Успех юридической фирмы зависит от многих факторов, начиная от четкого выбора вида предоставляемых услуг и заканчивая применением различных методов привлечения клиентов. Большое значение при этом имеет организация работы юридического офиса. Офис является лицом юридической фирмы и постоянным местом общения с клиентами. Об организации его работы, структуре, технологиях и методах управления мы расскажем на примере ведущих юридических фирм Украины «Юрис», «КМ и Партнеры» и «Бейкер и Макензи».

При создании офиса особого внимания требует решение вопроса о его структуре и организации работы. По мнению партнера юридической фирмы «Юрис» Василия Мармазова, офис — это интеллектуальная и техническая база для эффективной работы юриста. «За десятилетний период работы мы сменили не один офис, ведь процесс его создания длительный и эволюционный. Конечной целью «Юриса» было строительство своего собственного здания, предназначенного для юридического офиса», — говорит Василий Мармазов.

По своей структуре офис юридической фирмы «Юрис» разделен на 5 департаментов: корпоративного права; арбитражного процесса; правового обеспечения внешнеэкономической деятельности; представительства в судах (общий департамент); налогового и финансового права. В каждом департаменте работают юристы, которые специализируются в соответствующей сфере. Не исключается возможность привлечения специалистов из разных департаментов для работы над одним проектом.

Координация работы офиса возлагается на четырех партнеров и генерального директора. Учитывая тот факт, что именно с партнерами фирме приходится делить все победы и поражения, к их подбору относятся серьезно. Большинство партнеров юридической фирмы «Юрис» знакомы друг с другом еще со студенческих времен, что играет важную роль в построении доверительных взаимоотношений между ними.

Несмотря на такую стабильность, партнерский «корпус» не ограничивается только этим количеством партнеров. Каждый юрист, проработавший в фирме 7-8 лет, имеет возможность «вырасти» до уровня партнера. При этом ему обязательно придется пройти переходный этап своего профессионального роста, работая некоторое время ассоциированным партнером. Этот статус предполагает самостоятельное ведение проектов, уровень ответственности наравне с партнерами и полномочия по принятию текущих управленческих решений.

В отличие от окончательно сформировавшейся структуры офиса юридической фирмы «Юрис», организационная форма работы офиса юридической фирмы «КМ и Партнеры» не представляет собой завершенную модель. Созданная в 1999 году юристами, проработавшими 7 лет в налогово-юридическом отделе международной аудиторской фирмы «Артур Андерсен», эта юридическая фирма первоначально переняла типичную организационную форму международной компании. «Первые три года существования фирмы работу в офисе координировал директор, который одновременно являлся партнером. Однако подобная форма организации работы для нас оказалась неэффективной, и мы решили перейти на другую модель, предусматривающую разделение обязанностей директора и партнеров, — рассказывает старший партнер юридической фирмы «КМ и Партнеры» Александр Минин. — Основная обязанность партнеров — это работа с клиентами и решение юридических вопросов. Для этого еженедельно в офисе фирмы проходят коллегиальные заседания партнеров, на которых намечается стратегическое направление деятельности юридической фирмы и закладывается бюджет. Обязанность же директора — организовывать выполнение этих задач и текущая административная работа юридического офиса. Думаю, что такая модель организации наиболее оптимальна. В административной части партнеров могут заменить, а в профессионально-юридической — нет».

Структура юридического офиса «КМ и Партнеры» состоит из трех уровней, каждый из которых представлен юристом с отдельным статусом. На первом уровне работают ассистенты, которые занимаются решением первичных вопросов по любым проектам. Вторая ступень работы над проектом в целом находится в ведении экспертов, или старших юристов (senior). Замыкается цепочка высшей ступенью, на которой действуют партнеры, ответственные за принятие окончательного решения и доведение результатов работы до клиента. Основной объем прямых контактов с клиентами, примерно 80 %, приходится непосредственно на четырех партнеров фирмы. Их задача — вести переговоры с клиентами, организовывать и контролировать работу остальных юристов и максимально эффективно вести бизнес в целом. На старших юристов или экспертов приходятся остальные 20 % рабочих контактов с клиентами, как правило, по более узким вопросам, а также «внутренняя» юридическая и техническая работа.

Первой международной юридической фирмой, открывшей свой офис на Украине в 1992 году, стала юридическая фирма «Бейкер и Макензи». На то время киевский офис фирмы состоял из двух американских и двух украинских юристов во главе с партнером Иваном Гевко. По мере расширения фирмы увеличивалось количество украинских юристов и уменьшалось число иностранных. На сегодняшний день в киевском офисе международной юридической фирмы «Бейкер и Макензи» работает 20 юристов, включая 4 партнеров, один из которых американец.

Партнеры юридически ответственны за работу фирмы. Более молодые и менее опытные юристы не решают важных вопросов по делам клиентов без одобрения партнеров. В целом юристы киевского офиса «Бейкер и Макензи» специализируются по отраслям права. Внутри офиса существует распределение юристов по группам (например, банковское и финансовое право, недвижимость, налоговое право), которые, в свою очередь, возглавляются одним из партнеров. Группа, как правило, состоит из 3-6 юристов, включая партнера, который руководит определенной группой в соответствии с направлениями своей специализации. Так, Александр Мартыненко специализируется в отраслях корпоративного права, антимонопольного законодательства, телекоммуникаций и контролирует работу нескольких юристов фирмы в этих сферах.

Уникальность юридической фирмы «Бейкер и Макензи» заключается в том, что работа с клиентами не является привилегией и обязанностью исключительно партнеров. Другие юристы могут также непосредственно общаться с клиентами, более того, они обучаются искусству проведения этой процедуры. По мнению управляющего партнера киевского офиса юридической фирмы «Бейкер и Макензи» Джеймса Т. Хитча, общение с клиентом на всех стадиях ведения дела — самая лучшая практика для молодых специалистов.

Несмотря на огромное количество офисов по всему миру, «Бейкер и Макензи» не превратилась в громоздкую бюрократическо-управленческую структуру. В киевском офисе этой международной фирмы большое внимание уделяется постоянному обучению юристов, что дает им возможность пополнять свои знания. Ежегодно юристы фирмы посещают обучающие семинары, которые проводятся компанией в разных странах мира и на которых обсуждаются разнообразные нововведения, а также мировые стандарты защиты интересов клиента.

Особой популярностью пользуется программа обмена юристами между офисами. «Наш старший юрист Ирина Нагаец, проработавшая 6 лет в киевском офисе и досконально изучившая конкурентное право, будет проходить стажировку в лондонском офисе «Бейкер и Макензи», где сможет изучить конкурентное законодательство не только Англии, но и Европейского Союза. Предоставление таких возможностей нашим юристам является одной из составных идеологии фирмы. Мы делаем все для того, чтобы проблемы клиентов из разных стран могли быть решены», — рассказывает Джеймс Хитч.

Еще одним правилом построения работы юридической фирмы «Бейкер и Макензи» является подведение годовых итогов работы юристов. По их результатам принимаются решения, например, о необходимости улучшения разговорного уровня английского языка того или иного сотрудника, проведении курсов по ораторскому искусству или об организации стажировки в другом офисе. Такой подход обеспечивает успех. По результатам авторитетного рейтинга Global Counsel 3000 World Ranking 2002, международная юридическая фирма «Бейкер и Макензи» занимает второе место в мире, уступая только юридической фирме Clifford Chance.

Управление офисом

Не менее важной является и разработка наиболее подходящей для фирмы системы управления. На сегодня существуют две самые распространенные модели управления юридическим офисом. Первая модель — когда во главе фирмы стоит управляющий партнер, осуществляющий администрирование офисом. Вторая модель предусматривает равное распределение между партнерами управленческих функций. Однако каждой юридической фирме присуща своя специфика организации управленческой деятельности.

Так, в юридической фирме «Юрис» административные функции закреплены за всеми партнерами. Задачей генерального директора является координация всей работы фирмы. «Генеральный директор не должен заниматься исключительно администрированием, — считает партнер юридической фирмы «Юрис» Василий Мармазов. — У нас он возглавляет департамент арбитражного процесса и занимается практикой, как и все партнеры».

Административная работа, в понимании партнера юридической фирмы «КМ и Партнеры» Александра Минина, делится на организацию работы в офисе и организацию работы с клиентом. Первой успешно может заниматься директор, а вот второе — исключительная прерогатива партнеров. «Партнер в какой-то степени должен быть и юридическим администратором», — говорит Александр Минин.

Описанные модели управления применяются и в менеджменте международных юридических компаний. В частности, управляющим партнером киевского офиса юридической фирмы «Бейкер и Макензи» является Джеймс Т. Хитч — единственный американец, работающий в украинском офисе. Он проработал в «Бейкер и Макензи» 27 лет, 20 из которых — в качестве партнера. За такой длительный период г-н Хитч хорошо изучил все тонкости и особенности работы в международной юридической компании, и теперь его главная задача состоит в том, чтобы поделиться опытом с украинскими партнерами. «Для меня особенно важно передать им свой многолетний опыт работы и специфику ведения переговоров с клиентами из Японии, Германии, Италии или других стран», — говорит г-н Хитч.

Технологии успеха

Респектабельность, техническое оснащение офиса напрямую связаны с достижением высокого результата его работы. Каким же должен быть офис преуспевающего юриста?

По словам Василия Мармазова, офис должен отличаться практичностью и комфортностью. Подчеркнуть имидж фирмы можно с помощью произведений искусства. Неизменным атрибутом офиса юридической фирмы «Юрис» является прекрасная библиотека. Кроме этого, офис оснащен современной компьютерной техникой, подключенной к разнообразным информационным системам и сети Интернет. «Большим преимуществом нашего офиса является также и то, что на его территории расположен обеденный зал. Это позволяет нашим юристам сэкономить время и более эффективно спланировать свой рабочий день», — говорит Василий Мармазов.

У Александра Минина несколько иное видение оформления юридического офиса. По его мнению, интерьер в офисе должен быть оформлен в консервативном стиле и без излишней роскоши.

Главной отличительной особенностью офиса международной юридической фирмы «Бейкер и Макензи» стало его разделение на подофисы, состоящие из нескольких юристов и секретаря. Обеспечение каждого юриста опытным секретарем позволяет организовывать работу более эффективно.

Следующим этапом на пути к становлению имиджа юридической фирмы является организация рекламной кампании. Как считает Василий Мармазов, юридическая фирма не нуждается в прямой рекламе. Лучший способ заявить о себе общественности — участие в конференциях, семинарах, членство в неприбыльных организациях. «Юридическая фирма «Юрис» является членом таких организаций, как Украинский национальный комитет Международной торговой палаты, Союз юристов Украины, Британско-украинская торговая палата. Такая деятельность юридической фирмы является лучшей рекламой», — объясняет свою позицию Василий Мармазов.

Против прямой рекламы высказывается и Александр Минин, который считает, что лучшей рекламой юридической фирмы «КМ и Партнеры» является ее успешная работа с клиентами.

Аналогичное отношение к рекламе и у «иностранцев». По мнению Джеймса Хитча, обычная реклама не несет информации о качестве работы юридической фирмы или уровне предоставляемых услуг. Гораздо эффективнее проявить себя путем участия в семинарах и членства в общественных и профессиональных организациях. Так, киевский офис фирмы «Бейкер и Макензи» является активным членом Американской торговой палаты на Украине, Европейской бизнес ассоциации, Британско-украинской торговой палаты, а также Международной ассоциации собственников знаков для товаров и услуг (INTA).

Первым делом — клиенты

Как известно, главным показателем успешной деятельности юридической фирмы остается количество клиентов, которым она предоставляет свои услуги. Как правило, каждая юридическая фирма выводит свою формулу отношений «клиент-фирма». Несмотря на то что «зубры» юридической практики не стремятся делиться своими ноу-хау по привлечению и удержанию клиентов, можно определить некоторые правила построения взаимоотношений между юридической фирмой и клиентами.

По словам Василия Мармазова, работа с клиентами должна быть ориентирована на длительный срок. Для того чтобы завоевать их доверие, юрист должен прежде всего иметь высокий профессиональный уровень, а также способность работать в одной команде. Клиент и фирма должны быть единомышленниками в достижении поставленной цели.

Особый подход к работе с клиентами существует в международной юридической фирме «Бейкер и Макензи». Глобальная сеть ее офисов, расположенных по всему миру, дает возможность киевскому офису фирмы оперативно предоставлять украинским клиентам правовую помощь по вопросам зарубежного законодательства. Кроме юридического консалтинга, киевский офис фирмы проводит для своих клиентов семинары и «круглые столы» с целью презентации наиболее актуальных вопросов украинского законодательства.

Особое внимание уделяют в этой фирме сохранению конфиденциальности при получении информации от клиента. Для этого предназначены специальные сейфы, находящиеся в офисе и за его пределами. Главным же достоинством киевского офиса юридической фирмы «Бейкер и Макензи», привлекающим как украинских, так и иностранных клиентов, является предоставление своевременной и квалифицированной юридической помощи. «Важно дать клиенту ответ в назначенные сроки, но еще важнее — предоставить ему самую исчерпывающую и точную информацию», — подводит итог Джеймс Хитч.