Как изменятся юридические офисы после пандемии COVID-19: пять гипотез

Все чаще мы слышим схожие тезисы о том, как сильно изменится жизнь после COVID-19 и как риск заражения повлияет на наши повседневные привычки. И действительно, уже сейчас мы чувствуем, как изменился ритм нашей жизни. Некоторые юристы жалуются, что вопреки ожиданиям о возможности перевести дух во время карантина они стали работать еще больше. И если раньше, возвращаясь домой после работы, многие старались оставить на время офисные хлопоты за порогом, то сегодня об этом можно смело забыть. Грани между домом и работой стерлись. Возможно, навсегда.

В данный момент Украина вводит меры, направленные на ослабление карантина, люди постепенно возвращаются к привычному режиму работы. Вероятно, мы уже пережили самые сложные месяцы пандемии, однако, вполне реально, что самые большие испытания ждут нас впереди. Так, многие эксперты предсказывают вторую волну эпидемии COVID-19 уже этой осенью. Еще более вероятны экономические последствия, которые предприниматели ощутят после нескольких месяцев пробуксовки. Юристы ― в их числе.

Во время эпидемии большинству юридических компаний пришлось кардинально пересмотреть режим своей работы и внести в него коррективы. И даже те консерваторы от юриспруденции, которые всю жизнь морщились от упоминания про диджитализацию профессии и смеялись над ботами, вдруг поняли, что проводить совещания в ZOOM достаточно эффективно. COVID-19, словно метеорит, дал понять всем динозаврам юррынка ― их время неумолимо подходит к концу. И даже по их возвращении в скрипучее кожаное офисное кресло после карантина работа фирмы никогда не станет прежней.

Конечно, есть рациональное зерно в словах тех, кто убежден, что cвязь с клиентами и рабочий процесс с коллегами по офису ― это обмен энергетикой, которую вряд ли ощутишь и впитаешь с помощью цифровых технологий. Но так или иначе, по окончании карантина кто-то с радостью побежит на работу, чтобы погрузиться в рабочий процесс и немного отвлечься от домашних дел, а другие окончательно убедятся, что способны зарабатывать себе на хлеб и вне офисной рутины. В итоге COVID-19 навсегда оставит след в корпоративной рабочей культуре и тех, и других, а управляющие партнеры будут вынуждены пересмотреть рабочие процессы своих юридических компаний.

Хочется надеяться, что динамика заболеваемости COVID-19 заметно спадет и мы снимем с лиц надоевшие маски. Однако и в этом случае меры предосторожности надолго войдут в нашу жизнь. Корпоративная культура любого бизнеса, в том числе юридического, должна строиться на доверии между сотрудниками. После пандемии значимость такого доверия будет еще сильнее! Cегодня, приходя на работу без маски, тем самым вы даете сигнал своим коллегам, что прекрасно себя чувствуете, не ощущаете никаких симптомов болезни и с вами можно контактировать без риска заражения. При этом то же самое вы ожидаете от своих коллег, зашедших в офис без маски, ― вы верите им, что в случае даже малозначительных симптомов они бы ни за что не пришли бы в офис и не подвергли риску ваше здоровье. Тем не менее, даже если мы вскоре забудем про маски, правила социального дистанцирования останутся с нами надолго, повлияв тем самым на рабочую обстановку и расположение мебели в вашем офисе. Минимизация рисков для здоровья  сотрудников и клиентов станет, пожалуй, одной из главных обязанностей работодателя уже в ближайшем будущем!

Новые правила не только повысят требования к гигиене сотрудников, но и отобразятся на рабочих площадях юридических компаний, которые ждет не просто перепланировка кабинетов, а полное переосмысление интерьера. Отныне офисы должны работать продуктивно и безопасно для здоровья. К примеру, уже сегодня мы задумываемся над тем, заходить ли в тесный лифт с незнакомыми людьми без масок и как использовать тачскрин платежного терминала, которого за день касается порядком тысячи человек…

Что ж, давайте сделаем свои прогнозы, а лучше ― выдвинем 5 гипотез о том, как изменится дизайн ваших юридических офисов вследствие пандемии COVID-19, чтобы минимизировать риски для здоровья своих сотрудников и клиентов, с которыми вы будете продолжать работать бок-о-бок. Мы пока не знаем, чего ожидать от вируса в дальнейшем и насколько быстро человечество изобретет вакцину от этой инфекции, поэтому не стоит пытаться опровергать либо доказывать данные гипотезы. Сделаем лишь свои ставки, а время все расставит по своим местам, в том числе в рабочем интерьере вашего офиса. Итак, поехали.

Гипотеза №1. Уменьшение рабочих площадей

Юридические фирмы будут арендовать более компактные офисы, чем они использовали ранее, поскольку часть сотрудников продолжат работать удаленно

Во время пандемии стало совершенно ясно, что многие задачи, которые юристы ранее выполняли в стенах офиса, они способны решать и за его пределами, причем без потери качества и без нарушения дедлайнов. Оказалось, что то время, которое мы ежедневно тратили на дорогу в офис и назад домой, а это около 2‒3 часов в день, можно посвящать и семье, и работе. Многим новый режим работы пришелся не по душе, однако найдутся и те, чья продуктивность в таких условиях наоборот выросла. Поэтому можно с уверенностью сказать, что из дома в офис вернуться не все, кто-то из юристов продолжит работать преимущественно дистанционно 2, 3, 4 дня в неделю, что, соответственно, скажется на метраже юридических офисов ― потребность в больших офисах отпадет, они станут значительно меньше и бюджетнее. Те, кому некомфортно работать в домашних условиях ввиду большой и шумной семьи, продолжат работу в офисе, но уже с широким применением цифровых средств связи.

Гипотеза №2. Конец эры крупных бизнес-центров

Большие юридические компании со штатом 30 и более юристов, ранее предпочитавшие базироваться в бизнес-центрах в центре города, предпочтут автономные помещения без лишних соседей

Смелое предположение, согласитесь. Cложно представить, как «Астерс» или VKP выезжают из БЦ «Леонардо» и располагаются в респектабельном особняке на Печерске. Впрочем, COVID-19 учит нас изоляции. Чтобы минимизировать риски заражения, люди стараются дистанцироваться и избегают мест с большим скоплением народа. Помимо общественного транспорта и торгово-развлекательных комплексов такими местами являются в том числе крупные бизнес-центры, в которых одновременно могут пребывать несколько тысяч сотрудников из сотен предприятий. Cреди них немало юридических компаний, которые ранее достаточно комфортно чувствовали себя в таких деловых «муравейниках». Ведь офисный центр для крупной юридической фирмы ― это не только показатель статуса и класса, но и хорошая развязка в центре города, куда и клиенту удобно подъехать, и юристу в суд недалеко добираться.

Но будет ли в будущем рассматриваться такое месторасположение юрфирмы как ее преимущество? Возможно, и нет. В случае повторной вспышки эпидемии ситуация с социальным дистанцированием усугубится еще сильнее.  Клиент задумается, прежде чем согласиться на встречу в бизнес-центре, ведь даже поездка в лифте с незнакомыми людьми будет нести лишний риск для его здоровья. Что уж говорить про ваших сотрудников, которые будут приезжать на такую работу каждый день и контактировать в холле с сотнями других людей?

Намного комфортнее в таком случае будут чувствовать себя юридические фирмы, офис которых располагает отдельным входом, либо находящиеся в отдельном автономным здании (как, например, «Интегритес», «Ильяшев и Партнеры» и др). Наличие автономного входа в помещение, отсутствие других арендаторов и летние площадки будут способствовать безопасности для юристов, а клиенты будут идти на встречу более охотно.

Гипотеза №3. Трансформация мeeting room

На смену душным и тесным переговоркам придут широкие столы, открытые помещения с видео-конференц-связью и вентиляционными системами

Здесь нам стоит снова вспомнить о корпоративной культуре. Я доверяю своему коллеге и могу находиться с ним в помещении без маски, но насколько будет мне доверять клиент, которого я впервые вижу? Незнакомые либо малообщающиеся люди будут избегать тесного контакта, поэтому, принимая потенциального клиента в своей переговорной комнате, всем будет комфортнее сохранять дистанцию. Более практичным с этой точки зрения для деловых переговоров станет круглый стол, где стороны будут находиться на максимально широком расстоянии друг от друга. К тому же не забывайте, что круглый стол издавна считался символом равноправия и партнерства.

Безопасные конференц-центры будут оснащены системой кондиционирования, а юрфирмы в автономных офисах смогут даже предлагать своим клиентам провести встречу на открытом воздухе ― на своей летней площадке. Впрочем, самой главной доработкой переговорных комнат станет дополнительное техническое оснащение для видеосвязи с теми, кто работает из дома, либо для онлайн-переговоров.

Гипотеза №4. Переосмыслить философию оpen space

«Галеры» юридических компаний ждет перестановка: безопасные расстояния или перегородки между юристами, а также отсутствие привязки людей к конкретному рабочему месту

Итак, как мы прогнозировали, в дальнейшем юрфирмам потребуется гораздо меньше квадратных метров, чем необходимо было до карантина. Впрочем, те помещения, которые они продолжат использовать в качестве офиса, станут более гибкими и без привязки людей к конкретным рабочим столам. Такая модель работы вполне обоснована, если большинство юристов будут посещать офис лишь пару дней в неделю, проделывая основную работу удаленно. Необходим ли отдельный кабинет или свой рабочий стол юристу, который приходит на работу лишь для встречи с клиентами или совещания с коллегами? Конечно же, нет!  Громоздкие столы уйдут в прошлое, актуальной станет трансформируемая мебель, которая сэкономит пространство и будет выполнять несколько функций. Теперь не юрист будет идти к своему рабочему столу, а скорее рабочее место будет следовать за юристом.

Привилегия отдельного рабочего кабинета, как и раньше, останется лишь у партнерского состава юрфирмы. Но можно смело предположить, что оpen space превратится в открытое рабочее пространство, где приехавший на работу юрист сможет выбрать и занять удобное свободное место. Такая модель рабочего помещения уже давно используется в компаниях magic circle, хотя раньше она больше стимулировала людей пораньше прибыть на работу, чтобы занять лучшее место, чем содействовала социальному дистанцированию.

Если ваш офис не располагает просторным помещением, где юристов можно рассадить максимально широко, в такие «опенспейсы» целесообразно вернуть стеклянные перегородки. В годы предыдущих экономических кризисов у многих юрфирм появился тренд рассаживать как можно больше людей на минимальной квадратной площади из-за экономии средств за аренду помещения. Однако не исключено, что после карантина международные компании в первую очередь будут вводить новые инструкции, как следует обустроить офисное пространство с учетом безопасного расстояния между сотрудниками. Дышать лоб в лоб за своими рабочими столами юристы уже не должны.

Гипотеза №5. Ресепшн ― бастион вашей безопасности

Позаботьтесь о безопасности секретаря ЮФ, а также проявите заботу о здоровье вашего клиента

Конечно же, вы заметили, что дезинфектор стал обязательным атрибутом любого предприятия и неизменно встречает посетителей офиса уже при входе в помещение. Однако этим меры безопасности в будущем не ограничатся. Дизайнеры уже давно фантазируют об отдельных дезинфицирующих помещениях с ультрафиолетовыми кварцевыми лампами. Хочется надеяться, что до таких апокалиптических сценариев наша жизнь не дойдет, тем не менее, первый человек, о безопасности которого вы должны позаботиться на своем предприятии, ― это секретарь, который встречает и провожает гостей офиса, принимает доставку от курьеров и чаще других коммуницирует с незнакомыми людьми. В данном случае целесообразно максимально защитить ресепшн стеклянной перегородкой, но при этом и не переборщить, чтобы ваша приемная не превратилась в регистратуру районной поликлиники.

Разрабатывая или освежая дизайн вашего рабочего помещения, следует также помнить, что работа офисов должна будет соответствовать и официальным правилам, утвержденным Министерством здравоохранения. В частности, помимо антисептиков и регулярной влажной уборки помещения, планировку зоны ожидания, где ранее располагались ваши клиенты по приезде в офис, также нужно будет пересмотреть. Приезжая к вам на встречу, клиент должен сразу же почувствовать не только заботу о своем здоровье, но и полную уверенность в своей безопасности.