Елена СЕМЕНИЙ • Специально для «Юридической практики»

В связи с отменой моратория на проведение проверок с 2019 года актуальным стал вопрос подготовки к возможным «визитам» контролирующими органами («лидируют» в этом отношении Государственная служба Украины по вопросам труда, Государственная фискальная служба Украины, Государственная служба Украины по чрезвычайным ситуациям). Согласно данным регулятора, в 2019 году планируется провести более 110 тыс. проверок. Так что бизнесу стоит задуматься над качеством ведения своей деятельности и подготовиться к проверкам.

Госконтроль

Как известно, государственный контроль может осуществляться в форме проверок (плановой, внеплановой, выездной, невыездной). Контроль за соблюдением компанией законодательства о труде может проводиться и в форме инспекционных посещений (фактически выездная проверка — при наступлении установленных законодательством оснований) и невыездных инспектирований (аналог невыездной проверки — на основании имеющихся документов). Обе формы контроля могут осуществляться в виде плановой и внеплановой проверки. Для плановых проверок ежегодно утверждается список предприятий, которые подлежат контролю, а внеплановые проверки проводятся спонтанно: к примеру, при поступлении жалобы/информации о нарушении законодательства, по решению суда или на других основаниях.

Информацию о том, окажется ли компания объектом контроля в текущем году, можно получить на официальном инспекционном портале в разделе о планировании мероприятий государственного надзора (контроля). В первую очередь в список предприятий для плановых проверок попадают компании, имеющие высокую степень риска и отвечающие определенным факторам. Если в отношении критериев риска более-менее все понятно — они касаются отдельных сфер деятельности и детально определены правительством, то относительно конкретных факторов четкого понимания нет.

Какие же факторы могут вызвать повышенный интерес к компании со стороны контролирующих органов? Как правило, такими факторами являются:

— наличие большого месячного оборота средств компании (от 100 тыс. грн в месяц);

— сотрудничество большого количества физических лиц — предпринимателей с одним контрагентом (может расцениваться как работа нетрудоустроенных сотрудников компании, уклонение от выплаты з/п);

— несоответствие количества сотрудников объемам производства или предоставляемых услуг (вызывает сомнения в реальности хозяйственной деятельности компании);

— выполнение работ более 30 % сотрудников на условиях гражданско-правовых договоров;

— подача нулевых деклараций (может расцениваться как сокрытие дохода);

— задержка в уплате/неуплата налогов и обязательных платежей (в частности, единого социального взноса);

— наличие хозяйственных отношений с контрагентами с «сомнительной» репутацией;

— выплата заработной платы, близкой к минимальному уровню;

— задолженность по выплате заработной платы.

Данный перечень не является исчерпывающим, однако следует понимать, что с проверкой могут прийти к каждому, независимо от наличия вышеуказанных факторов.

Более того, нужно учитывать, что такие факторы в результате могут не только привести к государственному контролю, но и послужить основанием для привлечения к ответственности за нарушение законодательства (к примеру, за каждого неоформленного сотрудника штраф более 125 тыс. грн, а за недопуск инспектора труда к проверке по вопросам выявления неоформленных трудовых отношений — более 417 тыс. грн), открытия уголовного производства (например, статья 212 Уголовного кодекса Украины за уклонение от уплаты налогов предусматривает штраф от 960 тыс. грн либо лишение права занимать определенные должности на протяжении трех лет) и проведения следственных действий в отношении всех участников: компании, сотрудников, клиентов, контрагентов и т.д.

Рекомендации по минимизации

Если ваш стиль ведения бизнеса предполагает наличие упомянутых факторов, рекомендуем придерживаться следующих советов для минимизации рисков.

Во-первых, нужно внимательно и корректно составлять гражданско-правовые договоры компании с ФЛП, чтобы они не были аналогичны трудовым договорам по найму рабочей силы в этой же компании. Особого внимания требуют условия о предмете договора, виде работ или услуг, периодичности их оплаты, порядке подтверждения выполнения работ (услуг), рабочем месте, рабочем графике и трудовом распорядке и т.д. Необходимо обеспечить понимание, что по гражданско-правовому договору компания нанимает не сотрудника, а специалиста, соответствующего определенным требованиям.

Во-вторых, следует быть предусмотрительным в выборе контрагента, осуществлять проверку контрагента по всем доступным базам для выяснения, имеются ли в отношении него судебные дела, есть ли у него задолженность по уплате обязательных платежей, какую деятельность осуществлял контрагент в прошлом, доступна ли общая информация о его хозяйственной деятельности или такая информация скрыта контрагентом, имеет ли контрагент офис или его адрес регистрации фиктивный, имеются ли мощности у контрагента для выполнения им договоренностей и т.д. Проверка данной информации даст компании не только возможность собрать полный комплект документов о контрагенте, но и полное понимание о характере его деятельности, что может предостеречь компанию от сотрудничества с недобросовестными контрагентами.

В-третьих, для возможности в дальнейшем подтвердить реальность хозяйственной операции и наличие деловой цели компании необходимо заранее аргументировать деловую цель соглашения, чтобы обосновать необходимость приобретения товара именно в этой компании, именно в этот период, именно по такой цене. Кроме того, следует надлежащим образом оформлять сопровождающие документы (к примеру, акты выполненных работ, акты приема-передачи, отчеты и т.д.). Если фискальные органы решат провести проверку вашей компании, сбор всех документов, сопровождающих сделку, и надлежащая организация процесса их хранения гарантируют компании хорошую доказательственную базу в подтверждение реальности хозяйственной операции и возможность вовремя самостоятельно проверить наличие документации, ее соответствие требованиям законодательства.

В-четвертых, рекомендуем разработать план на случай проверки или инспекционного посещения, определиться с ответственными лицами, которые будут представлять компанию перед проверяющими, провести подготовку персонала и ознакомить работников с их правами и обязанностями. Не лишней окажется и инструкция для сотрудников с последовательным описанием действий, моделей поведения, способов защиты, рекомендаций, а также телефонных номеров горячей линии.

Как правило, для успешного прохождения проверки/инспекционного посещения компании следует:

1) установить личности прибывших сотрудников контролируемых органов путем проверки их удостоверений (желательно также проверить действительность удостоверения на официальном сайте органа);

2) проверить документы на проведение проверки и выяснить предмет, основание для проведения проверки или посещения (инспекционные посещения осуществляются инспекторами труда лишь при наличии у них одного только удостоверения);

3) контролировать соблюдение проверяющими процедуры проведения проверки/инспекционного посещения и фиксировать нарушения со стороны проверяющих в случае их допущения;

4) предоставлять документы и информацию, которые касаются предмета проверки/инспекционного посещения, в противном случае давать аргументированный ответ с обоснованием причин непредоставления запрашиваемых документов и информации;

5) общаться (предоставлять устные либо письменные пояснения) с сотрудниками контролируемых органов только в присутствии адвоката, иначе предоставленная информация, пояснения могут быть истолкованы органами неверно, что приведет к негативным последствиям для компании;

6) по результатам проверки/инспекционного посещения получить акт проверки и при необходимости подать возражения на него.

Кроме того, что касается подписания документов по результатам осуществления государственного контроля, то лучше не пользоваться ложным стереотипом «нет подписи — нет ответственности», так как акт проверки без вашей подписи все равно является основанием для привлечения компании к ответственности, однако отсутствие подписи лишь уменьшит шансы для построения защиты при обжаловании решений/действий проверяющих. Вместе с тем рекомендуем всегда подписывать документы, которыми оформляются результаты проверки/инспекционного посещения, предварительно их прочитав, и в случае несогласия с их положениями рядом писать свои возражения или отмечать, что такие возражения будут поданы в установленный законом срок.

А в чем же, собственно, заключается юридический аспект сопровождения проверок/инспекционных посещений? Поскольку процесс взаимодействия компании с проверяющими является ключевым этапом, от качества проведения которого зависит результат проверки/инспекционного посещения, то роль правового консультанта состоит в том, чтобы максимально подготовить компанию к проверке/инспекционному посещению, вооружить уполномоченных лиц предприятия памяткой об их правах и обязанностях в рамках проведения проверки и обезопасить бизнес от негативных последствий.

Указанные рекомендации не гарантируют компании, что проверки либо инспекционные посещения не будут проведены или по их результатам не возникнут негативные последствия, однако определенно помогут законно и эффективно минимизировать риски и определить «слабые стороны» бизнеса до прихода проверяющих. Что касается более детальных рекомендаций по защите во время осуществления государственного контроля, а также информации о том, как на практике применять вышеперечисленные инструменты, то стоит заручиться поддержкой квалифицированных юристов.

СЕМЕНИЙ Елена — юрист QUANTUM ATTORNEYS, г. Киев