Около года назад адвокаты нашей компании начали использовать принципиально новую IT-платформу Lexorg 3.0. В ней собраны в единую структуру управление бизнес-отношениями с клиентами (CRM) и организация работы с их проектами, документооборот и учет рабочего времени, портал клиента и наш веб-сайт. Платформа «браузерная» и размещена на отдельном сервере, так что доступна в любом месте. Работа над улучшением не останавливается, и мы постоянно добавляем новые модули с более совершенным функционалом.

 

Как все устроено

Из технологий, имеющихся на момент проектирования Lexorg 3.0, мы попытались выжать максимум. Поэтому наша платформа основана на современных web-решениях и располагается в одном из самых надежных дата-центров, а доступ в портал клиента защищен SSL-сертификатом с расширенной проверкой.

Юридическая CRM (система отношений с клиентом) — важная составная часть нашего IT-решения. Работа системы с потенциальным клиентом начинается с четкого и понятного отображения в ней задания для адвокатов. Происходит это после отработки лида (потенциального клиента) или его конвертации в клиента и осмысления специалистами адвокатской компании поставленного вопроса. Проб­лема, озвученная клиентом, отражается как проект с присоединенными к нему задачами/подзадачами для групп ответственных юристов, с информацией о встречах, телефонных звонках, сообщениях электронной почты. Юридическая CRM предусматривает организацию достаточно запутанного и громоздкого контент-оборота с большим количеством входящих и исходящих сложно структурируемых данных. Также налажен интеллектуальный учет затраченного на проекты времени с дальнейшим автоматизированным формированием биллинг-отчетов для клиентов. Система помогает анализировать юридическую и экономическую составляющие эффективности работы юристов, партнеров, практик и компании в целом. Кроме того, модуль учета дает возможность предлагать потребителю услуг на выбор и, что очень важно, без потери прибыльности предоставляемой правовой помощи гибкие способы оплаты, в их числе — попроектная (фиксированная) оплата с возможностью определения вклада каждого сотрудника в конечный результат, почасовая — с разными ставками в зависимости от квалификации привлеченного к работе над проектом юриста или усредненная почасовая оплата, а также всевозможные их комбинации.

Реализовав соответствующие IT-решения, мы смогли построить и отладить структуру управления проектами, быстроту взаимодействия и взаимозаменяемости юристов (вся информация доступна и введена в единую систему с правильными взаимосвязями), а также достичь масштабируемости. При необходимости к проектам привлекаются дополнительные специалисты нужного профиля, которые могут сразу же работать над задачей удаленно.

IT-платформа способствует внедрению новых бизнес-юридических процессов. Например, прохождение дела по судебным инстанциям имеет четко определенную процессуальную последовательность, и платформа помогает не допустить ошибок в очередности и хронологии действий или пропуска сроков.

Неотъемлемая составная часть Lexorg — портал клиента. В нем хранятся все документы, разделенные по клиентам и проектам. У заказчика юридической помощи появился понятный электронный каталог документов с возможностью самостоятельной загрузки любых необходимых объемов данных. Удалось практически полностью убрать уязвимый канал коммуникации — электронную почту, таким образом, резко снизилась вероятность потери и несанкционированного доступа к контенту. Ведь, как известно, именно через полученные е-мейлами «фишинговые» письма заразилось около половины жертв вируса Petya.A.

Реализован индивидуальный доступ отдельных сотрудников компаний-клиентов к гибко настраиваемой структуре хранения документов. Разработан инструмент коммуникации с клиентами посредством внутренних и внешних интерактивных мессенджеров и чатов, который органично встроен в общую систему хранения и обмена контентом. Вход в портал клиента также реализован через браузер, поэтому сотрудники, топ-менеджеры, собственники компаний-клиентов могут постоянно следить за процессом выполнения конкретных задач по юридическим проектам, а также получать мгновенные сообщения в мессенджер обо всех текущих изменениях.

 

Решение о создании и внедрении Lexorg 3.0

На рынке есть фирмы, которые предлагают комплексные решения по автоматизации бизнес-процессов предприятия, повышению эффективности управления. Возможно, кто-то из них смог бы отойти от шаблонных предложений и предоставить систему «под ключ», полностью отображающую сложные бизнес-юридические процессы нашей адвокатской компании. Мы потратили много часов на переговоры с потенциальными подрядчиками, как могли уклонялись от стандартных решений за большие деньги. Возможно, из-за того что спрос на специальные юридические CRM никогда не станет массовым, разработчикам с этим сегментом работать не интересно.

В общем, нам не удалось найти подрядчика, которому мы бы полностью доверили этот процесс. Было принято решение проектировать систему своими силами, привлекая программистов только для разработки отдельных модулей или выполнения специфических работ по их интеграции.

Знания и квалификация для такого старта были неплохие благодаря нашему опыту разработки и внедрения двух предыдущих версий IT-платформы и, несомненно, результатам многолетней адвокатской практики.

Сочетание этих навыков оптимально для создания работающей информационной системы юридической компании. С одной стороны, это понимание внутренней структуры фирмы, своеобразие текущих бизнес-юридических процессов, принципов управления компанией и, конечно, особенностей работы руководителей ведущих практик. С другой — знание принципов функционирования и, главное, возможностей развития внедряемого программного продукта. Это все необходимо для правильного соотнесения своих требований к информационной системе с ее реальными возможностями.

 

Как внедрить свою юридическую ІТ-платформу

Внедрение юридической информационной платформы — серьезный шаг, который не терпит недооценки как возможностей компаний-подрядчиков, так и желаний юридической компании. Зачастую одна лишь «коробочная» версия не может решить всех поставленных задач. В таком случае хорошим выходом служит интеграция нескольких систем с частичной доработкой функционала. Именно на таких принципах основана Lexorg 3.0.

Не стоит бояться внедрения сразу нескольких систем. В последние годы в связи с развитием концепции открытых данных все продвинутые информационные продукты поставляются с открытым API — набором готовых функций для использования во внешних программных приложениях. Более того, многие ІТ-решения имеют открытый программный код, что дает массу возможностей по интеграции различных составных частей. Практически все системы сейчас являются браузерными, а значит, к ним применимы инструменты веб-программирования. Не стоит забывать также о возможностях интеграции с реестрами открытых данных.

Этапность — одна из гарантий защиты от провала при внедрении. Чтобы минимизировать возможный ущерб и постепенно ликвидировать возникающие ошибки, систему нужно запускать частями. Например, сначала создать учет затраченного времени и задач отдельно от документооборота внутри компании, а внутренний документооборот изолировать от клиентского. И только когда все части заработают четко и без ошибок, следует проводить их интеграцию.

Всем известно выражение из теории автоматизации: «Если автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос». Поэтому без наведения порядка при вводе данных в систему не обойтись. Многие вопросы закрывает система внутренних инструкций и регламентов, которые должны упорядочить поток входящих в систему данных. Параллельно с работой программистов мы готовили ряд правил, которые определяют, когда и как вводятся данные в систему. Это не только дисциплинирует юристов, но и позволяет быстро вводить в курс дела новых сотрудников.

Для успешного внедрения ІТ-платформы в деятельность адвокатской компании необходимо постоянно пересматривать промежуточные результаты и ни в коем случае не пускать процесс на самотек, а активно обсуждать каждую мелочь. Не следует зацикливаться на какой-то одной готовой ІТ-платформе — нужно выбирать на рынке лучшее, помня о возможностях интеграции различных систем. Необходимо получать обратную связь от сотрудников компании, а также от клиентов в той части, в которой система с ними взаимодействует.

ШЕВЧЕНКО Игорь — советник, руководитель IT/IP практики АК «Соколовский и Партнеры», г. Киев