Оформлення працівниками заяв в електронному вигляді: актуальна судова практика

Нікіта Куніцин, помічник адвоката АО «АРМАДУМ ГРУП»

Враховуючи поступову диджиталізацію правовідносин, а також потребу в дистанційних комунікаціях у зв’язку з пандемією COVID-19, а згодом із повномасштабним вторгненням російської федерації на територію України, виникає питання щодо актуальності здійснення електронного документообігу на робочому місці.

Водночас слід визначити, чи документи, що обмінюються вищевказаним шляхом, матимуть таку саму юридичну силу, як і їх паперові екземпляри.

Що говорить закон?

Чинним законодавством не встановлено вимог щодо форми, за якою працівники підприємств мають заповнювати ті чи інші заяви. Те саме стосується й кадрових документів, які оформлюються роботодавцями.

Відповідно до статті 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»  юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Водночас згідно з положеннями статті 29 Кодексу законів про працю ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж із накладенням удосконаленого електронного підпису чи кваліфікованого електронного підпису або в інший спосіб.

Винятком з цього правила є повідомлення щодо наявності на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору, оскільки воно надається працівнику під підпис.

Водночас Національне агентство з питань державної служби зазначило, що «оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника», а отже, «письмові заяви також можуть подаватись в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів» або бути «надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів».

Що говорить судова практика?

Спори між працівниками та роботодавцями — не рідкість у судовому процесі. Зокрема, спори щодо оформлення кадрових документів. Проте, як випливає з практики Верховного Суду, судові органи не є прихильними до подання працівниками заяв у трудових відносинах із їхніми роботодавцями у вигляді скан-копій.

Так, у своїй постанові № 686/21222/16-ц від 03.12.2018 Верховний Суд відзначив, що «відповідно до норм трудового законодавства електронні листи, які містять прохання конкретної особи про надання відпустки із подальшим звільненням, не вважаються належним підтвердженням такого волевиявлення. За відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу, оскільки надіслання заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника».

Іншими словами, позицією Верховного Суду є не заперечення права працівників подавати до роботодавця заяви в електронному вигляді, а необхідність врегулювання питання обміну документів у такому вигляді всередині підприємств. Таким чином, суди констатують важливість наявності факту засвідчення домовленості між учасниками трудових відносин щодо електронного документообігу.

Вищевказана позиція Верховного Суду не є ознакою неправомірності електронного документообігу в разі відсутності домовленості між сторонами. Адже, як зазначається в ч. 1 ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису.

Згідно з ч. 4 ст. 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Іншими словами, електронний документ, відповідно до чинного законодавства України, матиме таку саму юридичну силу, як якби він існував на папері. Тоді чому виражена в електронному вигляді відповідно до чинних на цей момент норм воля не може вважатися такою, що існує?

У постанові колегії суддів другої судової палати КЦС від 22.01.2020 у справі № 674/461/16-ц зроблено висновок, що «підпис є обов’язковим реквізитом правочину, вчиненого в письмовій формі. Наявність підпису підтверджує наміри та волю й фіксує волевиявлення учасника (-ів) правочину, забезпечує їх ідентифікацію та цілісність документа, в якому втілюється правочин. Внаслідок цього підписання правочину здійснюється стороною (сторонами) або ж уповноваженими особами».

Проте електронний документ та письмовий документ за чинним законодавством вважаються двома різними формами документації. Отже, за наявності в електронного документа всіх необхідних, згідно з чинними нормами, реквізитів він має визнаватися рівним своїй паперовій версії.

Так, в одному зі своїх рішень Верховний Суд зазначив, що «матеріальний носій – лише спосіб збереження інформації, який має значення, тільки коли електронний документ є речовим доказом. Головною особливістю електронного документа є відсутність жорсткої прив`язки до конкретного матеріального носія. Один і той самий електронний документ (відеозапис) може існувати на різних носіях. Усі ідентичні за своїм змістом примірники електронного документа можуть розглядатися як оригінали та відрізнятися один від одного тільки часом та датою створення».

У своїй іншій постанові Верховний Суд відзначає, що «зі змісту статей 5, 7 та 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» вбачається, що електронна форма документу з обов`язковими реквізитами має таку саму юридичну силу, що й документ, утворений у письмові формі, крім випадків, визначених законом».

Отже, якщо електронний документообіг дорівнює обміну документами у паперовому вигляді, то всередині підприємств документи теж можуть обмінюватися в електронному вигляді, зокрема й надіслані працівником заяви?

Висновок

Чинне законодавство сприяє поступовій цифровізації правовідносин, у тому числі й трудових. Отже, працівник має право демонструвати своє волевиявлення роботодавцеві шляхом надіслання електронних заяв.

Водночас для уникнення суперечностей та непотрібної тяганини в майбутньому пропонується все-таки узгодити обмін документами на підприємстві, в тому числі заявами працівників, у зафіксованому письмово вигляді, таким чином підтверджуючи факт наявності волевиявлення працівника на використання своїх трудових прав.

Як варіант, між роботодавцем та працівником може бути укладена додаткова угода, в якій сторони мають передбачити електронний документообіг. Під час укладення трудових договорів із новими працівникам роботодавець може внести в них положення щодо такого способу обміну документами.

Або ж роботодавець може видати наказ, яким на підприємстві запроваджуватиметься електронний документообіг. Працівник із метою дотримання його прав може бути ознайомлений з таким локальним актом шляхом оформлення відповідної заяви, де також зазначатиметься згода щодо цього способу обміну документами. Таким чином засвідчуватиметься згода на електронний документообіг зі сторони як роботодавця, так і працівника.

Отже, внутрішні документи на підприємстві, в тому числі ті, що створюються працівниками, можуть складатися в електронному вигляді, адже електронні документи прирівнюються до паперових. Проте з метою попередження працівників, а також задля встановлення порядку здійснення електронного документообігу роботодавець має закріпити відповідні положення документально — в трудовому договорі або ж у локальних актах.