Генеральный партнер 2021 года

Издательство ЮРИДИЧЕСКАЯ ПРАКТИКА
Главная » Выпуск №40 (250) » Корпоративная информационная система в юридической фирме

Корпоративная информационная система в юридической фирме

Рубрика Тема номера

Когда руководители принимают решение о применении информационных систем перед ними встает нетривиальная задача.

Как решается эта задача, зависит от конкретных условий на конкретном предприятии. Как и в любой другой сфере, здесь требуется грамотный подход и правильный выбор. Реализовать на практике принятое решение под силу только специалистам, но даже им порой бывает сложно решить поставленную задачу, исходя из многочисленных требований и нюансов.

Ввиду сложности задачи наиболее логичным и, как показывает практика, наиболее успешным представляется подход, когда автоматизируются наиболее важные, трудоемкие и критичные по времени участки в общем рабочем потоке. При таком подходе Вам будет легче оценить стоимость и сроки разработки, внедрения информационной системы, повысится вероятность того, что проект (комплекс, включающий в себя как минимум постановку задачи, реализацию и внедрение) будет воплощен в жизнь и начнет приносить пользу Вашему делу.

К счастью, для решения узкого круга задач уже существуют готовые разработки, которые можно купить в магазине делового программного обеспечения, установить, изучить документацию и приступить к работе. К таким готовым решениям относится и система учета выполненных работ и подготовки счетов TimeCost (разработчик Economic Systems)

Наглядной иллюстрацией, демонстрирующей, какие результаты может дать использование системы TimeCost в области учета работ, послужит пример внедрения данной системы в крупной юридической фирме. Юридическая фирма «АНК» работает в сфере профессиональной юридической практики и оказывает широкий спектр юридических услуг своим клиентам с момента своего создания в 1996 году. Уже в 2000 году фирма (единственная в Одессе и Южном регионе Украины) вошла в число пятнадцати лучших юридических фирм страны.

Среди клиентов фирмы — украинские и зарубежные компании, занимающиеся оказанием транспортно-экспедиторских и стивидорных услуг, производством продукции и торговлей, страховой деятельностью, банковским делом. Фирма обслуживает предприятия и организации, офисы которых находятся в Англии, Германии, Австрии, Швейцарии, Греции, Израиле, ряде других стран, а также украинские предприятия и организации.

Штат юридической фирмы «АНК» состоит из юристов, налоговых консультантов, экспертов по международным и национальным стандартам бухгалтерского учета, переводчиков, адвокатов, аудиторов.

В связи с увеличением численности сотрудников и объемов оказываемых услуг в фирме назрела необходимость автоматизировать трудоемкий учет большого количества выполненных для клиентов работ, а также подготовку на основании этого учета и системы применяемых тарифных ставок счетов за оказанные услуги.

О том, как была выполнена данная задача, рассказали сами представители фирмы «АНК», компании Economic Systems и «Форт. Одесса».

Юридическая фирма «АНК», г. Одесса, тел.: (0482)348-716

Александр Кифак – директор юридической фирмы «АНК», г. Одесса:

– Никто не будет спорить с утверждением, что деньги, которые берутся за какую-нибудь услугу, должны соответствовать ее качеству, своевременности, сложности, объему затраченных усилий. Но при больших объемах и внушительной клиентской базе без использования специальной системы учета работ получить объективную картину состояния дел бывает очень непросто, либо на это тратится слишком много времени квалифицированных сотрудников. Рассматривался даже вопрос о том, чтобы пригласить и обучить отдельного сотрудника для выполнения данной работы.

С внедрением автоматизированной системы учета работ TimeCost ситуация существенно улучшилась. Резко сократилось время, затрачиваемое на подготовку счетов и сопутствующих документов (надеюсь, что это оценят и наши клиенты), появилась возможность объективного анализа деятельности как фирмы в целом, так и каждого ее сотрудника в частности, а также дополнительные возможности контроля за ходом выполнения работ. Теперь, в случае благоприятных условий на рынке наших услуг, в этой части мы готовы к росту.

Алла Шафир – главный бухгалтер юридической фирмы «АНК», г. Одесса:

– Раньше приходилось делать эту работу вручную. Представьте себе, перед вами пачка отчетов сотрудников за прошлый месяц. В пачке 300-400 листов, она почти такая же толстая, как продаваемая в канцелярских магазинах бумага для ксероксов. И каждый лист – отчет сотрудника за рабочий день: от 2 до 5-7 услуг, выполненных юристом для разных клиентов с подробным описанием того, что сделано, указанием затраченного времени. И все это написано от руки далеко не каллиграфическим почерком. И Вам нужно обработать эти отчеты и в результате подготовить счета клиентам фирмы.

Кроме того, что нужно выбрать и сгруппировать услуги по каждому клиенту, подсчитать итог по общему затраченному времени, умножить на тариф (который может меняться в зависимости от сложности и вида работ, конкретного задействованного сотрудника, условий договорных отношений с клиентом и т.д.) и, таким образом, получить предварительную сумму счета клиенту, – еще могут быть работы, которые выполнялись в позапрошлом месяце и оплата по ним (как и применение соответствующей тарифной ставки) была отложена «до выяснения» (например, удовлетворения судебного иска).

Далее следует согласование: принятие решения о том, какие работы подлежат оплате, по каким оплату нужно отложить, какие работы уже оплачены в виде абонентской платы или не будут вовсе оплачиваться клиентом. В результате выходим на сумму счета и готовим бумаги (как минимум счет, акт выполненных работ, налоговая накладная. Иногда клиенты хотят видеть подробную расшифровку к счету).

А теперь представьте, что у Вас около 20 сотрудников и более 100 постоянных клиентов! Объем работы, пусть даже с использованием Excel, просто огромный, и раньше у нас на это все уходило до двух недель и более. Это я говорю о систематической работе. А если нужно подготовить сводку на текущий момент или за прошлый период! При всем этом сдачи обязательной отчетности никто не отменял.

С того момента, как мы внедрили автоматизированную систему, весь процесс подготовки счетов занимает 2-3 дня с учетом согласований. Оперативную информацию для отчета перед руководством можно получить практически моментально, – нажав пару кнопок.

В общем, мы очень довольны.

Владимир Троценко — технический руководитель «Форт. Одесса», филиал 1С.Франчайзи «Лаборатории автоматизированных систем управления «ФОРТ», г. Киев, г. Одесса, тел. (048) 777-34-26

– Интересное и оригинальное решение. TimeCost является, по сути, полноценной учетной системой для средних и больших организаций, оказывающих услуги и осуществляющих расчеты с клиентами на почасовой основе. Автоматизированная система хорошо продумана, что позволяет легко научиться работать с ней. Хотелось бы заметить, что использование в организации такой или подобной информационной системы является если не обязательным, то крайне желательным условием при прохождении сертификации по системе качества ISO 9001. Здесь я опираюсь на собственный опыт сертифицирования по системе качества (система качества, используемая в «Лаборатории «Форт», получила сертификат соответствия стандарту ISO 9001:2000 №1073-2001-AQ-HEL-FINAS).

Разработчикам удалось добиться снижения стоимости системы и при этом обеспечить выполнение требований по защите конфиденциальной информации. Этого удалось достичь за счет эффективного совместного использования платформы «1С:Предприятие» со специализированной конфигурацией TimeCost и специальной компоненты «Регистратор отчетов».

Разработчик: Компания Economic Systems, г. Одесса, тел. (048) 743-40-06:

«Наш подход к какой-либо разработке строится на понимании отличия программы от программного продукта. Программа может хорошо работать, но не быть полезной в реальной жизни. Программный продукт должен помогать людям решать повседневные задачи, что требует скрупулезного и детального изучения предметной области. Жизненный цикл программного продукта должен измеряться годами, и каждый, кто им пользуется, должен быть обеспечен квалифицированной поддержкой. Мы задумывали TimeCost именно как серийный программный продукт, который потребует минимальной настройки и будет отвечать тому, чего от него ожидают пользователи».

Поделиться

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Подписывайтесь на «Юридическую практику» в Facebook, Telegram, Linkedin и YouTube.

0 комментариев
Встроенные отзывы
Посмотреть все комментарии
Slider

Содержание

Деловая практика

О валютных лицензиях

Ответственность — кредо юриста

Об обороте спирта

Вопросы трудоустройства студентов

Законодательная практика

Дополнительный выпуск акций: кто принимает решение?

Зарубежная практика

Штраф за фотографирование девушек

Россию ожидает финансовая проверка FATF

Американские режиссеры судятся с цензорами

Закон морали против законного права торговой марки

В Румынии введен новый закон о курении

Неделя права

Слияние «Киевэнерго» и «Киевгаза» не состоится?

Верховный юбиляр

«ЮП» — новый облик, новые лица

BAKER & MCKENZIE: 10 лет на Украине

Интернет: деятельность не урегулирована?

Новости профессии

Законодатели нарушают законы

Постановление № 700 признано недействительным

Львовский суд оставил генерала Третьякова под арестом

Дело Гонгадзе будет рассматривать Европейский Суд по правам человека

Первая полоса

Защитник конкуренции

Прецеденты

Отмена постановления об открытии исполнительного производства

Запрет на совершение юридически значимых действий

Признание незаконным решения общего собрания акционеров

Признание незаконным приказа об увольнении (апелляция)

Признание незаконным приказа об увольнении

Судебная практика

Судебная хроника

Дело «Украинских радиосистем»: все решила почта

Суды Украины: за один год — три миллиона дел

Тема номера

Гонорары юристам считает компьютер

Корпоративная информационная система в юридической фирме

Инфрмационно-поисковые системы — надежный источник аконодательства

Частная практика

Собака бывает кусачей...

Юридический форум

Больше, чем клиент

Статью 49 ГК толкуют неверно

О признании сделок недействительными

Юристов приглашают на форум

I Международный Юридический Форум — 2002

Регулирование права частной собственности

Другие новости

PRAVO.UA

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: