Нотаріальні документи з QR-кодом і перевіркою в “Дії” – розпочалась цифровізація нотаріату

Розпочалось впровадження електронного нотаріату в Україні – “Нота”, про це повідомляє Міністерство юстиції. Перший етап проєкту – нотаріальні документи з QR-кодом, автентичність яких можна перевірити за допомогою QR-сканера у застосунку “Дія”.

«QR-код – це додатковий надійний захист документа від підробок», – розповідає заступник міністра юстиції  з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Сергій Орлов.

За його словами, найчастіше шахраї підробляють окремі формулювання і дати у вже готовому документі, який видав нотаріус. Натомість нотаріальні  документи з QR-кодом повністю захищені:

1. електронні копії нотаріальних документів з QR-кодом зберігаються в системі е-нотаріату, і внести зміни в текст нотаріального документа після завантаження його в систему неможливо;
2. формування документа з QR-кодом відбувається виключно за допомогою Єдиної державної системи е-нотаріату нотаріусами, що  провадять нотаріальну діяльність.

Мін’юст пояснює на прикладі довіреності, як  сформувати документ з QR-кодом:

1. Людина приходить до нотаріуса, надає паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), інформацію про довірену особу (представника) та підписує сформований документ з QR-кодом.
2. Нотаріус сканує файл з підписом особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, та своєю печаткою, завантажує в систему е-нотаріату, а паперовий варіант віддає цій особі.

І це все, довіреність створено.

Як після цього перевірити документ із QR-кодом у застосунку “Дія”?

1. Довірена особа приходить із оригіналом паперової довіреності з QR-кодом в установу. Наприклад, в банк, щоб відкрити вам рахунок.
2. Працівник банку зчитує QR-код сканером у застосунку “Дія”.
3. У працівника автоматично на екрані відкриється запит на отримання електронної копії такого документа. Йому потрібно лише натиснути кнопку “Надіслати”.
4. Запит отримуєте одночасно і ви, і ваша довірена особа. Хтось із вас має підтвердити його у застосунку “Дія”.
5. Після цього працівник банку отримує сповіщення про підтвердження запиту. Завантажує електронну копію документа, перевіряє її та може відкрити вам  рахунок.

У разі невдалого сканування QR-коду застосунок “Дія” сповістить, у чому проблема: немає інтернету, документ відсутній у системі е-нотаріату тощо. Для перевірки документа в обох — власника документа та перевіряльника — має бути встановлений застосунок “Дія” та доступ до інтернету.

Наразі з QR-кодом нотаріуси можуть формувати такі документи:

• довіреність,
• договір оренди транспортних засобів,
• заява, на якій засвідчується справжність підпису.

QR-код наноситься на нотаріальні документи як на білому папері, так і на спеціальному бланку.

«Для перевірки довіреності на білих аркушах паперу необхідно звертатися до нотаріуса, який її видав. І чекати протягом двох робочих днів підтвердження чи спростування того, що він дійсно посвідчив цю довіреність. QR-код же надає можливість завантажити електронну копію документа у кілька кліків для перевірки автентичності його тексту і подальшого зберігання. При цьому не потрібно робити сканкопії чи фотографувати», – пояснює Сергій Орлов.

Формування документа з QR-кодом відбувається виключно за допомогою Єдиної державної системи е-нотаріату нотаріусами, що провадять нотаріальну діяльність. Підключення нотаріусів до системи електронного нотаріату відбувається поступово.

Наразі формувати нотаріальні документи з QR-кодом можуть лише нотаріуси міста Київ за наявності такої технічної можливості в умовах воєнного стану. Згодом до системи долучаться нотаріуси з усієї України.

У перспективі в електронному нотаріаті будуть зберігатися усі нотаріальні реєстри, а нотаріуси та клієнти матимуть власні кабінети. Це дасть змогу знайти необхідний документ за кілька кліків, тож пришвидшить діловодство, а також вбереже від шахрайських схем, адже система отримання необхідного документа буде проходити прозоро у системі з чинними нотаріусами.

Проєкт реалізовано Міністерством юстиції України спільно з Міністерством цифрової трансформації України за участю Нотаріальної палати України.