10 января 2002 года Украина ратифицировала Гаагскую конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов. Присоединения Украины к этому международному документу ждали не только предприниматели, осуществляющие налоговое планирование с участием иностранных юридических лиц. Конвенционные нормы существенно облегчат жизнь всем, кто работает с официальными документами иностранного государства или предоставляет такие документы иностранным учреждениям, предприятиям и организациям.

До подписания Гаагской конвенции Украина уже была участницей ряда двусторонних договоров, а также Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, которые определяли порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одной договаривающейся стороны, рассматриваются как официальные и пользуются на территории другой договаривающейся стороны доказательной силой официальных документов без какого-либо дополнительного удостоверения, т. е. без легализации. Однако речь идет об ограниченном (даже слишком ограниченном для экономически развивающегося государства) количестве государств.

Вообще существует два способа легализации документов — консульский и легализация апостилем. Первый способ заключается в следующем: Министерство юстиции подтверждает подлинность документов, затем консульская служба посольства страны использования документов должна подтвердить подлинность подписи уполномоченного чиновника. После этого документ пересылается в страну использования и переводится на государственный язык этой страны. Перевод подписывает переводчик и затем заверяет документы у нотариуса.

Не стоит и говорить, что этот способ легализации слишком сложен и длителен. Однако он использовался на Украине вплоть до января текущего года! (Теперь этот способ легализации будет использоваться лишь тогда, когда другой стороной будет выступать государство, не присоединившееся к Гаагской конвенции).

Наибольшее распространение получил второй способ легализации при помощи апостиля. В соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных документов, документы, предназначенные для предоставления в официальные органы государств-участников Конвенции, удостоверяются в упрощенном порядке. Уполномоченный орган государства, в котором документ был совершен, проставляет специальный штамп — апостиль. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает должностное лицо, подписавшее документ, а также подлинность печати и штампа, которыми он скреплен. Апостиль не требует дополнительного заверения. Не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Аккредитованные на Украине консульства государств-участников Гаагской конвенции не проставляют апостиль и не осуществляют легализацию документов, составленных властями или при участии властей представляемого государства.

Гаагскую конвенцию на сегодняшний день подписали около 60 государств. Присоединение Украины к ней — это долгожданный и позитивный шаг, способствующий развитию внешнеэкономических и социальных отношений.