Работа крупных юридических фирм сегодня невозможна без использования средств автоматизации. И если большинство отечественных фирм все еще работает «по старинке», юридическая практика компаний в развитых странах уже давно немыслима без соответствующего программного и аппаратного обеспечения.

Особого прогресса в этом достигли американские компании, которых софт-производители практически ежемесячно балуют различными новинками. Причем некоторые программные продукты уже давно завоевали прочную популярность среди юридических фирм.

В сентябре этого года на сайте law.com были опубликованы результаты ежегодного исследования AmLaw Tech, проведенного уже в седьмой раз. Опрос юридических компаний проводился по нескольким направлениям и нашел свое отображение в ряде таблиц (результаты исследования можно найти в Интернете по адресу http://www.law.com/special/professionals/amlaw/2002/tech_survey/index.shtml). В результатах опроса фигурирует информация о наиболее популярных специализированных компьютерных программах, используемых в юридической практике.

Как явствует из результатов исследования, на сегодняшний день юридическими фирмами используется четыре основных вида программ: 1) для работы с документами (document management); 2) биллинга (операции со счетами); 3) подсчета затраченного рабочего времени (time entry) и 4) специализированные программы, предназначенные для работы юристов в процессе судебных тяжб (litigation support). Отдельной графой в основной таблице исследования указана информация об использовании юридическими фирмами услуг компаний, занимающихся переводом всей документации юридических фирм в электронную форму (electronic evidence vendors).

В каждодневной практике юридических фирм мира широко используются такие известные биллинговые программы, как Elite, TMC, Versys, CompuTrac. Остановимся на одной из наиболее популярных среди американских юристов биллинговых программ — CMS Open.

ДЛЯ ЮРИСТОВ И НЕ ТОЛЬКО

CMS Open используется не только юридическими фирмами, но и другими профессиональными организациями. Программа разработана под большинство операционных систем и платформ, включая Windows 2000, Windows NT, UNIX, Microsoft SQL Server.

Структурно CMS Open подразделяется на несколько основных модулей. Основные из них: «Главная книга» (General ledger); «Счета к оплате», или «кредиторская задолженность» (Accounts payable); «Формирование счетов» (Billing); «Учет издержек» (Expense accounting); «Учет времени» (Time accounting) и «Учет трастовых операций» (Trust accounting). В программу могут быть включены также и дополнительные модули, в том числе сделанные специально под заказ.

ЯДРО

Главный модуль программы — хаб (Hub) – действует в качестве центрального репозитария, всеобъемлющей корпоративной базы данных фирмы, и выступает связующим звеном, объединяющим остальные компоненты программы. Его функция заключается в аккумуляции всех данных, необходимых для более чем одного компонента CMS Open. Таким образом, хаб предотвращает накопление изолированных «островков» данных в компании, устраняя необходимость экспорта и импорта файлов между большими ЭВМ, мини-компьютерами и серверами.

В хабе хранится вся информация о персонале фирмы, ее клиентах, проектах, деловых контактах, банках и партнерах. Эта информация объединена в единую базу данных и может быть легко доступна администрации, руководителям отделов и секретарям в необходимом им формате.

ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ

Основные компоненты программы, о которых шла речь, предоставляют компании возможность выполнения стандартных бухгалтерских процедур.

Модуль «Главная книга», как основа любой системы бухгалтерского учета, позволяет создавать финансовые отчеты как в целом по компании, так и по ее отдельным структурным подразделениям, при этом возможен экспорт счетов прибылей и убытков в обычные электронные таблицы (например, Microsoft Excel) и обратно.

Модуль «Дебиторская задолженность» позволяет компании следить за поступлением платежей и использованием денежных средств. Предусмотрена возможность оплаты различными способами, например, по счетам определенных видов (гонораров, налоговых платежей и т.д.) либо по их дате, начиная от давних и заканчивая самыми последними.

При помощи модуля «Кредиторская задолженность», полностью интегрированного с модулями «Учет времени» и «Биллинг», осуществляется ввод в систему счетов к оплате (инвоисов). Пользователи могут обрабатывать инвоисы контрагентов, назначать их к оплате и распечатывать соответствующие квитанции.

Модуль «Учет трастовых операций» предназначен для перечисления кассовых поступлений на трастовые счета, осуществления перевода трастовых средств, оплаты последних при зачете платежей, подсчета процентов, заработанных на инвестициях, и анализа трастовых трансакций по критериям, определенным фирмой и т.д.

Модуль «Биллинг» является средством для создания высокоспециализированных форм и платежных форматов, требуемых многими крупнейшими корпоративными клиентами. При этом, как указывается в описании данного модуля, экономятся сотни часов рабочего времени, потраченных на разработку специализированных биллинговых документов.

Модуль «Учет времени» предусматривает широкий набор средств, гарантирующих точное и быстрое отражение оплачиваемого, неоплачиваемого либо иным образом учитываемого рабочего времени. Ежемесячный календарь графически отображает сводку рабочего времени для каждого сотрудника. При помощи этого модуля можно сравнить предстоящее (оплачиваемое, учитываемое, общее) рабочее время с запланированным. Функция ежедневной сводки рабочего времени включает перечень записей о времени, затраченном в определенный день, и позволяет пользователям просматривать, изменять и распечатывать данную информацию.

Модуль «Учет издержек» предназначен для учета расходов, осуществленных в интересах клиентов. Программа предусматривает возможность разделения таких расходов на прямые (т.е. требующие непосредственной оплаты) и непрямые и осуществляет их подсчет в разных денежных валютах.

ПРОЧИЕ ФУНКЦИИ

Кроме основного блока модулей, программа предлагает ряд других компонентов. Так, в блоке финансового менеджмента содержится компонент «Collections», при помощи которого пользователи могут записывать, отслеживать и сохранять хронологические данные о различных трансакциях и мероприятиях, проведенных в компании (телефонных звонках, посланных письмах, осуществленных и отмененных платежах, списанных со счета суммах и т.д.).

«OmniCurrency» позволяет обрабатывать финансовые трансакции, проведенные компанией на международных рынках, осуществляя перерасчет в любой валюте.

Модуль «Прибыльность» (Profitability) предназначен для анализа прибыльности компании, ее доходов и издержек, связанных с клиентами, проектами и сферами деятельности компании на уровне фирмы либо ее подразделения. Таким образом, этот компонент позволяет определить экономическую эффективность организации.

Блок руководства практикой (Practice management) содержит модули «Поиск конфликтов» (определяет потенциальные конфликты, исходя из существующих данных о клиентах, проектах и делах компании); «Открытие дела / Делопроизводство» (организовывает процесс открытия новых проектов и дел в отношении существующих и новых клиентов); «Календарь / Управление делом» (приложение, позволяющее регистрировать и отслеживать деловые встречи, мероприятия, события и задания). Модуль «CMS alert!» автоматически (посредством электронной почты) уведомляет пользователей о выполнении либо невыполнении каких-либо условий, заданных ими.

CMS Open содержит также инструменты для работы в сетях, включенные в блок «Мобильные и веб-приложения». К последним относятся модули «CiO OPEN for the Net» (обеспечивает доступ к системе ввода данных о рабочем времени через стандартный веб-браузер); «Mobile Time and Expenses» (позволяет осуществлять запись времени и/или расходов через портативные компьютеры) и др.

Наконец, в CMS Open предусмотрена совместимость этой программы с языками, валютами и налоговыми системами различных стран.