приходится общаться со всеми сотрудниками, клиентами и посетителями больше, чем кому-либо из работников организации. По мнению директора юридической фирмы «АНК» Александра Кифака, после общения с секретарем складывается впечатление о фирме в целом, что вынуждает с особой тщательностью подходить к имиджу секретаря.

Итак, юридический секретарь должен быть вежлив, доброжелателен и корректен. В отношениях с руководством ему не помешает исполнительность, аккуратность и ответственность. Таким образом, положительный образ профессионального юридического секретаря начинается с соблюдения извечных норм этикета. Не лишним будет и правильный подбор одежды. Последняя служит средством благоприятного воздействия на окружающих и должна быть не просто корректно-деловой, но и внутренне организовывать и способствовать поддержанию деловых качеств…

По мнению референта, партнера юридической фирмы «Магистр & Партнеры» Людмилы Валетчик, работа секретаря подразумевает не только выполнение заданий руководства, но и способность проявить инициативу и гибкость в решении отдельных вопросов. Иными словами, это умение принимать ответственные, единственно верные решения без посторонней помощи.

«Правая рука» юриста

Требования к юридическим секретарям все повышаются, поскольку стремительно развивается сама сфера юридических услуг. Неудивительно, что сегодня функции, возложенные на юридического секретаря, по своим качественным характеристикам все более приближаются к обязанностям помощника юриста.

Безусловно, офис юридической фирмы начинается с ее секретаря. Он первым сталкивается с потенциальными клиентами и в результате оказывает воздействие на имидж юридической фирмы — одну из составляющих ее успеха. В то же время юридический секретарь — это «правая рука» руководителя компании.

Занятому юристу достаточно сложно осуществлять планирование собственного времени, порой ему необходимо выполнять несколько действий одновременно, вчерашние планы могут резко измениться сегодня, и запланированную работу придется отложить. Именно здесь незаменим секретарь как исполнительный помощник, наряду со своими функциями способный организовать деловые переговоры, подготовить совещания и встречи руководителя. Грамотный секретарь служит своеобразным «фильтром» информации, поступающей в юридическую компанию, от его способности направить входящие сведения к нужному специалисту зависит и скорость решения поставленного вопроса, и положительные отзывы клиентов. Поэтому секретарю необходимо быть осторожным в каждом шаге, но действовать при этом уверенно и компетентно.

В целом обязанности юридического секретаря зависят от требований руководителя, принимающего его на работу. В то же время ни одна другая организация не потребует от секретаря столь высокой ответственности, как юридическая фирма, ведь работа в сфере юриспруденции предполагает максимальный уровень конфиденциальности. Отсюда и требования предельной аккуратности, четкости, оперативности при работе с юридическими документами, поскольку ошибки могут повлечь серьезные последствия как для секретаря, так и для фирмы в целом.

Секретарь навсегда?

Работа бок о бок с юристами, содействие в решении правовых вопросов, осязание всего юридического процесса изнутри, а главное, видимые перспективы высокооплачиваемой, интересной и почитаемой работы юриста вполне способны пойти на пользу юридическому секретарю в его карьере. «Ежедневно находясь в окружении юристов, незаметно вникаешь в их деятельность, заинтересованность постоянно растет, и иногда подумываешь: «А ты бы мог стать неплохим юристом», — говорит администратор юридической фирмы «Правовое Содействие» Елена Кузнецова. Действительно, богатый опыт, полученный на работе в юридической фирме, прокладывает верный путь к становлению профессионального юриста. Иной вопрос — каковы реальные перспективы карьерного роста секретаря юридической фирмы?

Тут необходимо рассмотреть два случая. По мнению Людмилы Валетчик, должность секретаря юридической компании сама по себе является достаточно большим достижением для профессионального секретаря. Опыт, полученный от работы секретарем в юридической компании, с успехом можно применять при работе в любой другой компании.

Что касается роста из секретаря в юристы, то такое продвижение возможно лишь при наличии юридического образования и соответствующего согласия фирмы-работодателя. В целом руководители юридических компаний не ограничивают амбиций их секретарей: «Работа секретаря в юридической фирме — это реальная возможность получить хорошую практику для дальнейшей работы юристом», — говорит Александр Кифак. Корпорация «Юридическая компания «Бизнес-право Аудит» также дает возможность карьерного роста юридическому секретарю. Тут секретарь может стать помощником юриста, затем юристом и старшим юристом. По словам председателя Совета директоров «Бизнес-право Аудит» Сергея Погребного, бывшие секретари сейчас работают юристами в отделе корпоративной практики и отделе регистрации предприятий.

Следует отметить, что возможность такого карьерного роста получит лишь тот, кто зарекомендовал себя трудолюбивым и компетентным работником, готовым связать свою дальнейшую карьеру именно с данной компанией. В таком случае фирма может даже предоставить такому человеку возможность для дополнительного образования. Дальнейший карьерный рост будет зависеть от профессиональных и личных качеств самого секретаря.

Невидимый порой помощник юриста — юридический секретарь является показателем социального благополучия компании во внешних контактах. Он должен знать не только стандарты делового общения и оформления документов, но и быть эрудированным, порядочным и доброжелательным человеком, обладать выдержкой и навыками хорошего психолога. Юридический секретарь может и не знать ответов на все поставленные ему вопросы, но он должен обладать чисто «юридическим» качеством — знать, где можно быстро и оперативно найти необходимую информацию.