Все чаще при установлении договорных отношений практикуется истребование сторонами копий документов, подтверждающих соответствующие юридический и налоговый статусы, полномочия контрагента и его должностного лица на подписание договора (устав, положение, свидетельство о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, справка о включении в Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины, доверенность, документ о назначении (избрании) на должность, лицензия на определенный вид деятельности, документ о статусе плательщика налогов и пр.).

Юристы скажут, что это нормальная и правильная практика. Но для большинства работников, занимающихся переговорами и оформлением договоров, ситуация не беспроблемная.

Проблема 1: многие из тех, кто истребует эти документы, не знают, для чего собственно они истребуются.

Проблема 2: многие из тех, кто истребует эти документы, считают, что другая сторона обязана их предоставлять, причем безоговорочно.

Проблема 3: многие из тех, у кого истребуются эти документы, считают, что это требование незаконно.

Внутренними локальными документами отдельных предприятий и организаций предусматривается необходимость проверки таких документов контрагентов (и наличия их копий в договорном деле). Наибольшее распространение такая практика получила при заключении договоров с предприятиями государственного сектора (например, приказ Министерства транспорта Украины «Об организации договорной роботы на предприятиях, входящих в состав Государственного объединения «Укрморпорт» № 234 от 25 марта 2003 года, приказ Государственного комитета Украины по земельным ресурсам «Об утверждении Положения об организации договорной работы в Комитете» № 285 от 17 июля 2006 года, приказ Министерства угольной промышленности Украины «О ведении договорной и претензионно-исковой работы» № 20 от 27 января 2010 года и др.

При этом действующим законодательством (Гражданским и Хозяйственным кодексами и другими законами) прямого права требования и корреспондирующей обязанности предоставления указанных копий документов не установлено.

Таким образом, истребование таких документов от другой стороны по договору является не требованием, основывающимся на законе, а просьбой. Собственно, права у стороны просить предъявить такие документы никто не отбирал, но вот обязанности другой стороны их предоставить формально нет.

В ситуации, когда обе стороны заинтересованы в проверке статуса и полномочий друг друга, проблема решается без «противления двух сторон». Но зачастую, ссылаясь на отсутствие установленного действующим законодательством права требования и обязанности предоставления указанных копий документов, контрагенты отказывают в их предоставлении.

Тем не менее, следует отметить, что проверка статуса и полномочий контр­агента не является формальностью, поскольку заключение договора неправоспособным юридическим лицом или подписание договора неуполномоченным лицом влечет признание договора недействительным, что в свою очередь приводит к неблагоприятным материальным последствиям.

У юридического лица, с которым заключается договор, следует попросить копии учредительных документов (устава, учредительного договора, положения), свидетельства о государственной регистрации юридического лица, справки из Единого государственного реестра предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ), извлечения или выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц — предпринимателей, справки о взятии на учет налогоплательщика, свидетельства о регистрации плательщика ­налога на ­добавленную стоимость (при наличии), свидетельства об уплате единого налога (при наличии) и документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих договор (приказ о назначении, протокол общего собрания об избрании на должность, контракт, доверенность и др.).

У физического лица — предпринимателя следует попросить копии карточки физического лица — плательщика налогов (идентификационный номер), свидетельства о государственной регистрации физического лица — предпринимателя. Немаловажно также при необходимости попросить и разрешающие документы — лицензии, разрешения, сертификаты, договоры с уполномоченными госорганами, например, с Фондом госимущества Украины, на право организации продажи госимущества (приказ ФГИУ № 1672 от 17 октября 2007 года, Положение об условиях заключения (перезаключения) договора об организации продажи имущества, находящегося в государственной собственности). Некоторые полномочия первых лиц предприятий могут быть также закреплены в иных локальных документах, не учредительных, — контракте с руководителем, решениях (протоколах) общего собрания учредителей, положениях об органах предприятия и т.п.

Наличие этих документов позволяет получить необходимую информацию о контрагенте, а именно: о видах деятельности; о данных лиц, уполномоченных представлять юридическое лицо в правоотношениях с третьими лицами и имеющих право совершать действия от имени юридического лица без доверенности, в том числе подписывать договоры; о наличии ограничений относительно представительства от имени юридического лица и т.п. Указанная информация позволяет убедиться в надлежащих правовых основаниях и полномочиях на заключение договора.

Все документы необходимо тщательно изучать и анализировать. Заключаемый договор о конкретных услугах должен соответствовать виду деятельности, указанному в уставе и лицензии (разрешении, сертификате и т.п.). Определенные виды договоров или договоры на ­сумму, превышающую закрепленную в уставе, должны проходить утверждение высшего органа (общего собрания учредителей или участников), наблюдательного совета предприятия или подписываться двумя уполномоченными лицами и т.п. Полномочие руководителя, обозначенное в одном пункте (разделе) устава, может ограничиваться (и существенно) в другом пункте (разделе) устава или даже в другом документе.

При подписании договора также часто возможны следующие ситуации:

— договор подписывается неизвестным лицом с добавлением частицы «за» или с проставлением косой черты перед указанием должности лица, которое должно было подписать договор, а иногда вообще без какого-либо указания (например, заместителем);

— договор подписывается с использованием факсимиле.

Что касается подписания «за…», то с 1988 года (а то и с более раннего срока) действует правило для оформления всех документов — не допускается подписание документа с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности (пункт 2.3.1.11 «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» № 33 от 25 мая 1988 года, одобренной коллегией Главархива СССР). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например, «и.о.», «зам.»).

То же самое продублировано в пунк­те 5.23 Государственного стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» ДСТУ 4163-2003, утвержденного приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики № 55 от 7 апреля 2003 года. 

Что касается подписания факсимильной подписью, то в соответствии с частью 3 статьи 207 ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического либо иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, иными актами гражданского законодательства либо по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Государственный комитет Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства в своем письме № 145 от 12 января 2005 года отметил, что действующим законодательством не установлено четкое определение терминов «факсимиле» и «факсимиле подпись», а также не урегулирован вопрос относительно порядка их использования. Однако, по мнению Госкомпред­принимательства Украины, субъекты хозяйствования имеют право использовать при осуществлении сделок факсимиле подписи, если действующим законодательством не установлен запрет относительно использования таких подписей, а также в случае достижения письменного согласия между сторонами сделки относительно их применения.

В ответ на просьбу уточнить или подтвердить полномочия подписывающего лица в ход идут отработанные штампы: «вас у нас много, и никто, кроме вас, претензий не предъявляет», «мы всегда так делаем, и никто не жалуется», «это же заместитель, и у него есть все права» и т.п.

В случаях, когда контрагент отказывается от предоставления копий указанных документов (что может свидетельствовать об отсутствии надлежащих полномочий), а заключить договор с другим контрагентом невозможно, необходимо провести с ним вежливый правовой ликбез и предложить первыми предоставить все необходимые документы. Было бы полезно также разработать соответствующую памятку для работников, непосредственно занимающихся переговорами и оформлением договоров.

Относительно правовых оснований для истребования документов

В соответствии с частью 1 статьи 202 Гражданского кодекса Украины (ГК) сделкой является действие лица, направленное на возникновение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Двух- или многосторонней сделкой являются согласованные действия двух или более сторон. Согласно части 2 статьи 207 ГК, сделка считается совершенной в письменной форме, если она подписана стороной (сторонами).

Сделка, совершаемая юридическим лицом, подписывается лицами, уполномоченными на это его учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства, и скрепляется печатью.

Юридическим лицом является организация, созданная и зарегистрированная в установленном законом порядке (статья 80 ГК). Для создания юридического лица его участники (учредители) разрабатывают учредительные документы (устав, учредительный договор общества, индивидуальный или совместный учредительный акт учреждения). В учредительных документах указываются наименование, виды деятельности, органы управления, их компетенция и порядок принятия ими решений.

Юридическое лицо считается созданным со дня его государственной регистрации (статья 87 ГК). Данные государственной регистрации включаются в единый государственный реестр, открытый для общего ознакомления (статья 89 ГК).

Юридическое лицо обретает гражданские права и обязанности и реализует их через свои органы, которые действуют в соответствии с учредительными документами и законом. Порядок создания органов юридического лица устанавливается учредительными документами и законом. Орган или лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица или законом выступает от его имени, обязаны действовать в интересах юридического лица, добросовестно и разумно и не превышать своих полномочий (статья 92 ГК).

Лицо, которое совершает сделку, должно иметь необходимый объем гражданской дееспособности (часть 2 статьи 203 ГК). Основанием недействительности сделки является несоблюдение стороной (сторонами) в момент совершения сделки требований, установленных частями 1—3, 5 и 6 статьи 203 ГК (часть 1 статьи 215 ГК).

Представительством в соответствии с положениями статьи 237 ГК является правоотношение, в котором одна сторона (представитель) обязана или имеет право совершить сделку от имени другой стороны, которую она представляет. Представительство возникает на основании договора, закона, акта органа юридического лица и из других оснований, установленных актами гражданского законодательства. Согласно статье 246 ГК, доверенность от имени юридического лица выдается его органом или другим лицом, уполномоченным на это его учредительными документами, и скрепляется печатью данного юридического лица.

Сделка, заключенная от имени другого лица лицом, не уполномоченным на ее заключение или с превышением полномочий, создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности для лица, которое представляет, только в случае последующего одобрения сделки этим лицом. В частности, сделка считается одобренной в случае, если представляемое им лицо совершило действия, свидетельствующие о принятии ее к выполнению. Последующее одобрение сделки представляемым лицом делает соглашение действительным с момента его заключения (статья 241 ГК). Согласно пункту 9.2 разъяснения Высшего хозяйственного суда Украины «О некоторых вопросах практики решения споров, связанных с признанием соглашений недействительными» № 02-5/111 от 12 марта 1999 года, доказательствами такого одобрения могут быть соответствующее письменное обращение ко второй стороне соглашения или к ее представителю (письмо, телеграмма, телетайпограмма и т.п.) или совершение действий, свидетельствующих об одобрении соглашения (принятие его выполнения, осуществление платежа второй стороне и т.п.).

В соответствии со статьей 227 ГК сделка юридического лица, совершенная без соответствующего разрешения (лицензии), может быть признана судом недействительной. Если юридическое лицо ввело другую сторону в заблуждение относительно своего права на совершение такой сделки, оно обязано возместить ей моральный вред, причиненный такой сделкой.

В соответствии со статьей 527 ГК каждая из сторон в обязательстве имеет право требовать доказательств того, что обязательство выполняется надлежащим должником либо выполнение принимается надлежащим кредитором или уполномоченным на это лицом.

Указанному вопросу уделялось внимание в разъяснениях Высшего арбитражного суда Украины «О некоторых вопросах практики разрешения споров, связанных с признанием сделок недействительными» № 02-5/111 от 12 марта 1999 года, письме Высшего арбитражного суда Украины «О результатах обобщения судебной практики разрешения споров, связанных с заключением и выполнением кредитных договоров» № 01-3/578 от 26 октября 2000 года, письме Государственного комитета Украины по вопросам регуляторной политики и предпринимательства № 8885 от 12 октября 2005 года относительно проверки полномочий лиц, подписывающих документы, письме Министерства юстиции Украины № 19-14-587 от 10 октября 2005 года о подписании уполномоченным лицом письменной сделки и обязательности скрепления ее печатью.

Так, в пункте 9.1 разъяснений № 02-5/111 от 12 марта 1999 года Высший арбитражный суд Украины отметил: «Сделка, заключенная представителем юридического лица или руководителем его обособленного подразделения без надлежащих полномочий на ее заключение или с превышением этих полномочий, должна быть признана недействительной как не отвечающая требованиям закона. Поскольку сторона, с которой заключена сделка, знала или должна была знать об отсутствии у представителя второй стороны соответствующих полномочий, то ее основанные на этой сделке требования ко второй стороне (от имени которой заключена сделка) удовлетворению не подлежат. При этом предположение о том, что сторона, с которой заключена сделка, знала или должна была знать об отсутствии у представителя юридического лица или руководителя его обособленного подразделения полномочий на заключение сделки, основывается на ее обязанности проверять такие полномочия».

В письме № 01-3/578 от 26 октября 2000 года Высший арбитражный суд Украины обратил внимание на то, что несоблюдение требований законодательства во время заключения кредитных договоров приводит к возникновению споров с должниками по поводу признания недействительными (полностью или в определенной части) таких договоров. Характерной ошибкой, которую допускают коммерческие банки, является заключение договоров с юридическими лицами, представители которых не имеют надлежащих полномочий, а банки во время заключения договора эти обстоятельства не проверяют. Это свидетельствует о том, что должностные лица банка не уделяют надлежащего внимания установлению полномочий лиц, подписывающих договоры.

Многочисленная судебная практика о признании договоров недействительными свидетельствует о том, что вопрос проверки соответствующих полномочий по заключению и подписанию договоров не теряет актуальности.

Таким образом, просьба о предоставлении при заключении договоров копий документов, подтверждающих статус и полномочия контрагента, не является праздной и имеет достаточные правовые основания. Это отвечает общим принципам гражданского законодательства о справедливости, добросовестности и разумности, установленным статьей 3 ГК. Такая просьба должна восприниматься как должное, а не вызывать негодование или недовольство. Отказ же в предоставлении запрашиваемых документов должен служить сигналом для поиска другого контрагента.

ЛИПОВ Сергей — юрисконсульт Управления НБУ в Луганской области, г. Луганск