Если еще вчера о преимуществах и недостатках новой техники юристы говорили с удовольствием, то сегодня интерес к данной тематике несколько приутих, ведь айфоны и айпады заполонили не только магазины с техникой, но и кабинеты юристов.

«Юридическая практика» регулярно расказывает о технических новинках юридического рынка. И поспешим вас заверить, что за последнее время «инновационной» революции в данном вопросе не произошло. Юристы по-прежнему добираются на работу традиционным транспортом, а не на летающих автомобилях, по-прежнему используют факсы, сканеры и стационарные телефоны. Однако если за аэромобилями будущее (хотя и не ближайшее), то вышеназванная оргтехника постепенно уходит в историю.

Пока музейные экспонаты пополняются дискетами и телефонными аппаратами с дисковым номеронабирателем, юристы увереннее «юзают» различные гаджеты. О том, какие технические новинки повышают продуктивность работы юристов, и пойдет речь дальше.

Мобильная Фемида

«Современная наука и техника развиваются настолько стремительно, что даже еще толком не осознанная нами потребность порою уже бывает удовлетворена», — говорит руководитель службы по продвижению и PR АФ «Династия» Ольга Степовик-Шиман.

«И сегодня, наверное, уже никого не удивишь новыми гаджетами, призванными улучшить, оптимизировать и облегчить выполнение многих функций «белым воротничкам». Благодаря таким мобильным технологиям сотрудники фирмы ежеминутно находятся в «зоне доступа», причем не только телефонного, и сами имеют доступ к информации, в том числе и к той, с которой работают, в любой момент и из любого места, что значительно увеличивает эффективность их взаимодействия как с клиентами, так и с коллегами. Другими словами, традиционное понятие «офис» приобретает некую размытость и условность, так как появляется возможность реализовывать многие функции этого «полноценного предприятия, преобразующего информационные ресурсы в информационные продукты», вне его стен», — считает г-жа Степовик-Шиман.

«С каждым годом мы наблюдаем стремительное развитие технологий, которые дают их пользователям, кроме всего прочего, возможность экономить время. Для юриста, как известно, время является одним из наиболее важных ресурсов в повседневной работе. Использование потенциала новых компьютерных программ и современной организационной техники, как правило, помогает выполнять большие объемы работ за тот же промежуток времени», — рассуждает о преимуществах технологий юрист АК «Правочин» Юлия Мушинская.

По ее словам, достижения в сфере технологий постепенно приводят также к изменению организации делопроизводства и обмена информацией. «В Европе, США, к примеру, представители бизнеса давно обмениваются отсканированными копиями документов при заключении сделок, успешно ведут свою деятельность компании, в которых большая часть сотрудников работает в «виртуальных офисах», экономя при этом на содержании помещений и обслуживая клиентов в любое удобное для них время», — говорит Юлия Мушинская и дополняет, что на Украине такая практика в силу разных факторов еще не получила всеобщего распространения, хотя в отдельных случаях наши юристы также используют «облачные технологии» для хранения, обмена информацией, обеспечения оперативного доступа к ней и ее обработки.

Сотрудничество с иностранными фирмами — безусловный аргумент для повышения «технической культуры» компании. Хотя Европа и даже Америка славятся своими консервативными методами обмена информацией. Например, правки и замечания вносятся в распечатанный документ, а затем отправляется отсканированная его копия украинским партнерам. Скорее всего, тут вопрос в безопасности, а не в нежелании упростить себе жизнь с помощью, например, режима редактирования word-документа.

Сразу стоит отметить, что технические инновации добрались и до обители Фемиды. И хотя там по-прежнему ощутим дефицит «казенной» техники, участникам процесса повестки в суд уже начали отправлять посредством SMS-сообщений.

«В последнее время можем наблюдать тенденцию применения информационных технологий не только в частных структурах, но и в государственных органах — к примеру, планируемое информирование сторон судебного процесса при помощи SMS-сообщений и уже применяемая на практике отправка процессуальных документов сторонам хозяйственного спора электронной почтой», — констатирует юрист АК «Правочин».

Аргументы «за»

Как бы далеко ни зашел технологический прогресс, для юристов наиболее важными офисными технологиями остаются электронные системы баз данных (законодательство, решения судов, комментарии специалистов) и Интернет. Так, директор ООО ЮК «Правозащита Украина» (г. Донецк) Герман Таслицкий обращает внимание, что эти две составляющие значительно повысили скорость работы юристов, сократили их ошибки.

Важную роль, по мнению г-на Таслицкого, играют также системы обмена информацией и интернет-связи (таких как Skype), ведь эти технологии позволяют работать с клиентом на больших расстояниях. А в ближайших планах компании —обзавестись программой для учета работы юриста, его времени и ведения клиентской базы. «При выборе новой техники основные критерии — необходимость и цена/качество», — уверен комментатор.

«Думаю, скоро мы спасем тысячи деревьев, отказавшись от использования бумажных блокнотов. Это время уже близко, но, к сожалению, еще не пришло. Внедрение новых технологий в офисе всегда преследует одну и ту же цель и натыкается на те же грабли», — считает ассоциированный партнер ЮК «Правовой Альянс» Андрей Горбатенко.

Например, внедрению электронных блокнотов способствуют несколько факторов. «Во-первых, это банальная человеческая лень. Ну, кому хочется во время встречи с клиентом записывать все в бумажный блокнот, а потом, разбирая каракули и сокращения (у меня это выглядит именно так), писать по электронной почте клиенту резюме встречи, когда можно подправить набранный на планшете текст и тут же отправить клиенту», — аргументирует г-н Горбатенко.

«Во-вторых, в каждом из нас сидит Плюшкин, который готов собирать и архивировать все и вся. У меня, например, хранятся все мои бумажные блокноты с самого начала работы в «Правовом Альянсе». Честно говоря, в этом нет никакого смысла (кроме «исторического» — на случай если я вдруг стану исторической личностью), поскольку найти в них что-то ценное просто невозможно (см. выше о каракулях и сокращениях). Совсем другая ситуация с электронными блокнотами. В нашей компании мы пробуем вместо блокнотов использовать сервис Evernote. Здесь по слову «бронь» я могу найти даже номер брони билета в кинотеатр в сентябре 2011 года, который забыл удалить, не говоря уже о более полезных вещах, которые касаются встреч с клиентами. Здесь же можно хранить аудиозаписи переговоров (конечно, если клиент предоставил свое разрешение на такую запись). Все записи можно с легкостью «расшарить» среди членов команды проекта. Записи всегда доступны с компьютера, телефона, планшета и всегда под рукой — в офисе, в машине, дома, в командировке, в отпуске, на тумбочке возле кровати (ведь телефон еще и будильник)», — комментирует Андрей Горбатенко, конкретизируя, что новые технологии делают работу удобнее и продуктивнее.

Но, по мнению г-на Горбатенко, есть факторы, которые сдерживают внедрение новых технологий. В частности, главным камнем преткновения при использовании электронных блокнотов, как ни странно, является способ ввода. «С детства мы привыкли писать, а не печатать, хотя на самом деле многие из нас (юристов) быстрее печатают текст на телефоне, чем пишут ручкой по бумаге, но привычка есть привычка, от нее трудно избавиться. К тому же почему-то если вы на встрече что-то записываете ручкой в блокнот, на листе бумаге или даже на руке, это воспринимается так, будто вы очень внимательно слушаете говорящего, но если вы начинаете что-то печатать на телефоне или на планшете, всем почему-то кажется, что вы отвлеклись и пишете SMS или отправляете e-mail. Следует отдать должное прогрессу деловой культуры и отметить, что если вы печатаете на лэптопе, это воспринимается адекватно, но лэптоп все-таки больше, чем блокнот, и по размеру, и по весу (за некоторым исключением)», — размышляет Андрей Горбатенко и подводит итог, что сдерживающими внедрение новых технологий факторами являются «отсутствие привычки и неустоявшаяся деловая культура использования».

«Скоро удобство и продуктивность возьмут верх, и мы все-таки избавимся от бумажных блокнотов, заменив их электронными», — убежден г-н Горбатенко.

Нужно знать меру

В свою очередь управляющий партнер юридической фирмы «Кибенко, Оника и Партнеры» Елена Кибенко говорит, что все чаще вместо электронной почты для коммуникации используются программы Skype, Viber, WhatsApp. «Причем Skype начинает заметно проигрывать последним двум, особенно активно идет такая замена сейчас, в эру «тотальной айфонизации», — делится опытом г-жа Кибенко.

По ее словам, очень полезна программа TeamViewer, которая позволяет айтишникам ЮФ «Кибенко, Оника и Партнеры» подключаться к любому ноутбуку и исправлять различные проблемы независимо от места нахождения юриста фирмы.

«Вообще организация нашего технического пространства построена на обеспечении максимальной динамичности юристов — где бы ни находился юрист, в любом помещении офиса, на Украине или за рубежом, он должен иметь доступ к основным сервисам — законодательству, биллинговой программе, почте, основным документам по проектам и пр. Ушли в прошлое те времена, когда юрист мог пользоваться этим исключительно на рабочем месте, рынок диктует другие условия работы. Безусловно, использование таких сервисов оптимизирует работу фирмы в целом и каждого юриста в отдельности», — подчеркивает г-жа Кибенко.

Но какими бы привлекательными ни были новшества, в новых технологиях (как и во всем) нужно знать меру, считает Андрей Горбатенко. «Сама по себе новизна технологии не должна быть фактором, влияющим на решение о внед­рении. Нужно помнить, что новые ощущения не всегда бывают приятными. Главное, чтобы новые технологии четко выполняли свое предназначение — упрощали работу и повышали продуктивность», — подводит черту г-н Горбатенко.