Наверное, каждый человек, который проводит свой рабочий день перед экраном монитора, задавался вопросом: «А не могу ли я все это делать дома или за чашкой кофе в соседнем кафе?». Сегодня все, что нужно для такой работы, — это компьютер (или другой гаджет) и доступ в интернет. Человек не тратит время на дорогу от дома  к офису, имеет больше времени на свои личные дела, а компания в свою очередь получает более мотивированного сотрудника и даже может сэкономить на аренде офиса. Исходя из таких преимуществ удаленной работы, многие иностранные и отечественные компании сегодня предлагают своим сотрудникам работать вне офиса.

Учитывая растущую популярность «удаленки», в этой статье предоставим некоторые рекомендации относительно того, как оптимально оформить отношения с удаленными работниками с юридической точки зрения и какие правовые риски надо учесть с целью их минимизации.

Сегодня наиболее популярны такие варианты удаленной работы:

— за границей: сотрудник постоянно работает за пределами Украины, например, IT-специалист, ­работающий на украинскую компанию, находится в Польше или даже на каком-то экзотическом острове (что не редкость);

— постоянно вне офиса: дома, в кафе, коворкинге и т.д.;

— иногда в офисе, иногда удаленно: за специалистом закреплено рабочее место в офисе, однако время от времени он работает за его пределами.

 

Защита информации

Особенностью любой удаленной работы является защита информации. Ноутбук или телефон с рабочими файлами могут украсть в кафе, информацию, которую сотрудник пересылает в офис, могут перехватить, а конфиденциальный разговор по скайпу могут просто подслушать в коворкинге. Потеря или разглашение информации может нести огромные риски для компании. Установка многоуровневой аутентификации, паролей, файерволов становится первоочередной необходимостью при работе с конфиденциальными данными. Однако защита информации не ограничивается исключительно техническими средствами. Не менее важным является наличие четких правил защиты информации в компании, а также регулярное проведение различных тренингов и воркшопов, в ходе которых разъясняются правила хранения важной информации, использование личной почты, фейсбука или скайпа для рабочих целей, использования электронных устройств в общественных местах и многое другое.

А теперь рассмотрим каждый из вариантов удаленной работы более подробно.

 

За границей

Для оформления отношений при этом варианте удаленной работы целесообразно заключение договора гражданско-правового характера, например договора о предоставлении услуг. При этом сотрудника, работающего удаленно, не будут распространяться гарантии, льготы и другие привилегии работающих по трудовому договору (например, отпуск, сложная процедура увольнения и т.д.). Риск переквалификации таких отношений в трудовые в случае, если удаленный сотрудник работает за границей, является незначительным.

 

Постоянно вне офиса

Если человек все время работает вне офиса, то в большинстве случаев рекомендуем заключать с ним договор гражданско-правового характера (см. выше). Исключением может быть ситуация, когда дистанционный работник работает исключительно дома (так называемый надомник), и у компании есть потребность именно в трудовых отношениях с таким человеком (например, необходимо трудоустроить инвалида). В последнем случае условие о работе на дому должно быть четко отображено в трудовом договоре, работодатель должен обследовать жилищно-бытовые условия «надомника» и подтвердить их соответствие требованиям охраны труда (это тоже должно быть отображено в договоре).

 

Иногда в офисе, иногда удаленно

Эта опция может оформляться на основании как гражданско-правового договора, так и трудового договора. С подрядчиком, зарегистрированным как физическое лицо — предприниматель, лучше оформлять гражданско-правовой договор — это проще и дешевле. Но если подрядчик часто находится в вашем офисе, этот вариант сопряжен с довольно высоким риском переквалификации отношений в трудовые со всеми вытекающими последствиями (а это и доначисление налоговых обязательств, и налоговые штрафы, и существенные финансовые санкции, налагаемые Государственной службой по вопросам труда в соответствии с Кодексом законов о труде (КЗоТ) Украины).

Вариант оформления трудового договора наиболее консервативный и безопасный с точки зрения минимизации вышеуказанных рисков. Но следует помнить, что в таком случае вступают в действие разнообразные ограничения, предусмотренные КЗоТ Украины (проблематичность увольнения, система обязательных гарантий и льгот для сотрудника и т.д.), а также имеет место дополнительная финансовая нагрузка на компанию в связи с обязательством уплаты единого социального взноса и удержания налога на доходы физических лиц.

Что выбрать: гражданско-правовой договор или трудовой, — должен решать работодатель, учитывая особенности бизнеса и применение удаленного способа работы (количество удаленных сотрудников, их функции, распределение времени их работы в офисе и вне его и т.д.).

Поскольку трудовой договор с точки зрения оценки правовых рисков остается наиболее приемлемым вариантом, далее рассмотрим моменты, которые следует учесть и/или отобразить в трудовом договоре с удаленными работниками.

 

Письменная форма

При оформлении трудовых отношений не следует ограничиваться одним лишь приказом о приеме на работу — необходимо заключить письменный трудовой договор, содержащий условия и правила дистанционной работы.

 

Рабочее место

При выборе комбинированного варианта, когда работа может выполняться как в офисе, так и дистанционно, рабочее место всегда будет закреплено в офисе (единственное исключение — «надомники», которых мы не рассматриваем в этом случае). Оговорку об условиях и правилах дистанционной работы нужно обязательно отобразить в трудовом договоре. Кроме этого, на практике у работодателя может возникнуть необходимость присутствия сотрудника, работающего дистанционно, в офисе на совещании, тренинге или для проведения личных бесед. Такие моменты также не стоит обходить стороной при составлении трудового договора.

 

Рабочее время

Удаленная работа размывает грань между рабочим временем и временем отдыха, так как дистанционный работник может самостоятельно определять свои рабочие часы, а работодатель вряд ли это как-то проконтролирует. Таким образом, важно разъяснить сотруднику его обязанность работать определенное количество часов в течение рабочего дня и закрепить соответствующее положение в договоре. Проблемой также может стать график работы: например, работнику удобно выполнять поставленные задачи поздно вечером или даже ночью, а в течение рабочего дня он не будет отвечать на звонки руководства. Как вариант решения можно указать так называемые основные часы, когда работник должен отвечать на звонки, просматривать электронную почту и выполнять поставленные задачи. Предпочтительно, чтобы это было стандартное рабочее время в рабочие дни (иначе действуют правила ограничений и/или дополнительных компенсаций за сверхурочную работу, работу в ночное время или работу в выходные, нерабочие и праздничные дни, а также другие специальные протекционные нормы КЗоТ Украины). При этом введение необоснованных требований к сотрудникам, таких, например, как обязанность отвечать на электронные письма или звонки в режиме «24/7», в том числе во время отпуска, в большинстве случаев будет считаться нарушением прав работника.

 

Оборудование

Сотрудник, работающий дистанционно, может пользоваться как оборудованием работодателя (компьютер, телефон), так и своим собственным. В первом случае разумно предусмотреть в договоре условия пользования предоставленным оборудованием, его возврат после увольнения из компании, а также оговорить риски повреждения, потери или кражи таких девайсов. Если выбор пал на вторую опцию, стоит установить правила защиты данных, а также определиться с компенсацией за использование работником своего собственного имущества в интересах компании (например, прописать в трудовом договоре, что заработная плата полностью покрывает использование собственного имущества сотрудника в рабочих целях).

 

Заработная плата

В целом правила оплаты труда для дистанционных работников не отличаются от правил, предусмотренных для офисных сотрудников. Общая рекомендация — условия оплаты труда дистанционных работников не должны быть существенно ниже их коллег, занимающих такие должности и работающих в офисе.

 

Политики и процедуры

Если у компании есть коллективный договор, глобальные или локальные политики, стоит позаботиться о том, чтобы они имели практическое применение и для дистанционных работников. В дополнение к трудовому договору такие общие правила содержат условия охраны труда, использования предоставленного оборудования, обмена и защиты информации, конфиденциальности, возмещения расходов работника на дорогу от его удаленного места работы к офису и многое другое.

 

Здоровье и безопасность

По общему правилу работодатель несет ответственность за безопасность своих работников, включая тех, кто работает вне офиса. В случае с сотрудниками, работающими в удаленном режиме (кроме «надомников», которых мы подробно не рассматриваем в этой статье), отсутствует объективная возможность проверки безопасности их рабочего места. К тому же в законодательстве нет четкого регулирования производственных травм при удаленной работе. Тем не менее стоит ознакомить своих дистанционных работников (желательно под расписку) с правилами безопасности работы с предоставленным им оборудованием (в случае его предоставления).

 

Выводы

Подводя итоги, можем сказать, что даже в рамках недостаточно развитого правового регулирования дистанционной работы в Украине этот вариант отношений с персоналом становится все более популярным. Ждать, пока появится современная и ориентированная на бизнес нормативно-правовая база по этому вопросу, можно очень долго. Но стоит ли? Уже сейчас есть разные правовые механизмы для использования удаленной работы.

 

НАКОНЕЧНАЯ Наталия — старший юрист CMS Cameron McKenna Nabarro Olswang, г. Киев,

ГЕЛЕТИЙ Николай — юрист CMS Cameron McKenna Nabarro Olswang, г. Киев