Обсуждение вопроса выставления счетов за юридические услуги клиентам является важным этапом в их взаимодействии. Если в Соединенных Штатах Америки этой проблеме посвящены книги и публикации, у нас юристы приобретают знания в этой области на практике. В данной статье речь пойдет о том, что представляет собой счет клиенту, кто отвечает за составление и когда его необходимо направлять клиенту.

Обсудите размер гонорара и возможные расходы заранее

Размер гонорара существенно влияет на принятие клиентом решения об обслуживании в той или иной юридической фирме. Поэтому клиент с самого начала хочет знать, в какую сумму ему обойдутся услуги юриста. Форма оплаты (почасовая, фиксированная или комбинированная) и размер гонорара оговариваются с клиентом еще до заключения договора о предоставлении юридических услуг. Юрист должен детально объяснить клиенту, каким образом насчитывается гонорар, и выяснить, какой вид оплаты наиболее выгоден для клиента. Определившись с суммой, стороны подписывают договор о предоставлении юридических услуг, после чего юрист получает более детальную информацию о поставленной клиентом задаче.

Во время переговоров с клиентом нужно также обсудить оплату расходов, которые могут возникнуть у юристов во время ведения дела. Среди них расходы, связанные с нотариальным удостоверением документов, уплатой государственных пошлин, расходы на командировку, на телефонные переговоры, и другие действия, совершаемые юристом в интересах клиента. Чтобы избежать недоразумений и вопросов о том, какие расходы клиенту нужно оплатить, а какие юрист должен отнести к числу непредусмотренных, следует обсудить подобные моменты с клиентом заранее и зафиксировать в договоре.

Однако из каких фондов юридическая фирма будет черпать средства на текущие расходы? Чаще всего юридические фирмы используют свои ресурсы для оплаты возникающих расходов, которые потом включают в счета клиентам. В случае если юридическая фирма не имеет достаточных средств на оплату расходов, с клиента берется предоплата. Некоторые юридические фирмы практикуют при выставлении счета клиенту увеличивать общую сумму на 1 % — на коммуникационные или административные расходы.

Получите счет, господа!

Оговорив все вопросы, касающиеся оплаты услуг, юрист приступает к работе. По мере выполнения задания юрист предъявляет к оплате счет. Это может происходить ежемесячно, еженедельно или через другой промежуток времени, в зависимости от договоренности с клиентом. Если выбрана почасовая форма оплаты, то бланк со счетом содержит информацию о количестве часов, потраченных на работу с клиентом, и детальное описание проделанной работы в течение указанного времени. В счет включается также оплата текущих расходов юридической фирмы, связанных с выполнением задания клиента.

В адвокатской фирме «Династия» (г. Днепропетровск), после того как юрист принял решение о необходимости выставить счет клиенту, оформлением счетов занимается бухгалтерия.

В юридической фирме «АНК» (г. Одесса) разработана специальная программа учета рабочего времени. Согласно этой программе, ежедневно юристы подают информацию о количестве часов и виде работы для клиента. В дальнейшем эти документы обрабатывает бухгалтерия.

Если же формой оплаты юридических услуг является фиксированная ставка, то клиенту ежемесячно высылают счета, содержащие общую сумму, если другое не было оговорено ранее. Иногда в счет, по желанию клиента, включают описание проделанной работы. Международная юридическая фирма в счет может включить также информацию о ставке юриста, работавшего над клиентским вопросом.

Оформление счета в международной фирме

В международной юридической фирме EY Law компьютеризирована система учета времени, потраченного юристом на того или иного клиента. Это база данных, содержащая список клиентов. Каждую неделю юрист вносит данные о том, сколько часов он потратил на клиента, с описанием выполненной работы. Информация собирается, обрабатывается и учитывается при оформлении счета. Техническую работу по сбору информации из базы данных и заполнению форм делают секретари юридических отделов. В зависимости от договоренности с клиентом в счете может указываться полная информация о работе юриста за каждый час или просто общая сумма. После этого счета направляются в бухгалтерию для дальнейшей обработки. Перед тем как отправить счет клиенту, юрист должен перепроверить правильность документа на соответствие всем проделанным работам и потраченному времени.

Почасовый отчет о проделанной работе ведется юристами и при фиксированной форме оплаты, эта информация предназначена для внутреннего пользования.

Счет, выставляемый клиенту в международной юридической фирме EY Law, состоит из нескольких страниц: сопроводительное письмо с кратким описанием выполненной юристом работы и указанием суммы за ее выполнение, дополнительный бланк с детальным описанием работ, порядка оплаты и указанием общей суммы на двух языках (английском и украинском).

В международной фирме EY Law гибкая тарифная система, позволяющая предоставить скидки клиенту на некоторые расходы, если общая стоимость услуг превышает предварительно посчитанную сумму или времени на решение задачи было потрачено больше стоимости такой работы. «Одна из задач юридической фирмы EY Law: «Превзойти ожидания клиента», — отмечает юрист Максим Лавринович.

Предъявляйте счет своевременно

Юристы рекомендуют высылать счет к оплате сразу же после окончания дела. Старший юрист EY Law Александр Курдыдык отмечает, что идеальное время для предъявления счета клиенту — день окончания работы над его заданием, хотя на практике счет может присылаться несколько позже. Это характерно для проектов, над которыми работали юристы из офисов разных стран. Сбор и подсчет всех затрат занимает определенное время.

Если юристы задерживаются с выставлением счета, возрастает опасность того, что клиент не заплатит. Во-первых, финансовое положение клиента может измениться. Во-вторых, клиент с большим удовольствием заплатит юристу сразу после окончания дела, а не спустя несколько месяцев. Американские юристы такой подход наглядно изобразили в виде «кривой благодарности клиента». Как показывает эта схема, после окончания дела клиенты переполнены чувством благодарности к юристу. Именно в этот период лучше всего присылать счет. Через месяц клиент, возможно, ответит юристу следующим образом: «Вы выполняли свою работу, в то же время не было никаких оснований для того, чтобы я проиграл дело». Еще через некоторое время клиент может прийти к выводу, что ему вообще не нужен был юрист или такой юрист, который довел дело до суда.

Итак, счет должен быть не просто правильно составлен, с точным учетом затраченного времени и выполненных работ, но и вовремя предъявлен к оплате клиентам.