Если еще десять лет назад электронный документооборот расценивался украинским бизнесом как что-то нереальное, теоретически возможное в далекой перспективе, то сегодня компании уже понимают, что пришло время для перевода бумажных документов в юридически значимые электронные.

 

Электронные счета

Компания «Киевстар» поставила перед собой задачу с января 2017 года обеспечить перевод бумажных счетов, выставляемых клиентам, в юридически значимый электронный документ с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Цели, которые стояли перед компанией:

— снижение операционных издержек в рамках направления B2B;

— повышение продуктивности выбранных процессов и функций;

— повышение уровня удовлетворенности клиентов;

—  повышение уровня удовлетворенности сотрудников.

Для реализации проекта были поставлены следующие задачи:

— обеспечить доставку счетов в срок, в соответствии с клиентскими ожиданиями — до 5 числа каждого месяца;

— исключить повторную печать счетов в магазинах «Киевстар» и точках продаж;

— сократить затраты на печать и доставку счетов.

Переход от бумажных счетов к электронным документам с ЭЦП осуществлялся в несколько этапов. На первом была выбрана соответствующая онлайн-платформа, сформированы требования к электронной системе для формирования электронных счетов, разработана эта система и произведено ее тестирование.

Второй этап — обеспечение получения клиентами «Киевстар» электронных счетов.

Бизнес-клиенты «Киевстар» были проинформированы, что с 1 января 2017 года компания начинает переход на электронные счета.

Третий этап — постепенная отмена доставки счетов клиентам и исключение повторной печати счетов в магазинах «Киевстар» и торговых точках.

За первый квартал 2017 года компания «Киевстар» на 80 % сократила количество обращений о печати отчетных документов в магазинах. В результате за эти три месяца компания «Киевстар» на 36 % сократила расходы на бумагу, используемую для распечатки бумажных счетов бизнес-клиентам. Указанные цифры говорят сами за себя.

 

Электронный документооборот в телекоммуникациях

После эффективной реализации задач по переводу бумажных счетов в электронный вид компания «Киевстар» пришла к выводу о необходимости внедрения электронного документооборота со своими клиентами.

Сегодня подписание договоров «Киевстар» с клиентами происходит в магазинах либо в торговых точках компании. Для этого проводится идентификация клиента. Потом в «ручном» режиме с помощью аппликационной формы формируется договор, который передается на печать и подписание. После этого клиенту выдается сим-карта, а экземпляр договора «Киевстар» направляется в архив.

Подписание договоров в электронном виде с помощью ЭЦП обеспечит перевод бумажных договоров в юридически значимые электронные документы.

Возможности, которые предоставляет электронный документооборот:

— клиенты и сотрудники «Киевстар» могут подписать документы посредством Интернета или соответствующего приложения;

— за счет отмены печати документов и необходимости их физического хранения сокращаются затраты.

Компания «Киевстар» понимает, что нужно двигаться в digital для того, чтобы упростить процессы по документообороту, а самое главное — обеспечить удобство клиентам. Для этого совместно с компанией Intecracy Deals в рамках пилотного проекта разрабатывается система электронного документооборота для «Киевстар» и ее клиентов в виде web-интерфейса и соответствующего приложения. Клиент будет идентифицироваться с помощью ЭЦП. Таким образом, создан удобный интерфейс и приложение, в рамках которых документооборот будет осуществляться без использования бумаги, «мокрых» печатей и подписей, без физического архивирования. А самое главное — клиент сможет заказать продукт/услугу из любой локации (офиса, самолета и даже из парка) и с любого девайса и дистанционно подписать любой договор с «Киевстар» с помощью ЭЦП.

Нам еще вчера нужно было перейти на digital contracting. Компания не должна беспокоить бизнес-клиента и вынуждать его ехать в свой магазин или точку продажи, чтобы подписать документы. Клиент должен иметь возможность подписать все необходимые документы на своем рабочем месте, а после этого он получит в конверте сим-карту, вложит ее в телефон и начнет пользоваться. Стоит отметить, что проект электронного документооборота в рамках системы DEALS, который запускают «Киевстар» и Intecracy Deals, является первым подобным проектом на территории Украины.

 

Закон в поддержку

Примечательно, что действующее законодательство Украины предоставляет компаниям все необходимые правовые основы для перевода документооборота в электронный вид. Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» регулирует и регламентирует правоотношения, возникающие в процессе создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов. Согласно Закону, электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа. Правоотношения, связанные с использованием электронной цифровой подписи, регулируются Законом Украины «Об электронной цифровой подписи». Согласно данному закону, если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитам электронный и бумажный документы, то каждый из них является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу. Допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму. В то же время в нашей стране существует множество подзаконных актов, регламентирующих порядок использования ЭЦП, создания и хранения электронных документов.

Как видим, у нас есть надежная база для использования электронного документооборота. Более того, на этом наши законодатели не останавливаются. Так, недавно вступил в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами — предпринимателями», которым было отменено использование традиционных печатей. Наличие «мокрой» печати — теперь не обязательное требование для признания документа или соглашения действительным. Государственные органы или органы местного самоуправления не имеют права требовать наличия печати на официальных документах.

Нужно обратить внимание также на то, что в ближайшее время заработает и электронный суд. Не так давно в парламенте был принят Закон «О внесении изменений в Хозяйственный процессуальный кодекс, Гражданский процессуальный кодекс, Кодекс административного судопроизводства и другие законодательные акты», который предусматривает введение на Украине института электронного суда. Документ предусматривает широкие возможности для осуществления судопроизводства с применением информационных технологий и всех процессуальных действий с помощью средств электронной связи с соответствующими механизмами идентификации и безопасности.

Текст закона сейчас готовится на подпись Президенту Украины. Можно с уверенностью сказать, что после того, как заработает электронный суд, значение электронного документооборота существенно повысится. Поэтому не нужно медлить с переходом на такую модель делопроизводства, ведь бизнесу это принесет большую выгоду не только сейчас, но и в перспективе. Совместный проект с «Киевстар» по электронному документообороту — это будущее, в котором мы видим безбумажный офис в каждой компании.

 

СТОЯНОВ Александр — SME Director «Киевстар», г. Киев,

ВЕРНИГОРА Александр — директор Intecracy Deals, г. Киев