Ни для кого не секрет, что каждый руководитель предприятия стремится к повышению эффективности его работы, то есть непосредственно при минимальном вложении средств и затраченного времени получить максимальный результат.

В последнее время, с развитием технологий, каждое крупное предприятие максимально старается автоматизировать работу не только технологического процесса, но и внедряет программные продукты для автоматизации работы различных служб. Не остались без внимания и юрис­ты. Тем не менее именно в этой сфере деятельности автоматизация несколько отстает от других служб, в частности от бухгалтерии.

В целом, с учетом специфики работы юрисконсультов, всю обрабатываемую информацию условно можно разделить на два вида: нормативно-правовые акты и, собственно, информация, связанная с применением норм права.

В первом случае программных продуктов, содержащих такую информацию, разработано и внедрено достаточное количество. Более того, данными системами, содержащими нормативно-правовые акты и различные документы, очень успешно пользуются не только юристы. А во втором — программные продукты, которые позволяют обрабатывать правоприменительную информацию, встречаются крайне редко.

Даже несмотря на то, что иногда удается найти необходимые документы в Едином государственном реестре судебных решений, отследить полностью весь процесс по стадиям без специальных программ, к сожалению, невозможно. В частности — от стадии подготовки документов до стадии прохождения всех судебных инстанций. Кроме того, не следует упускать из виду и исполнительное производство, а также претензионную работу юридической службы.

Как раз о подобном программном продукте на примере его работы в юридической службе ООО «Метинвест Холдинг» рассказал Михаил Гурин, начальник юридического отдела ЗАО «Макеевский металлургический завод» на V Ежегодной конференции корпоративных юрис­тов (юрисконсультов) Ассоциации юристов Украины, которая проходила в конце апреля с.г. в г. Киеве.

Собственно, на идею его создания натолкнул именно финансовый кризис 2009 года, в процессе которого проводились мероприятия по оптимизации персонала, в том числе и юридических служб.

Прежде чем разрабатывать и внедрять подобные программы, необходимо проводить более подробный анализ функций, которые выполняют юристы компании. То есть необходимо в первую очередь определить круг функций, которые фактически выполняются специалистами, но, по сути, не относятся к работе юрис­та. К таким функциям чаще всего относятся оплата счетов, хранение договоров, регистрация различного вида документов, и в том числе значительную часть времени занимает всякого рода отчетность — как для юридической, так и для смежных служб.

После этого уже происходит разработка системы и ее непосредственное внед­рение. В случае холдинга такая система заработала уже в конце 2009 года, и для ее разработки не привлекались внешние специалисты, поскольку программирование и обеспечение были осуществлены внутренними ІТ-специалистами.

Следует отметить, что с момента возникновения идеи и формирования базовых вопросов до начала эксплуатации прошло около полугода.

Функции, задачи, доступность

Коммуникация сотрудников, обеспечение оперативного сбора и анализа информации всех активов холдинга и были основными задачами, возложенными на программный продукт.

В данном случае речь идет о том, что к системе могут быть подключены одновременно десятки предприятий, на каждом из которых, в зависимости от объема и величины компании, от десятка до сотни человек могут вносить первичную информацию для возможности последующего ее анализа. Таким образом, возможность пользоваться системой имеется не только у юристов, но к ней также имеют доступ и специалисты смежных отделов.

Более того, внедренный програм­мный продукт не требовал установки специального программного обеспечения. Внесение информации и пользование системой также не требуют никаких дополнительных программных ресурсов и осуществляются с помощью сети Интернет, что, в свою очередь, экономит время и средства.

Но такой подход, естественно, потребовал повышения уровня безопаснос­ти, который был внедрен и представляет собой многоуровневую защиту, вплоть до того, что при внесении в систему определенной записи, например, о претензии или о судебном процессе, другое лицо, которое не является автором этой учетной записи, не имеет возможности внести какие-либо изменения или удалить такую информацию.

Кроме того, каждый пользователь, который в дальнейшем получает доступ к системе, получает определенную роль в системе, а также соответствующий уровень доступа. В данном случае речь идет о том, что некоторые сотрудники юридических служб и смежных подразделений имеют право вносить информацию по претензиям, искам, стадиям судебных разбирательств, исполнительного производства и пр. Также существует и минимальный уровень доступа — только к отчетной информации.

Более того, не следует оставлять без внимания и лиц, ответственных за ведение системы.

Тем не менее в первое время при внед­рении программы у сотрудников компании внесение необходимой информации занимало очень много времени, поскольку этот процесс происходил вручную, и вносилась в электронном виде вся информация, связанная с претензионно-исковой работой за весь год. Для упрощения такой задачи позднее к системе подключили базы данных договоров и базы данных контрагентов, которые ведутся смежными службами.

Предоставленная возможность

По результатам прохождения первого этапа заполнения программного продукта необходимой информацией появилась возможность формирования практически любых форм отчетности, связанной с юридическим обеспечением работы предприятия.

Собственно, для большинства юридических служб не будет большим открытием, что для смежных служб чаще всего проще «переложить ответственность» на юридическую службу в аспекте защиты интересов компании непосредственно в судебном порядке.

Но уже через два-три месяца функционирования этого программного продукта руководством юридической службы наглядно удалось продемонстрировать бесперспективность и ошибочность такого подхода.

Таким образом, после приятия решения об использовании всех инструментов, дабы не доводить соответствующую ситуацию до судебного разбирательства, за два года эксплуатации системы количество судебных заседаний уменьшилось на порядок, а на некоторых предприятиях компании — на два порядка.

Кроме того, подобный программный продукт позволяет юридической службе главной компании холдинга более эффективно использовать инструмент анализа тенденций совершенствования практики правового обеспечения всех активов. То есть наглядно можно проследить как количество судебных споров, так и любую информацию с разбивкой по видам споров, по суммам, по контр­агентам и пр. Таким образом, в любом разрезе, в любой момент времени можно увидеть всю динамику работы всех юридических подразделений.

В свою очередь, каждая юридическая служба получает возможность отдельно выбрать информацию по своему активу и без особых усилий получить полный анализ проделанной работы, а также сравнить ее с предыдущими периодами за любой отрезок времени.

Еще одним из положительных моментов использования системы является возможность видеть практику применения претензионно-исковой работы смежных компаний холдинга, что позволяет сделать выборку по любым активам с учетом специфики спора.

Но главным преимуществом работы данной системы следует отметить то, что она содержит копии различных документов — от иска до окончательного судебного решения. Наличие таких документов позволяет значительно упростить работу юрисконсультов. Так, за счет обмена опытом специалисты получают возможность на этапе анализа всей входящей информации оценить все подводные камни, которые их могут ожидать на всех этапах судебного процесса.

Не менее важным аспектом следует назвать и упрощенную систему взаимозаменяемости сотрудников юридических служб. В данном случае система дает возможность в предельно сжатые сроки ознакомиться со всем ходом ведения судебного дела.

Кроме того, система позволяет формировать график судебных заседаний, что дает возможность наиболее эффективно скоординировать работу сотрудников.

Несмотря на все положительные моменты системы, которые позволяют наиболее эффективно скоординировать работу юрисконсультов, не стоит забывать и о возможных огрехах программы и о потраченном времени для приведения ее в наиболее «презентабельный» вид. В частности, на примере рассматриваемого программного продукта можно проследить тенденцию увеличения количества различных форм отчетности. Так, на начальном этапе таких форм существовало около трех видов, а на сегодняшний день — около десяти стандартных форм, и любое лицо, которое имеет доступ к системе, может в меру своих должностных обязанностей ими пользоваться.