За яких умов оплата таксі входить до витрат адвокатського об`єднання

Адвокатське об’єднання може списувати на витрати оплату таксі для своїх працівників, зменшуючи таким чином податок на прибуток.

Про це йдеться в консультації ГУ ДПС у м. Києві від 26.02.2021 № 719/ІПК/26-15-04-09-11.

До складу витрат адвокатського об’єднання належать витрати на:

• поїздки працівників на таксі;
• відшкодування працівникам витрат на таксі, якщо вони самостійно оплатили поїздки.

Умовами для списання цих витрат для цілей оподаткування податком на прибуток є:

• первинні документи, що підтверджують витрати;
• перевезення в рамках господарської діяльності АО в межах міста та під час відрядження.

Чи потрібно АО затверджувати відповідне внутрішнє положення про користування послугами таксі працівниками

Адвокатське об’єднання має прописати в положенні про соціальний пакет на підприємстві або наказі про користування послугами таксі працівниками:

• з якою метою оплачується таксі та кому;
• яким транспортом (перевізником) здійснюватиметься перевезення;
• час здійснення перевезень (графік або часові межі);
• маршрути перевезення;
• якими документами підтверджуватимуться факт перевезень і відповідні витрати.

Чи зобов’язане АО попередньо укладати договори з перевізниками

Юридична особа (замовник перевезення) може укласти договір про одноразове або багаторазове перевезення визначеного кола осіб із суб’єктом господарювання:

• перевізником на замовлення або
• перевізником на таксі (виконавцем перевезення).

Які документи є необхідними для документального підтвердження витрат АО на користування послугами таксі

Розрахунковим документом, який підтверджує оплату залежно від форми розрахунків, може бути:

• чек РРО – в разі розрахунків готівкою;
• чек РРО та квитанція платіжного термінала – в разі розрахунків карткою.

Оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції та постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта прийняття-передання тільки в разі його оплати, що підтверджується такими документами, як:

• платіжне доручення;
• розрахунковий чек;
• касовий чек;
• розрахункова квитанція;
• виписка карткового рахунку;
• квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі та повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема:

• назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру;
• назву контрагента;
• зміст господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунка-фактури.

Якими документами АО зобов’язане підтвердити зв’язок між поїздками працівників на таксі з господарською діяльністю

Якщо працівників перевозить стороння  транспортна організація, доцільно оформити договір про надання послуг із перевезення. Наприкінці кожного місяця оформлюється акт прийняття-передання цих послуг.

Якщо договір не укладено, витрати на таксі, здійснені у зв’язку з виробничою потребою, може бути відшкодовано працівникові за рішенням керівника. Факт здійснення таких витрат і їхній розмір слід підтвердити зазначеними вище первинними документами (зокрема, але не виключно одним із них), які додаються до звіту про використання коштів.

Для підтвердження потреби в послугах таксі працівник може оформити службову записку на ім’я керівника, в якій зазначити, з якою метою йому треба скористатися таксі. Після чого керівник оформлює наказ про відшкодування працівникові відповідних витрат. До бухгалтерії подається:

• документ, що підтверджує витрати на таксі;
• звіт про використання коштів.

Документи, які допоможуть обґрунтувати включення витрат на таксі у відрядженні:

• наказ керівника про використання таксі в господарській діяльності;
• службова записка працівника про необхідність використання таксі в господарській діяльності;
• маршрутний лист працівника, який користувався послугами таксі, затверджений керівником підприємства;
• звіт про результати поїздки.