Генеральный партнер 2020 года

Издательство ЮРИДИЧЕСКАЯ ПРАКТИКА
Главная » Новости » Электронный документооборот или бумажные документы?

Электронный документооборот или бумажные документы?

  • 21.04.2020 18:29

В связи с карантином большинство представителей бизнеса активизируют действия по диджитализации внутренних процессов и процедур. Это касается и документооборота, как внутреннего, так и внешнего. Возникает вопрос: следует ли продолжать вести большинство документов, в частности первичных, в бумажном варианте, или все же можно вести электронный документооборот?

Анализируя выводы судебной практики, попробуем выделить определенные тенденции.

В соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее — Закон о бухгалтерском учете) первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции.

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные и сводные учетные документы могут быть подготовлены в бумажной или в электронной форме и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

название документа (формы);

дату подготовки;

название предприятия, от имени которого подготовлен документ;

содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Первичные документы, составленные в электронной форме, используются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Под термином «законодательство об электронных документах и электронном документообороте» подразумеваются Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее — Закон об электронных документах) и Закон Украины «Об электронной цифровой подписи». В соответствии со ст. 5 Закона об электронных документах электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Содержание и порядок размещения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством, в частности, в нашем случае — Законом о бухгалтерском учете.

Таким образом, первичный документ, составленный в электронной форме в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержащий все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажной форме.

Данный вывод подтверждается письмом ГФС от 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15, а также судебной практикой.

Согласно решению Верховного Суда от 03.03.2020 по делу № 140/2715/18 первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции. Первичные документы, составленные в электронной форме, используются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Аналогичные выводы приводятся в решении Верховного Суда от 29.11.2019 по делу № 160/921/19, решении Хмельницкого окружного административного суда от 17.03.2020 по делу № 822/2760/15, решении Киевского окружного суда от 21.02.2020 по делу № 320/4190/19 и в ряде других судебных решений.

Может ли электронный документ быть достаточным для подтверждения реальности хозяйственных операций?

В соответствии со ст. 8 Закона Украины «Об электронных документах» юридическая сила электронного документа не может быть оспоренной исключительно по причине того, что он имеет электронную форму. Допустимость электронного документа в качестве доказательства не может оспариваться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму.

Данные выводы подтверждаются и выводами Верховного Суда в решении от 09.08.2019 по делу № 2а-17460/11/2670.   

В частности, в вышеуказанном деле налоговый орган ставит под сомнение реальность подтверждения осуществления хозяйственной операции (купля-продажа) электронным документом, а именно выпиской из Реестра сделок, которая содержит информацию о сделках, заключенных этим участником на биржевых торгах.

Однако суд кассационной инстанции усматривает, что суды предыдущих инстанций верно полагали, что биржевые операции на ПАО «Украинская биржа» являются реальными, надлежащим образом задокументированы, реальность и существование биржевых сделок подтверждается выпиской из Реестра сделок, движение средств и ценных бумаг подтверждается выпиской об операциях с ценными бумагами на счете в ценных бумагах, данные обеих выписок полностью согласуются, безвозмездная передача ценных бумаг при клиринге невозможна, но движение средств осуществляется не в банке, а в депозитарии согласно положениям статьи 8 Закона Украины «О национальной депозитарной системе и особенностях электронного оборота ценных бумаг в Украине». В указанных обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о неправомерности принятых ответчиком оспариваемых налоговых уведомлений-решений.

Аналогичная позиция изложена в решении Верховного Суда от 19.12.2019 по делу № 2а-12950/11/2670. Данные выводы Верховного Суда сформированы с учетом одного из главных принципов бухгалтерского учета: принципа превалирования сути над формой.

Таким образом, реальность хозяйственных операций может быть подтверждена первичными документами как в бумажной форме, так и в электронной, и не может ставиться налоговым органом под сомнение исключительно на основании формы составления первичного документа.

Могут ли электронные документы служить доказательствами в административном судопроизводстве?

Налогоплательщики, перешедшие на электронный документооборот, часто спрашивают: «Как суды, в том числе административные, воспринимают электронные документы? Будут ли такие доказательства надлежащими и допустимыми?».

Проанализировав судебную практику, можем сделать следующие выводы: электронные документы могут являться как основными, так и дополнительными доказательствами подтверждения факта реализации товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Так, например, Верховный Суд в решении от 12.02.2020 по делу № 813/3577/13-а отметил:  «По своему экономическому и юридическому содержанию услуга представляет собой деятельность, результаты которой не всегда требуют материального выражения и реализуются и потребляются в процессе ее осуществления».

Так, к примеру, тестирование, антивирусная профилактика, настройка, обработка и создание информационных баз данных, разработка, поддержка и сопровождение веб-сайтов, создание и поддержка ящиков электронной почты, подключение к сети интернет по своей сути не являются услугами, которые нуждаются в материальном выражении на соответствующем бумажном носителе. Как установлено судом первой инстанции и не опровергнуто ответчиком, истцом предоставлялись для исследования представителям налогового органа результаты услуг, полученных от соответствующих субъектов хозяйствования, а именно: электронные документы с материалами, аналитическими данными, проектами.

Следовательно, отсутствие документов, фиксирующих результат оказания контрагентами каждой услуги, при условии наличия доказательств, подтверждающих фактическое осуществление соответствующих операций, не может свидетельствовать в целом о непредоставлении или невыполнении услуги.

Таким образом, электронные документы наравне с бумажными могут служить доказательствами в административном судопроизводстве, подтверждая осуществление хозяйственных операций налогоплательщика.

Однако, учитывая вышеприведенную практику, можно прийти к выводу, что налоговые органы не всегда паритетно признают электронные документы наравне с документами, составленными в бумажной форме, несмотря на существующую практику Верховного Суда, которая в соответствии с ч.  5 ст. Закона Украины «О судоустройстве и статусе судей» является обязательной для всех субъектов властных полномочий, в том числе и для налоговых органов.

Поэтому, перефразируя известное выражение Оливера Кромвеля, чтобы уменьшить негативные налоговые последствия для бизнеса, электронный документооборот ведите, но возможность распечатать документы всегда имейте.

Наталия Мусиенко, старший юрист практики разрешения налоговых споров KPMG Law Ukraine

Артур Горголюк, юрист практики разрешения налоговых споров KPMG Law Ukraine

Поделиться

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Подписывайтесь на «Юридическую практику» в Facebook, Telegram, Linkedin и YouTube.

1 Комментарий
Встроенные отзывы
Посмотреть все комментарии
julis

Некоторые бух.фирмы давно уже используют электронный документооборот. Levant consulting работает с клиентами только удаленно и документы только в электронном виде.

Slider

Какой самый быстрый путь утоления кадрового голода в судах?

Просмотреть результаты

Загрузка ... Загрузка ...

PRAVO.UA

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: