Успешность бизнеса и его деловая репутация во многом зависят от того, насколько эффективно построена в нем система выявления, устранения и предотвращения финансовых убытков и других рисков, а также потери деловой репутации вследствие невыполнения законодательных актов или внутренних политик и процедур компании — так называемая система комплаенс­-контроля.

 

Кадровый комплаенс

Речь в данном случае идет не только о крупном корпоративном бизнесе, который уделяет разработке и внедрению систем комплаенс­контроля львиную долю времени и ресурсов, но и о среднем и даже малом бизнесе, также ежедневно работающем над выявлением и устранением рисков в своей деятельности, просто в меньших масштабах.

Комплаенс-­контроль охватывает множество различных сфер и используется практически на всех этапах ведения бизнеса: начиная с проверки деятельности директора компании на соответствие законодательным нормам и внутренним требованиям компании и заканчивая проведением так называемого due diligence — комплексной проверки контрагентов, с которыми заключаются хозяйственные договоры (контракты), или объекта, выступающего предметом таких договоров.

В данной статье предлагаю рассмотреть особенности комплаенса в сфере HR (или, как его еще называют, кадрового комплаенса), который в последнее время стал достаточно актуальным в силу резкого увеличения юридической ответственности за нарушение трудового законодательства (в частности, максимальный размер штрафа был увеличен до 320 000 грн).

Следует отметить, что кроме предотвращения применения штрафных и других юридических санкций кадровая комплаенс­-политика призвана повысить эффективность работы сотрудников, предупредить или минимизировать финансовые убытки от недобросовестных и/или преступных действий сотрудников (таких как мошенничество, растрата/присвоение/хищение средств компании, служебные и экономические преступления и т.д.), а также сохранить наработанную годами положительную деловую репутацию.

Поскольку институт комплаенс­-контроля находится на стадии становления, разработку и внедрение систем комплаенс­-контроля в сфере HR осуществляют в первую очередь представители крупного корпоративного бизнеса, привлекая для этого внешних аудиторов и юридических консультантов. Построение эффективной системы кадрового комплаенс­-контроля осуществляется в несколько этапов: 1) выявление всех рисков и нарушений в сфере кадрового делопроизводства; 2) их устранение; 3) разработка и внедрение индивидуальной кадровой комплаенс-­политики компании; 4) обучение сотрудников по вопросам ее выполнения; 5) постоянный контроль за неукоснительным соблюдением данной политики; 6) усовершенствование кадровой комплаенс-­политики с учетом практики ее применения.

 

Аудит и тренинги

Первым и во многом определяющим этапом построения эффективной системы кадрового комплаенс­-контроля является проведение кадрового аудита компании — комплексной проверки командой привлеченных аудиторов и юристов на предмет выявления всех рисков/нарушений/несоответствий в работе компании в части кадрового делопроизводства, а также для выявления аспектов, которые не являются нарушениями трудового законодательства, но которые необходимо усовершенствовать с целью повышения эффективности ведения бизнеса в целом.

В частности, проведение кадрового аудита направлено на выявление ошибок в порядке ведения кадрового документооборота, условиях хранения, архивации кадровой документации; выявление нарушений при документальном оформлении найма и увольнения сотрудников (в частности, при оформлении заявлений сотрудников, приказов, трудовых книжек, трудовых договоров и т.п.); анализ корректности составления должностных инструкций, внутренних положений и других локальных нормативно­-правовых актов работодателя; проверку правильности ведения бухгалтерского учета кадров (речь идет о штатном расписании, выплате заработной платы, оформлении отпусков и т.д.).

Услуга кадрового аудита появилась относительно недавно, но уже стала достаточно востребованной на рынке, и ее актуальность будет только повышаться, поскольку именно результаты кадрового аудита позволяют определить, в каких направлениях необходимо двигаться и на какие аспекты следует обратить особое внимание при разработке кадровой комплаенс-­политики.

После выявления и устранения нарушений в сфере кадрового делопроизводства рекомендуется разработать документ — так называемую кадровую комплаенс­-политику, которая будет включать в себя все ключевые принципы и процедуры, необходимые для предотвращения, выявления и устранения описанных выше кадровых рисков.

Эффективная кадровая комплаенс­-политика должна не только базироваться на нормах законодательства, но и быть индивидуальной, то есть учитывать ключевые особенности работы бизнеса, его объемы, количество сотрудников, территориальное распространение, наличие иностранных представительств или доли государства в уставном капитале и т.д.

Следует отметить, что для внедрения разработанной кадровой комплаенс­-политики недостаточно только ознакомить сотрудников с ней. Важно провести для них ряд тренингов и практических курсов по использованию и соблюдению разработанных правил. Особое внимание при проведении тренингов следует уделить правилам поведения сотрудников при проверках Государственной службы по вопросам труда и других контролирующих органов, а также при обысках и иных следственных действиях, которые проводятся правоохранительными органами. Для проведения таких тренингов, как правило, привлекаются юридические консультанты, имеющие опыт работы в контролирующих и правоохранительных органах или большой практический опыт представительства интересов клиентов в данных органах.

 

Контроль за исполнением

Как известно, наличие разработанных правил, какими бы замечательными они ни казались на первый взгляд, еще не означает, что эти правила будут неукоснительно выполняться и принесут ожидаемый результат. Поэтому соблюдение кадровой комплаенс-­политики во многом зависит от готовности сотрудников выполнять такие правила, а также от эффективности осуществления контроля за их выполнением.

Юридически обязанность осуществлять контроль за соблюдением законодательных и внутренних нормативных актов в сфере кадрового учета возлагается на руководство компании. Что же касается крупного корпоративного бизнеса, то для помощи его руководству в реализации кадровой комплаенс­-политики привлекаются специальные лица — HR-­специалисты или организовываются HR­-департаменты.

Для оценки работы руководства компании, ее HR­-специалистов практикуется привлечение внутренних и внешних комплаенс-­офицеров (compliance officers), которые, оценивая законность и эффективность работы бизнеса в целом, дают оценку эффективности применения кадровой комплаенс-­политики.

В силу того что на Украине деятельность комплаенс-­офицеров не урегулирована на законодательном уровне, их функции на практике часто выполняют аудиторы путем проведения аудиторских проверок и предоставления по их результатам заключений, которые могут стать основанием для изменения существующих кадровых комплаенс-­политик с целью их усовершенствования, а также для привлечения виновных лиц к ответственности.

Резюмируя, хотелось бы отметить, что по вполне очевидным причинам сами по себе правила/процедуры/политики, в том числе и комплаенс-­политики в сфере HR, могут обеспечить защиту бизнеса от рисков осуществления ошибок или нарушений, а также минимизировать их последствия только тогда, когда прогрессивные и эффективные идеи, заложенные в основу комплаенс-­политики, подкреплены готовностью всех сотрудников к их реализации на практике.

МЕЛАШ Дмитрий — руководитель проектов Gryphon Investment Consulting Group, г. Киев

---

Комментарии

Часть бизнес­подхода

Мария ГОНЧАР, юрист «КПМГ­Украина»

При кадровой диагностике зачастую можно отметить следующие нарушения/неточности, допускаемые компаниями: привлечение сотрудников к работе в выходные дни, сверхурочной работе без соответствующего оформления; трудоустройство инвалидов без соблюдения рекомендаций МСЭК; некорректное ведение учета рабочего времени; отсутствие графиков отпусков/сменности: непроведение аттестации рабочих мест и т.д.

Некоторые политики предусматривают также возможность ведения кадровой документации в электронном виде, при этом внедрение такого подхода во многих компаниях остается неурегулированным и неунифицированным ввиду существующих важных процессов компании или по причине нарушения действующего законодательства Украины при его внедрении.

Исходя из вышеизложенного, перед разработкой кадровой комплаенс­-политики компаниям рекомендуется проанализировать существующие процедуры, связанные с кадровым оформлением, чтобы выявить неурегулированные вопросы, а также формировать политику таким образом, чтобы она стала неотъемлемой частью бизнес­подхода компании и соответствовала как законодательству Украины, так и глобальным принципам и ценностям компании.

 

Правильное оформление

Инесса ЛЕТИЧ, старший юрист ЮФ Asters

Безусловно, наиболее актуальными вопросами кадрового комплаенса были и остаются вопросы правильного оформления трудовых отношений с работниками, а также разработка корректных алгоритмов прекращения таких отношений. Причины довольно просты — нарушения при оформлении или неправильное увольнение чреваты как существенными санкциями Государственной службы по вопросам труда, так и значительными потерями в случае исков работников.

Относительно новой тенденцией комплаенс-­политики в сфере HR можно назвать повышение интереса к вопросам безопасности условий труда. В силу специфики деятельности такие вопросы серьезно прорабатывались лишь на предприятиях, использующих физический труд.

Однако на данный момент многие «офисные» компании осознанно принимают решение обеспечить соответствие своей работы требованиям нормативных актов в сфере охраны и безопасности труда (например, провести аттестацию рабочих мест).

В свете последних событий актуальным также является вопрос внедрения эффективной системы воинского учета, если такие вопросы относятся к компетенции отдела персонала.