Корпоративний секретар у сучасному вимірі корпоративного права

Катерина Маєвська, партнер Dynasty Law & Investment

З настанням нового року набирає чинності Закон України № 2465-IX «Про акціонерні товариства», з прийняттям якого законодавці в черговий раз переосмислили інститут корпоративних відносин акціонерних товариств. Як один з нових інструментів підвищення ефективності управління акціонерним товариством, зокрема, впроваджено інститут корпоративних секретарів.

Отже, хто вони — корпоративні секретарі та яка їх роль у діяльності акціонерного товариства?

Інститут корпоративних секретарів не є новелою у правовому полі,  англосаксонські правові системи давно та успішно користуються цим управлінським інструментом, упорядкувавши таким чином правовідносини між акціонерами, акціонерним товариством та його органами управління.

З 2023 року цей інститут з’явиться і в українському правовому полі.

Закон України 2465-IX «Про акціонерні товариства» (далі – Закон) не містить чіткої дефініції поняття «корпоративний секретар», визначаючи лише, що корпоративний секретар є посадовою особою товариства (частина 2 статті 85 Закону),  яка відповідає за ефективну поточну взаємодію товариства з акціонерами, іншими інвесторами, координацію дій товариства щодо захисту прав та інтересів акціонерів, підтримання ефективної роботи ради директорів або наглядової ради, а також виконує інші функції, визначені цим Законом, статутом акціонерного товариства.

Таким чином, надати лаконічне визначення юридичній категорії «корпоративний секретар» можна через системний аналіз функцій, покладених на таку посадову особу акціонерного товариства, перелік яких, закріплений у новому Законі. Відповідно до статті 87 Закону до компетенції корпоративного секретаря належить:

• надання інформації акціонерам та/або інвесторам, іншим заінтересованим особам про діяльність товариства;
• надання статуту акціонерного товариства та його внутрішніх положень, у тому числі змін до них, для ознайомлення особам, які мають на це право;
• виконання функцій голови лічильної комісії відповідно до статті 55 цього Закону;
• забезпечення підготовки, скликання та проведення загальних зборів, виконання функцій секретаря загальних зборів та складення протоколу загальних зборів;
• підготовка та проведення засідань наглядової ради або ради директорів, комітетів наглядової ради або ради директорів, виконання функцій секретаря наглядової ради або ради директорів, складення протоколів засідань наглядової ради або ради директорів;
• участь у підготовці чи підготовка проектів роз’яснень для акціонерів або інвесторів щодо реалізації їхніх прав, надання відповідей на запити акціонерів або інвесторів;
• підготовка витягів з протоколів засідань органів управління товариства та їх засвідчення;
• виконання інших функцій, передбачених цим Законом, статутом акціонерного товариства.

Отже, враховуючи обсяг компетенції корпоративного секретаря, можна надати узагальнене визначення юридичної категорії:

корпоративний секретар – це особа, яка відповідає за якісну комунікацію між акціонерами акціонерного товариства та органами управління товариством між собою, налагоджує системні комунікаційні алгоритми під час підготовки та проведення корпоративних процедур, акумулює та забезпечує обмін інформації між акціонерами та органами управління акціонерним товариством.

Чи стане в Україні корпоративний секретар окремою вузькопрофесійною діяльністю у колі юридичних спеціалізацій, чи ні, покаже час, але повертаючись до глобального розвитку корпоративних відносин в англосаксонських країнах, які започаткували цей правовий інститут, варто звернути увагу, що  в сучасному корпоративному праві посада корпоративного секретаря впроваджується не тільки в акціонерних товариствах, а й в інших організаційно-правових формах юридичних осіб, корпораціях тощо.

Розвиненість правового інституту корпоративних секретарів в англосаксонських країнах світу має наслідком виникнення професійних співдружностей, асоціацій корпоративних секретарів та створення уніфікованих  принципів організації діяльності корпоративних секретарів.

Так, зокрема, Міжнародною організацією корпоративних секретарів (CSIA), створеною у 2010 році з метою об’єднання та поглиблення знань та професійних навичок корпоративних секретарів, чисельність якої вже понад 70 000 осіб більш ніж у сімдесяти країнах світу, було розроблено та затверджено Основоположні принципи корпоративних секретарів (Governance Principles for Corporate Secretaries).  Такими принципами, зокрема, є:

1. Цілісність
2. Відповідальність
3. Керівництво
4. Прозорість
5. Розділення правління та управління
6. Корпоративна відповідальність перед суспільством та довкіллям

Вказані міжнародні тенденції розуміння впливу корпоративного управління та необхідності упорядкування стандартів такого управління через запровадження принципів та єдиних підходів до цього правового інституту також відображено й на національному рівні, зокрема, рішенням Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку № 955 від 22.07.2014 затверджено Принципи корпоративного управління.

Пунктом 3.1.16 Принципів корпоративного управління, зокрема, передбачено, що корпоративний секретар володіє необхідними для виконання своїх завдань знаннями, бездоганною репутацією, а також повинен мати довіру з боку акціонерів

Таким чином, перші кроки у запровадженні інституту корпоративних секретарів в національне правове поле покладено, а з набранням чинності Законом України № 2465-IX «Про акціонерні товариства» з нового року є можливість втілити досвід міжнародної спільноти в використанні цього юридичного інструмента на практиці.