Генеральний партнер 2021 року

Видавництво ЮРИДИЧНА ПРАКТИКА
Головна » Выпуск №24 (286) » Секретарь — лицо компании

Секретарь — лицо компании

В обществе сложился определенный стереотип секретаря: симпатичная молодая девушка, которая отвечает на телефонные звонки и перекладывает документы с места на место. Обычно, эта профессия воспринимается как временная и стартовая позиция, с которой зачастую начинают свою карьеру молодые специалисты. Такое мнение не совсем объективно. Нельзя недооценивать роль секретаря в организации деятельности предприятия, учреждения или организации. Важные функции он выполняет и в юридической фирме. Кроме того, что секретарь является лицом компании, он должен обладать определенными знаниями и навыками. Кто же такой офис-секретарь и в чем заключается специфика его работы в юридической фирме?

ТРЕБУЕТСЯ СЕКРЕТАРЬ СО ЗНАНИЕМ ПРАВА

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «Инициативный и рассудительный помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для организации работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции». Говоря о работе секретаря в юридической фирме, можно выделить несколько особенностей, связанных со спецификой деятельности компании.

Понимание юридической терминологии, ориентация в базовых понятиях права — обязательный «багаж» знаний такого секретаря. Компетентность в этих вопросах упростит его работу с контрактами, договорами, а также переписку с клиентом. «В идеале секретарь должен быть личным помощником юриста. Для этого ему нужно разбираться в юридических аспектах работы», — считает персональный ассистент генерального директора компании «Эрнст энд Янг Украина» Юлия Фетисова. Юридическому секретарю желательно иметь юридическое образование или быть студентом юридического факультета. Однако диплом юриста — не основное требование к претенденту на должность секретаря. По мнению адвоката юридической компании «Эрнст энд Янг Украина» Константина Грибова, секретарю необязательно быть юридически подкованным, главное — уметь быстро найти нужную информацию по требованию юриста и вовремя ее предоставить. Иными словами, должность секретаря не предполагает наличие юридического образования. Термин «юридический» характеризует только лишь специфику работы секретаря.

ДИПЛОМАТИЯ СЕКРЕТАРЯ

Следующая отличительная особенность секретаря, работающего в юридической фирме, — умение хранить конфиденциальные сведения. В силу того, что юридические компании очень строго подходят к распространению какой-либо информации о клиенте, юридический секретарь должен знать, что можно говорить при общении по телефону, а о чем лучше умолчать. В какой-то степени секретаря можно сравнить с дипломатом, который должен быть всегда тактичным, внимательным, воспитанным и следить за каждым произнесенным словом. Юридический секретарь также следит за соблюдением конфиденциальности в работе с файлами клиентов. «Единственный человек, имеющий постоянный доступ к документам наших клиентов, — это юридический секретарь. С его помощью юристу намного проще найти нужную информацию о клиенте, которая находится в специально отведенном месте», — говорит старший юрист юридической фирмы «Эрнст энд Янг Украина» Максим Лавринович. «Кроме этого, значительная часть работы юридического секретаря компании «Эрнст энд Янг Украина» связана с составлением счетов и администрированием платежей. Такая деятельность не является исключительно секретарской, поэтому наши секретари по праву называются администраторами»,— отмечает Максим Лавринович. Юридический секретарь должен знать специализацию каждого из юристов фирмы, а также степень занятости его на данный период времени. Так, если по телефону звонит потенциальный клиент, то юридический секретарь обязательно спрашивает о предмете предстоящего разговора. Тем самым он узнает круг вопросов, которые хочет обсудить клиент, и сразу соединяет его с юристом, специализирующимся в этой сфере.

КАЖДОМУ ЮРИСТУ ПО СЕКРЕТАРЮ?

В полномочия юридического секретаря входит организация поездок юристов в командировки, планирование встреч с клиентами, решение кадровых вопросов, связанных с набором и адаптацией молодых специалистов. Во многих международных юридических фирмах один секретарь отвечает за организацию работы нескольких юристов. Юридический и налоговый отделы компании «Эрнст энд Янг Украина» насчитывают трех юридических секретарей. По словам Константина Грибова, нет необходимости каждому юристу иметь своего секретаря, так как один секретарь в состоянии обеспечить организацию работы сразу нескольких юристов. В киевском офисе международной юридической фирмы «Бейкер и Макензи» один секретарь «прикреплен» к четырем-пяти юристам. «Секретарей мы считаем важным звеном нашей команды. Техническая и административная работа, которую они выполняют, оставляет юристам больше времени на профессиональную деятельность», — говорит партнер юридической фирмы «Бейкер и Макензи» Александр Мартыненко. Что же нужно знать секретарю для успешной работы на юридической фирме?

ХОРОШИЙ СЕКРЕТАРЬ ДОЛЖЕН УМЕТЬ…

Список характеристик идеального секретаря предполагает такие качества, как квалификация и профессионализм, исполнительность и работоспособность, аккуратность и педантичность, вежливость и внимательность, коммуникабельность и способность избегать конфликтов, привлекательность и элегантность. Юридический секретарь должен знать делопроизводство, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, иметь навыки машинописи и базовые знания в юриспруденции. Кроме этого, секретарю в международной юридической фирме пригодится знание иностранных языков. Иметь такого секретаря — значит обеспечить себя надежным и незаменимым помощником. Ведь профессиональное мастерство секретаря определяет корпоративную культуру всего коллектива юридической фирмы.

Поділитися

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Підписуйтесь на «Юридичну практику» в Facebook, Telegram, Linkedin и YouTube.

0 комментариев
Вбудовані Відгуки
Переглянути всі коментарі
Slider

Зміст

FALSE

Закон без разъяснений — не закон?

Государственная практика

Создание модельных судов на Украине

Деловая практика

Вопросы проблемного долга

Законодательная практика

Третейские суды на Украине

Зарубежная практика

Конкурентная политика Бельгии

Личная жизнь под защитой суда

Комментарии и аналитика

Что такое земельный сервитут?

Неделя права

У ВСЮ — новый зампредседателя

Антимонопольный комитет действует

Введены новые полномочия ГКЦБФР

Нормы деятельности органов юстиции

Права человека: миф или реальность?

Новости из-за рубежа

Будет создан совет по правам человека

Санкции за торговлю людьми

Создан комитет по цензуре в Интернете

Конституционный суд запретил проведение референдумов за год до выборов

Канада разрешает однополые браки

Новости профессии

Заявление Фельдмана не удовлетворено

Юрий Яцюк намерен обратиться в Европейский суд

Народные депутаты взяли Козаченко на поруки

Прецеденты

Обжалование закрытия исполнительного производства (кассация)

Получение взятки должностными лицами

Репортаж

Гуманным наказаниям — «зеленый свет»

Упрощаются таможенные процедуры!

Судебная практика

Совет ОАО проиграл временному председателю правления

Жилищные споры: судебная практика

Кто имеет право сказать «Алло»?

Тема номера

«Секретные» трудовые отношения

Оформляйте отношения правильно!

Трудовые отношения согласно КЗоТу

Частная практика

Секретарь — лицо компании

Юридический форум

Чего только в мире не бывает!

Проблемы украинской адвокатуры

информация

Объявления

Приглашаем в холдинг Главу юридического департамента

Інші новини

PRAVO.UA

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: