Каждый руководитель стремится к повышению эффективности работы своей компании, то есть к получению максимального результата при минимальном вложении средств и затраченном времени.

В последнее время многие крупные предприятия стараются автоматизировать не только технологический процесс, но и работу различных служб, в том числе и юридических.

В состав офисных технологий все чаще включают программные продукты для  подготовки различной документации, ее анализа, регистрации и пр. Такие системы — системы электронного документооборота — позволяют повысить оперативность обмена информацией, качество такой информации, но самое главное — снизить затраты на организацию обмена данными.

Так, по оценке Siemens Business Services, 30 % времени сотрудники тратят на поиск и обработку бумажных документов, а на их согласование уходит 60–70 % рабочего времени, поскольку каждый внутренний бумажный документ копируется до 20 раз. В результате 20–30 % поставленных задач вообще не решается.

Как рассказала Татьяна Тарасюк, директор по юридическим вопросам ПАО «Киев­облэнерго», в компании за последние годы электронный документооборот и автоматизированные системы находятся в топ-достижениях. «Менеджмент нашей команды несколько лет назад задумался о том, сколько люди тратят времени, ресурсов и усилий на создание, подписание и передачу разного вида документации. При этом такая документация в большинстве случаев не является обязательной. Например, служебные записки с десятком согласований, без которых закупить конверты, марки или оформить приказ о командировке было невозможно», — отметила она.

Подобная практика применяется и в компании Danone Dairy Ukraine. Александр Терещенко, руководитель юридической группы по вопросам законодательства о пищевых продуктах Danone Dairy Ukraine, говорит, что система электронного документооборота (СЭД) направлена на оптимизацию всего процесса согласования и хранения договоров, распределение полномочий и функций каждого из вовлеченных в процесс согласования сотрудников.

Эффект оптимизации

Сложно не оценить удобство в работе и экономию времени сотрудников, используя такой продукт. В частности, посредством СЭД можно проследить как количественную, так и качественную эффективность. Сокращаются временные затраты, связанные с обработкой документов (регистрация, рассылка, поиск документов, выполнение контрольных операций по документам и поручениям), ускоряются информационные потоки (передача документа на исполнение, пересылка документа между структурными подразделениями, подготовка и согласование типовых документов, распространение информации). В результате повышается и продуктивность работы сотрудников.

«СЭД позволяет создавать проекты приказов, инструкций, договоров, актов, спецификаций, заявлений, ведомостей, счетов-фактур в электронном варианте по утвержденным шаблонам», — подтверждает Татьяна Тарасюк. Она также отмечает, что если ранее документы отдельных структурных подразделений, в том числе и тех, которые территориально размещены на расстоянии сотни километров, хранились в таких структурных подразделениях, то сейчас база данных централизована и доступна с рабочего места любого сотрудника Киевской области.

Подобные преимущества СЭД отмечает и Александр Терещенко. Как положительный аспект он выделяет также единую рабочую зону: все документы в электронном виде хранятся в одном месте, и пользователь может получить доступ как к первоначальной версии документа, так и к актуальной на каждый отдельный момент времени. «Полная прозрачность всего процесса согласования: фиксация каждого из этапов работы над документом по каждому вовлеченному в процесс сотруднику, хранение персонифицированных комментариев, промежуточных версий документа — одно из преимуществ системы», — подчеркивает он.

Кроме того, СЭД предоставляет гибкие возможности для подготовки статистических и других видов отчетности, в том числе для проведения выборки по множественным критериям; отсутствует необходимость переводить бумажные версии в электронные файлы; появляются неограниченные возможности по модернизации процесса и интеграции в связанные бизнес-процессы.

По мнению г-жи Тарасюк, использование системы показало существенную экономию ресурсов (снижение затрат на канцелярские товары, печатную технику и ее обслуживание). Также при проведении очередного ресертификационного аудита по стандартам ISO 9001:2008,  ISO 14001:2004;OHSAS 18001:2007 было отмечено позитивное влияние таких инициатив на окружающую среду.

Система позволяет работать и в удаленном доступе. «В 2001 году компания AES выкупила у государства акции «Киевоблэнерго» и «Ровнооблэнерго». Это послужило стимулом к внедрению новых технологий, в том числе в части введения электронной системы управления бизнесом. Думаю, юристы согласятся с тем, что очень удобно использовать время с пользой. Мы имеем возможность согласовать договор по дороге в суд или предоставить правки к приказу в ожидании встречи с судебным исполнителем. С одной стороны, такая доступность к документам дисциплинирует и не позволяет отложить дела в долгий ящик, с другой — сотрудник может самостоятельно организовать свой рабочий день», — поясняет она.

Без опасности

Использование любых электронных программных продуктов требует усиленной безопасности системы и различных процессов, особенно если работа осуществляется в удаленном режиме.

«Основную безопасность всего процесса призваны обеспечить общие меры безопасности информационного поля предприятия. Для этого необходимо проводить целый комплекс мероприятий, в числе которых использование идентификации пользователей со сложными паролями, доступ исключительно по сетевым каналам предприятия, удаленное хранение всех данных (отсутствие данных на компьютерах пользователей), детальное разграничение полномочий при доступе к информации и системам, а также ряд других, в большинстве случаев — инновационных мер защиты», — говорит Александр Терещенко.

В свою очередь Татьяна Тарасюк отмечает, что IT-политика регулирует порядок доступа и использования продуктов системы. «Как юристы мы позаботились об оформлении должностных инструкций работников и других локальных актов, гарантирующих информационную безопасность», — подчеркивает она.

СЭД обеспечивает сохранность документа без права удаления (если это в интересах компании), также сохраняются «версирование» документов, история создания/согласования документа с учетом правок и с указанием автора и времени правок.

Юристы единогласно отмечают, что использование системы электронного документооборота повышает эффективность и оптимизацию бизнес-процессов, в отличие от предприятий, использующих устаревшие бюрократические методы принятия решений и заключения сделок. В то же время при введении каких-либо новшеств следует учитывать и влияние фактора времени.

«Перед фактическим внедрением СЭД первоочередной нашей целью было донести персоналу позитив от таких изменений. Как показывает практика, ответственное отношение к поставленной задаче — основной залог успеха. Сейчас в юридической дирекции «Киевоблэнерго» (благодаря коллегам из «Одессаоблэнерго») запущен новый проект — мини-СЭД для юристов. Надеемся, что эта система станет удобным инструментом для работы юриста, поскольку содержит шаблоны всех процессуальных документов, калькуляторы для расчетов санкций, календарь дедлайнов, автоматическое формирование отчетности по разным параметрам, электронный архив всех дел», — рассказывает Татьяна Тарасюк.

Таким образом, в эпоху тотальной информатизации успех в работе с учетом экономической эффективности будут иметь компании, которые смогут наиболее оптимально управлять различной информацией.