Цифровий формат — PRAVO.UA
прапор_України
2024

Генеральний партнер 2024 року

Видавництво ЮРИДИЧНА ПРАКТИКА

Цифровий формат

Рубрика Тема номера
Законодавчі зміни створили підґрунтя для виконання державою глобального завдання — переведення кадрового обліку в електронну форму
Персональний комп’ютер та інтернет стали невіддільною частиною життя і дають змогу виконувати роботу з будь­якого куточка світу

Електронний документообіг у трудових правовідносинах — завжди відкрите питання.

Складно взагалі зрозуміти, чому в епоху цифровізації ми змушені підписувати заяву про прийняття на роботу чи відпустку тільки в паперовому вигляді.

Однак це так. Наразі трудове законодавство з електронним документообігом пов’язано лише віддалено.

Проблеми зберігання

Величезною проблемою під час переходу на електронний документообіг є та обставина, що «трудові» документи здебільшого є документами довготривалого та постійного зберігання. Наприклад, документи з кадрових питань (про прийняття на роботу, заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, відпустки на догляд за дитиною, відпустки без збереження заробітної плати тощо) потрібно зберігати 75 років, а контракти з керівниками — постійно (до моменту ліквідації організації).

Здавалось би, що складного — треба лиш організувати зберігання документів протягом необхідного часу, але не все так просто.

Як виявляється, у світі не існує сьогодні технологій, які б могли гарантовано забезпечити зберігання електронних документів дуже тривалий час. Строк життя файлів наразі лише 20 років, для порівняння: папір за правильних умов можна зберігати до 600 років. Нині на постійне зберігання в електронному вигляді, наприклад, у США передали лише один документ, хоча програму переведення було запущено на початку 2000­х, і зараз лише вивчають умови зберігання файлів та можливість їх відтворення.

Не всі документи потрібно зберігати 75 років. Наприклад, посадові інструкції працівників треба зберігати лише 5 років. Однак зміні законодавства щодо переведення подібних документів в електронну форму заважає вже матеріально­технічне забезпечення архівних установ, які фізично не можуть організувати зберігання таких документів.

Наразі є глобальна задача держави — перевести всі документи, зокрема й трудові, в електронний формат. Для цього створюються робочі групи, які працюють і над зменшенням кількості необхідних документів, і над можливістю переведення їх в цифру. В Державній архівній службі України навіть створено Управління цифрової трансформації, яке бере активну участь у пошуку шляхів вирішення питань, пов’язаних із необхідністю дублювати документи в паперовій та електронній формах, а також можливістю забезпечити зберігання документів в електронній формі довгий час.

Також розглядаються варіанти впровадження системи, в рамках якої компанії, що можуть забезпечити зберігання електронних версій документів протягом необхідного часу відповідно до певних стандартів, зможуть взяти на себе обов’язок забезпечити таке зберігання, а в разі порушення будуть нести відповідальність.

Однак, незважаючи на всі перепони, держава впевнено крокує в напрямку запровадження електронного документообігу.

Цієї весни було прийнято
два важливі закони

Перший — це Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу» № 1213­ІХ від 4 лютого 2021 року. Цим законом було впроваджено поняття дистанційної роботи, а також можливість проводити ознайомлення та інструктаж (навчання) працівника з питань охорони праці та протипожежної безпеки дистанційно. Таке ознайомлення може бути проведено з використанням сучасних інформаційно­комунікаційних технологій, зокрема засобів відеозв’язку, а підтвердженням проведення інструктажу (навчання) вважається факт обміну відповідними електронними документами між власником або уповноваженим ним органом і працівником.

У Законі № 1213­ІХ також зазначено, що «ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами власника або уповноваженого ним органу щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між власником або уповноваженим ним органом та працівником».

Ця норма є революційною. До цього моменту ознайомлення з такими важливими документами, як правила внутрішнього розпорядку, могло бути підтверджено лише через власноручний підпис працівника на відповідному документі. Звісно, карантин 2020—2021 років вніс свої корективи та пришвидшив процес розвитку електронного документообігу, однак фактично можливість працювати віддалено від основного місця розташування роботодавця з’явилась у працівників років десять тому, коли персональний комп’ютер та інтернет стали невіддільною частиною життя і дали змогу виконувати роботу з будь­якого куточка світу.

Електронні трудові книжки

Другим нормативним актом став Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217­IX від 5 лютого 2021 року. За цим законом протягом п’яти років пропонується повністю відійти від обов’язковості заповнення трудових книжок. Причому відсутність паперових трудових книжок жодним чином не погіршить становище працівника. Закон № 1217­IX визначає, що вся необхідна інформація буде заноситися до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Наповнення цього реєстру здійснюється з 2011 року, і, відповідно, вся інформація щодо трудового стажу за останній час уже є незалежно від наявності чи відсутності паперової трудової книжки. Додатково постановою Кабінету Міністрів України № 1084 «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» № 1084 від 27 листопада 2019 року встановлено, що «відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду України через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості може бути подано також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановлює Пенсійний фонд України». Отже, як і з першим законом, Закон № 1217­IX лише узгодив норми законодавства з реаліями, які вже давно потребують врегулювання.

Якщо розглядати більш ранні законодавчі ініціативи, то не можна обійти прийнятий у 2019 році, але з 17 грудня 2019 року не підписаний Президентом законопроєкт № 2260. Цим законопроєктом пропонувалося доповнити Кодекс законів про працю України новою статтею 92, де зазначити, що «письмовою формою документа для цілей цього Кодексу є форма документа, яка передбачає фіксацію його змісту в паперовій або електронній формі (в тому числі в автоматичному режимі). Документ, складений в електронній формі, повинен відповідати вимогам законодавства». Важко недооцінити вплив цього акта на трудовий документообіг у країні в цілому. Однак на сьогодні його так і не підписано.

Пришвидшити перехід

Зараз, коли співбесіди можуть проходити онлайн, задачі можуть ставитися і виконуватися онлайн, якби не необхідність підписувати трудові документи, працівник і роботодавець могли б ніколи не зустрічатися в одному приміщенні. Відповідно, сподіваємося на швидке вирішення питань щодо можливості ведення і зберігання документів про працю і працевлаштування в електронній формі.

ПАРХОМЕНКО Анна — заступник директора юридичного департаменту Moneyveo, м. Київ

Поділитися

Підписуйтесь на «Юридичну практику» в Facebook, Telegram, Linkedin та YouTube.

Баннер_на_сайт_тип_1
YPpicnic600x900
баннер_600_90px_2
2024
tg-10
Legal High School

Зміст

Додаток до газети Юридична практика № 17-18 (1218-1219)

In memoriam

Назавжди перший

VOX POPULI

Операція «Ліквідація»

Актуально

Очікування — реальність

Акцент

Реформа і зміст

Галузі практики

Соціальна еволюція

Прописати процедури

Дайджест

Нові проблеми належного повідомлення

Держава та юристи

Земельний наділ

Обережно, мета

Новини

Новини юридичних фірм

Карта подій

IP REPORTER

Новини Євросуду

ЄСПЛ констатував, що суди повинні доводити правомірність втручання, коли призначають покарання за використання національної символіки

Новини з зали суду

Велика Палата ВС погодилася з тим, що кандидат у судді може подавати по одній заяві на участь у конкурсі в загальний і спеціалізований суд

Судова практика

Переважність причин

Процесуальні манери

Заповітний час

Судові рішення

Акціонер, який звертається в інтересах юридичної особи, не є позивачем, а є особою з особливим процесуальним статусом

Щодо призначення пенсії за вислугу років

Тема номера

Цифровий формат

Профспілковий страж

Віддати належне

У фокусі: ІР­-Реформа

Двигун внутрішнього загоряння

Інші новини

PRAVO.UA