Как организовать работу команды на карантине: опытом делятся участники форума юрисконсультов

Вторая сессия VIII ежегодного форума юрисконсультов состоялась в формате откровенного разговора о юридической функции на карантине. Модератором выступила Аминат Сулейманова, управляющий партнер AGA Partners. Она сравнила юридический департамент компании с иммунной системой организма, которая каждую секунду справляется с различными вызовами и внешними атаками и дает возможность работать организму в целом. Выяснить, с какими вызовами столкнулись юридические департаменты во время карантина, и стало задачей сессии. Спикер отметила, что уже есть уникальные наработки, а локомотивом изменений и новаций стал большой бизнес. Юридические департаменты, находящиеся внутри больших бизнесов, волей-неволей вынуждены разрабатывать инновации, которые могут быть полезными всем участникам рынка. “Оптимизация бизнес-процессов делает их более эффективными”, – подчеркнула госпожа Сулейманова.

Аграрный бизнес

Лилия Тимакина, директор по юридическим вопросам агропромхолдинга «Астарта-Киев», отметила, что особенностью аграрного бизнеса, представителем которого она является, было то, что аграрии во время карантина не останавливались ни на минуту. Серьезным подспорьем стала электронная система согласования договоров, которая охватывает основные компании холдинга. Во время карантина в систему были включены все без исключения юрлица холдинга, что дало возможность осуществлять дистанционную коррекцию и обработку таких договоров. В результате юристы, которые работают в компании с договорами, спокойно могли работать удаленно.

По ее словам, эта же система позволяет безболезненно проходить ежеквартальные проверки международных аудиторов. Еще одним результатом карантина стало внедрение в компании квалифицированной электронной подписи. Лилия Тимакина поделилась практическими кейсами оптимизации работы персонала во время карантина с использованием онлайн-платформ. При этом она указала, что юристы, сопровождающие судебные дела, все же вынуждены работать офлайн, так как их деятельность связана не только с документооборотом, но и с личным общением.

Международный бизнес

Во время онлайн-включения Ольга Лукьянова, руководитель юридического отдела, комплаенс-офицер группы компаний «Хенкель в Украине», сообщила, что поскольку ее компания работает во всем мире, к карантину они стали готовиться заранее – были введены повышенные санитарные меры, а также сокращены до необходимого минимума посторонние контакты персонала и внешние посещения офиса. Поскольку диджитализация компании была осуществлена еще десять лет назад (причем речь шла не просто о переводе документооборота в электронный формат, но и о его упрощении), особенных трудностей с переходом на удаленную работу не возникло.

«Являясь пионерами в этой области, мы тащим за собой остальных, просим, чтобы к нашим требованиям прислушивались», – подчеркнула Ольга Лукьянова.

Во время карантина производство и логистика компании не останавливались, поэтому особое внимание уделялось защите персонала, который контактировал с внешними контрагентами. Она отметила, что важным аспектом работы на удаленке является соблюдение рабочего дня с 9.00 до 18.00, но при этом руководитель должен быть доступен в любое время.

Производственный бизнес

Александр Олефиренко, директор по правовым вопросам ООО «Киевский БКК», на примере согласования договоров рассказал о внедрении электронного документооборота. Он рассказал, что переход на новую систему состоялся еще до карантина, причем вся документальная база находится в облаке, поэтому доступ к документации был возможен с любого компьютера в любой части света. Спикер отметил определенную инерцию мышления персонала, которая является тормозом внедрения новых систем в начале процесса. Проблемными вопросами были также выбор программного обеспечения для функционирования системы, обучение персонала, а также докупка места на сервере, чтобы система работала без задержек и все сотрудники имели комфортный доступ. По его словам, пока не существует универсальной программы для организации электронного документооборота, поэтому каждая компания вынуждена подбирать ее исходя из собственных запросов. Александр Олефиренко рассказал о том, как действует соответствующая система на его предприятии и как происходило становление ее работы, отметив, что это позволило юристам работать удаленно, эффективность их работы возросла.

“Виртуальный” коллектив

В ходе онлайн-включения Иванна Медведь, заместитель генерального директора по правовым вопросам ООО «КОФКО Агри Ресорсиз Украина», отметила, что новая «карантинная» реальность поставила перед компанией и новые задачи, причем не только по организации удаленной работы, но и по удаленному приему на работу новых сотрудников и созданию условий для комфортной работы “виртуального” коллектива. Она обратила внимание на важность:

• переходного периода адаптации к новым условиям работы,
• организации рабочего места дома,
• налаживания электронной коммуникации.

Персоналу помогли перевезти и настроить компьютеры. Важным подспорьем для успешного старта работы онлайн стало, по ее словам, наличие в компании единой онлайн-платформы, к которой имеют доступ все юристы. Иванна Медведь рассказала о практике проведения онлайн-собеседований с кандидатами на должность в компании, а также о программном обеспечении, которое при этом использовалось. Она отметила, что для знакомства с коллективом был задействован механизм видеоконференций, в ходе которых состоялось хоть и виртуальное, но вполне успешное общение, обмен опытом и налаживание деловых связей. Кроме того, она рассказала об организации работы персонала юридического департамента в онлайн-режиме.

Защита данных

Владимир Монастырский, партнер МЮФ Dentons, рассказал о проблеме защиты данных во время онлайн-работы. Он отметил, что, поскольку юристы часто работают с конфиденциальной информацией, вопрос защиты данных выходит на первый план. При этом использование облачных сервисов такую защиту может обеспечить не всегда, тем более, когда персонал исчисляется десятками тысяч, как в его компании. Поэтому было принято решение создать собственный VPN, когда от точки доступа сотрудника к Интернету и до точки входа в компанию вся информация специальным образом шифруется. Однако при организации VPN возник вопрос аппаратного обеспечения. Владимир Монастырский указал на сложности онлайн-коммуникации, поскольку существующие онлайн-сервисы для общения не подходили по соображениям безопасности. При этом все равно утрачивается элемент обмена опытом между опытными и молодыми юристами.

Развлекательный бизнес

Татьяна Смирнова, директор по юридическим вопросам группы компаний «1+1 Медиа», рассказала о своем опыте вхождения в карантин и организации удаленной работы. При этом она отметила, что особенностью телекомпании является круглосуточная работа без выходных, что накладывает свой отпечаток и на деятельность юридического департамента – юрист должен быть на связи так же круглосуточно. Важной задачей во время организации онлайн-работы она считает сохранение дружественных отношений в коллективе, поддержание комфортного эмоционального микроклимата. С этой целью была введена практика ежедневных онлайн-конференций для обмена информацией и обсуждения деловых вопросов. Поскольку некоторые вопросы требуют личного присутствия, было организовано дежурство юристов в офисе. При этом она рассказала о наиболее ярких делах, которые вынуждены были решать юристы «1+1 Медиа» для обеспечения производственного процесса в условиях карантина.

“Юридические департаменты показывают участникам рынка пример преодоления препятствий, внедрения новых практик и поиска ответов на вопросы, которых раньше никогда не возникало”, – резюмировала Аминат Сулейманова.