В ходе осуществления деятельности у предприятий накапливается большое количество документов и возникает необходимость уничтожения тех, срок хранения которых истек. В связи с приближением конца года (а исчисление сроков хранения документов в общем случае привязано к 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством) мной подготовлена данная консультация.

В хозяйственной деятельности предприятиям приходится вести налоговую, кадровую, зарплатную и другую документацию. При этом первичная документация (накладные, чеки, квитанции, акты и т.д.), реестры полученных и выданных налоговых накладных, ведомости по зарплате, налоговая отчетность (декларации, расчеты и т.п.) должны храниться на протяжении определенных сроков, после чего уничтожаются или сдаются в архив. Конечно же, прежде чем уничтожить какой-то документ, желательно прежде всего выяснить, истек ли срок его хранения.

Исчисление сроков хранения

Как указано выше, срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения документов, датированных 2002 годом, начинается с 1 января 2003 года. И если срок хранения такого документа составляет, например, 3 года, то он заканчивается 1 января 2006 года. Исключения составляют прямо указанные в Перечне случаи, например, когда отсчет начинается с даты окончания срока действия договора; с налоговыми документами отсчет иногда нужно начинать с даты представления налоговой декларации (расчета).

Сроки хранения и условия уничтожения документов

Сроки хранения первичных документов, документов налоговой отчетности и другой документации определены Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины № 41 от 20 июля 1998 года (Перечень). Положения данного Перечня распространяются также и на физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности (СПД).

Большинство документов, которые предприятие (в данной консультации термин «предприятие» применяется и в отношении СПД) использует в своей хозяйственной деятельности, имеют срок хранения 3 года, но есть и исключения. Существуют документы, срок хранения которых — и 5 лет, и 75 лет (например, сведения о начислении зарплаты).

Относительно хранения отдельных документов в Перечне содержатся дополнительные ограничения. Например, несмотря на то что срок хранения некоторых документов составляет 3 года, их можно уничтожить только после завершения проверки периода, которого касаются эти документы, налоговыми органами в пределах плановой проверки. Эта норма Перечня применяется к первичным документам и дополнениям к ним, фиксирующим факт выполнения хозяйственных операций и являющимся основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых записей (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о принятии, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные из учета ТМЦ, авансовые отчеты, налоговые накладные, первичные документы и дополнения к ним относительно экспортно-импортных операций, документы (акты, справки, счета) о принятии выполненных работ и другие документы, касающиеся бухгалтерского и налогового учета).

Даже если вышеуказанные документы «отбыли» положенный срок, их нельзя уничтожать перед плановой налоговой проверкой соответствующего периода.

В случае возникновения споров и начала судебных дел такие документы нужно хранить (сверх вышеуказанного срока) до принятия окончательного решения соответствующей судебной инстанцией.

Как следует из положений Закона Украины «О порядке погашения обязательств налогоплательщиками перед бюджетами и государственными целевыми фондами», в отношении документов, касающихся налогообложения, в случае если на основании их данных подавались налоговые декларации (расчеты), трехлетний срок нужно отсчитывать от даты представления такой декларации (расчета).

Как поступить, если налоговая проверка завершена, но надлежащие 3 года не прошли? Можно ли в этом случае уничтожать документы?

Во-первых, если завершена внеплановая проверка, которая охватила определенный период, а плановой проверки интересующего нас периода не было, документы следует хранить до окончания именно плановой проверки.

Во-вторых, даже если была проведена плановая проверка, все равно нужно выдержать надлежащие 3 года и не уничтожать документы до истечения этого срока, так как ими могут заинтересоваться и другие государственные либо правоохранительные органы. К слову отмечу, что за умышленное уничтожение, повреждение или сокрытие официальных или частных документов статьей 357 Уголовного кодекса Украины предусмотрена уголовная ответственность, об этом идет речь в письме Государственного комитета архивов № 01197 от 11 марта 2002 года.

Приведу еще некоторые примеры срока хранения различных видов документов.

Договоры

Для договоров установлены разные сроки хранения. Хозяйственные, операционные, трудовые и другие договора должны храниться три года после окончания срока их действия при условии завершения плановой налоговой проверки соответствующего периода. Кредитные договора, договора залога, перевода долга хранятся 5 лет после окончания срока их действия или погашения кредита, долга тоже при условии проведения налоговой проверки.

Сведения о начислении заработной платы наемным работникам

В своей деятельности предприятие составляет сведения о начислении заработной платы, доходов гражданам за выполнение работ (услуг) по договорам гражданско-правового характера. При этом такие сведения должны храниться у предпринимателя на протяжении:

— за период до 1 июля 2000 года — 75 лет;

— за период после 1 июля 2000 года — на протяжении всего времени уплаты пенсионных взносов и на протяжении 5 лет после прекращения их уплаты, а затем передаваться на хранение в архив, в случае с СПД — в местные архивные учреждения.

Трудовые книжки

Трудовые книжки (дубликаты), которые не были получены работниками при увольнении, хранятся в кадровой службе на протяжении 2 лет отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников, а потом передаются в архив предприятия, где хранятся 50 лет, а по окончании этого срока уничтожаются.

Торговые патенты

Согласно Положению об изготовлении, хранении и реализации торговых патентов, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины № 1077 от 13 июля 1998 года, торговые патенты, срок действия которых закончился, предприниматель должен вернуть органу государственной налоговой службы. Если предприниматель прекратил деятельность, подлежащую патентованию, то патент подлежит сдаче независимо от срока его действия.

Свидетельства об уплате единого налога и справки на наемных работников

Согласно Порядку выдачи свидетельства об уплате единого налога, утвержденному приказом ГНАУ № 599 от 29 октября 1999 года, по окончании срока действия свидетельство должно быть в 5-дневный срок возвращено в выдавший его налоговый орган (вместе со всеми справками, выданными на наемных работников). То же и в случае, когда предприниматель отказывается от применения упрощенной системы по своему решению или вынужден это сделать в связи с законодательной нормой, если ликвидируется предприятие, — на протяжении 5 дней по окончании последнего квартала работы по упрощенной системе свидетельство об уплате единого налога и справки на наемных работников следует вернуть в налоговый орган.

Документация, связанная с применением РРО и расчетных книжек

Согласно Закону Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», контрольные ленты РРО, использованные книги учета расчетных операций (а с ними те же Z-отчеты) и расчетные книжки должны храниться на протяжении трех лет после их окончания.

Процедура уничтожения документов

Согласно пункту 3.6 Перечня, предприятия могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, по согласованию с государственными архивными учреждениями.

Согласно пунктам 3.1, 3.2 Перечня, пункту 14 Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденного постановлением КМУ № 1004 от 8 августа 2007 года, для уничтожения документов на предприятии создается и утверждается руководителем специальная экспертная комиссия в составе руководителей службы делопроизводства, специалистов соответствующего государственного архивного учреждения. Комиссия осуществляет предварительную экспертизу ценности документов, отбор документов для уничтожения, о чем составляется соответствующий акт. Как разъясняется в письме Государственного комитета архивов Украины № 05-26 от 12 января 2001 года, указанный акт согласовывается экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения и только потом документы можно уничтожать.

Согласно Перечню, пункту 4.5.10 Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий и организаций, утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины № 16 от 16 марта 2001 года, зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 8 мая 2001 года под № 407/5598 (Правила действуют в отношении предприятий всех форм собственности), отобранные для уничтожения и указанные в актах документы передаются организациям по заготовке вторичного сырья (это оформляется приемо-сдаточными накладными). Небольшие объемы документов можно сжечь, о чем в акте делается соответствующая запись.

Согласно статье 6 Закона Украины «О национальном архивном фонде», пунк­ту 6 Порядка создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, запрещено уничтожать документы без проведения экспертизы их ценности. Исключение составляют только СПД. В соответствии с письмом Государственного комитета архивов Украины № 01-111³ от 28 июля 2004 года СПД не нужно создавать экспертные комиссии для определения ценности документов, как это делают юридические лица. Единственное, что нужно сделать, — это составить акт об уничтожении документов, что всегда может помочь при возникновении претензий со стороны проверяющих органов. Акт может выглядеть следующим образом.

ПУЩЕНСКАЯ Елена — юрист юридической фирмы «АНК», г. Одесса