Правила делового общения и ведения переговоров предусматривают, что исход переговоров зависит не только от личных деловых качеств договаривающихся сторон и четко сформулированных позиций для обсуждения. Достаточно часто результат зависит от таких «второстепенных» факторов, как место проведения встречи, его интерь­ер и прочие. В связи с этим «ЮП» решила узнать, как относятся к выбору места проведения переговоров юристы.

Места надо знать

Итак, можно выделить три категории мест ведения переговоров юриста и клиента: офис компании, офис клиента и нейтральная территория.

Как правило, первая встреча с клиентом проводится в офисе компании. С этим согласны большинство юристов, поскольку в таком случае выполняется сразу несколько задач. Во-первых, как отметил Максим Лавринович, управляющий партнер ЮФ «Лавринович и Партнеры», происходит некая «презентация» фирмы, юристов, в результате чего клиент знакомится с рабочей атмосферой компании, в которую он обратился и с которой, возможно, будет сотрудничать. Во-вторых, по словам юриста патентно-юридического агентства «Дубинский и Ошарова» Марии Шверк, нередко во время первой встречи возникает необходимость работы с документами, которую удобно осуществлять в офисе юридической фирмы.

Впрочем, проведение переговоров в каждом из мест имеет свои положительные и отрицательные стороны. Как подчерк­нула юрист юридической фирмы «Фришберг и Партнеры» Надежда Муквич, офисная атмосфера очень деловая и настраивает на оперативное и качественное решение юридических вопросов. Минус сугубо деловой обстановки в том, что между юрис­том и клиентом вряд ли возникнет «неуловимая связь» на грани интуиции. Кроме того, некоторые важные для юриста, но очень личные или болезненные для клиента, аспекты наверняка останутся незамеченными. Если же переговоры проходят в офисе клиента, также сохранится деловая обстановка, с той лишь разницей, что юрист — не хозяин положения. Есть и преимущество — офис клиента может рассказать о нем много такого, о чем сам клиент предпочтет умолчать. В то же время применяемая сотрудниками компании практика проведения переговоров за ланчем или чашечкой утреннего кофе создает атмосферу доверия. Именно в такой обстановке юрист превращается в психолога, а возможно, и друга.

Итак, знакомство состоялось успешно. После этого места для встреч с целью обсуждения текущих вопросов могут быть самыми разными, но, как правило, учитываются пожелания клиентов. Встречи могут проводиться, в том числе, в ресторане за бизнес-ланчем или в кафе за чашкой кофе. Хотя это зависит от того, насколько дружес­кие отношения установились между юрис­том и клиентом. При этом Максим Лавринович напомнил, что есть определенные правила выбора места, например, если возникает вопрос, требующий обсуждения в конфиденциальной обстановке, то переговоры проводятся вне офиса компании или офиса клиента.

А вот что касается переговоров юристов с коллегами по цеху, то здесь юристы сходятся во мнении: в условиях существенной занятости наиболее часто в таких целях используются различные официальные и неформальные собрания юристов в рамках деятельности общественных организаций. Прежде всего, таких как Ассоциация юристов Украины и Ассоциация адвокатов Украины.

Уютно и продуктивно

Как показывает изложенное выше, большая часть встреч проходит в офисе самой компании. Для этих целей в офисах оборудуются специальные комнаты для ведения переговоров.

Например, в ЮФ «Лавринович и Парт­неры» есть две конференц-комнаты. Также в этих целях могут быть использованы и кабинеты партнеров, которые оборудованы всем необходимым для переговоров.

Елена Сердюк, менеджер по развитию бизнеса адвокатской конторы «Коннов и Созановский», сообщила нам, что в офисе конторы для этих целей предусмотрено три переговорные комнаты. В одной (самой большой) находятся большой стол для переговоров, плазменный экран для проведения презентаций, компьютер, проектор. Вторая — малая переговорная с круглым столом для переговоров. А третья называется «мягкой»: там тоже есть круглый стол, но для удобства и комфорта в ней стоят мягкие кресла и маленький диван.

Аналогичная специально оборудованная комната для проведения переговоров и встреч имеется и в ПЮА «Дубинский и Ошарова». При этом, как подчеркнула Мария Шверк, важным фактором является соблюдение баланса между удобством и стимулирующей к работе атмосферой. Например, перенасыщенность переговорной комнаты новомодными электронными «игрушками» может отрицательно сказаться на эффективности переговоров. Нельзя забывать и о том, что помещение для переговоров должно регулярно проветриваться, в нем не должно быть жарко.

Чтобы добиться желаемого

Как отметила Елена Сердюк, вопрос выбора места для переговоров имеет «психологическую» подоплеку. Например, проведение переговоров на своей территории обес­печивает некоторые преимущества, как-то: контроль ситуации и воздействие на нее путем выбора места для проведения переговоров. Известно, что «дома» люди чувствуют себя более уверенно, комфортно — им в целом помогает обстановка. Наряду с положительными моментами существует ряд моментов, которые осложняют процесс переговоров для принимающей стороны. Так, будучи дома, вы не можете отложить принятие решения, сославшись на отсутствие информации под рукой. А если ваш партнер приехал издалека, у вас может возникнуть ощущение некоего обязательства перед ним. Организационные моменты встречи могут отвлекать вас от работы, создавать чувство беспокойства. В этом случае, кроме «своей территории» или территории другой стороны, для встречи может быть выбрана нейтральная территория.

Впрочем, как отмечает Надежда Муквич, деловые переговоры от светской болтовни отличает только четко сформулированная цель встречи, поэтому успех переговоров измеряется степенью ее достижения. Место переговоров, конечно же, влияет на их исход, но не является определяющим. Прежде всего, важны компетентность и профессионализм юриста.

Мария Шверк уточняет, что для получения ожидаемого результата переговоров необходимо, прежде всего, осуществить тщательную и всестороннюю подготовку: изучить предмет переговоров, подготовить аргументацию и необходимые документы.

Резюмируя, нельзя не согласиться с мнением гжи Муквич, что при проведении переговоров их результат могут создать соответствующие условия: например, правильный выбор блюд во время ланча. Хотите, чтобы ваш партнер нервничал и не следил за ходом разговора — закажите костис­тую рыбу или что-то острое для человека, который не переносит острую пищу. Если хотите добиться благосклонности или понравиться вашему контрагенту, то узнайте, что он предпочитает, и закажите именно это блюдо (для себя, желательно, тоже). Вспомните опыт ­Авраама Линкольна, перед каждой важной встречей изучавшего привычки и предпоч­тения человека, с которым он встречался, чтобы иметь возможность поддержать в разговоре любую тему, интересующую ­партнера.

Подобные правила распространяются и на юристов. Только некоторые обращают на них меньше, а другие — справедливо, больше внимания.