Создавая юридическую фирму, стоит подумать о многом. Нужно подобрать людей, профессионалов своего дела, способных решать все или почти все проблемы и вопросы клиентов. Нужно позаботиться о достойной смене, а значит, взять в фирму молодых, талантливых и работоспособных юристов. Стоит также подумать над названием и логотипом фирмы, о том, каким будет офис и где ему предстоит находиться, какую мебель и оргтехнику купить.

Но есть один вопрос, о котором, как правило, начинают вспоминать только тогда, когда возникают определенные неудобства или проблемы в деятельности фирмы. Речь идет о правилах делопроизводства, документооборота на фирме. Зачастую этому вопросу уделяется не так много внимания потому, что объем копий и оригиналов документов, входящих писем пока еще невелик.

Однако рано или поздно объем находящихся в фирме бумаг достигает своей критической отметки. И тогда отдельные бумаги могут попросту потеряться, затеряться, их можно оставить в одном месте, а найти уже в другом. Также в один прекрасный момент может оказаться, что письмо от Вашей фирмы должно было прийти хорошему клиенту в один день, а пришло с недельным опозданием. Может также возникнуть ситуация, когда необходимо узнать, когда отправлено то или иное письмо, консультация, правовой вывод. А сделать это по причине отсутствия соответствующей журнальной записи невозможно.

НЕУЖЕЛИ ЭТО ТАК НЕОБХОДИМО?

Итак, правила документооборота предполагают, что в конкретной юридической фирме должны быть установлены общие правила документирования деятельности сотрудников фирмы, регламентирован порядок работы с документами с момента их создания или поступления до отправки или передачи в архив учреждения. Такие примерные правила должны определять порядок ведения общего делопроизводства, затрагивать внутреннюю служебную документацию, в том числе создаваемую при помощи компьютеров.

Совершенно очевидно, что при отсутствии установленных правил документооборота юридическая фирма не сможет полноценно работать. Причем не так важно, писаные эти правила или нет, важно то, что эти правила должны иметь место в фирме и должны выполняться.

А что думают по этому поводу сами юристы? Мы решили обратиться к представителям юридических фирм.

Вот что рассказал нам по этому поводу Олег Алешин — партнер юридической фирмы «Василь Кисиль и партнеры»:

«Совершенно очевидно, что работа с документами составляет существенную, если не основную часть работы юридической фирмы. Соответственно определенные правила документооборота должны существовать в юридической фирме. Что касается того, должны ли такие правила быть в обязательном порядке изложены в письменной форме, это, на мой взгляд, зависит от целого ряда факторов, таких как, например, объем документооборота или требования, предъявляемые фирмой к документообороту. Я допускаю ситуации, при которых юридическая фирма может, в принципе, обойтись без наличия письменной инструкции.

В нашей фирме существуют определенные правила документооборота, которые регулируют вопросы учета, обработки, кодирования и регистрации документов».

У президента адвокатской фирмы «Грамацкий и партнеры» Эрнеста Грамацкого свой взгляд на данную тему:

«Вопрос наличия в фирме писаных правил документооборота зависит от разных факторов. В том числе и от того, какая система управления принята — единоначальная или же коллегиальная. При коллегиальном управлении фирмой теряется четкий контроль над правильностью соблюдения правил документооборота. В данной ситуации без письменной инструкции довольно сложно обойтись.

В нашей адвокатской фирме приняты принципы единоначалия, поэтому формально письменной инструкции по делопроизводству нет, хотя есть ряд общеизвестных и обязательных для каждого правил. Дело в том, что на заре нашей деятельности мы пытались внедрить достаточно четкую и жесткую инструкцию по правилам документооборота. Впоследствии количество документов в фирме росло, увеличивалось и количество правил. Однако в один прекрасный день мы поняли, что зарегулированность документооборота попросту начинает мешать работать, поскольку сотрудники фирмы уделяли много времени на оформление документов, карточек и т.п. документов, вместо того, чтобы работать. Поэтому жизнь внесла свои коррективы».

КАК ПОСТАВЛЕН ДОКУМЕНТООБОРОТ

Наверняка читателей заинтересует, как же на известных юридических фирмах организован документооборот. И дело здесь не только в том, что они работают уже не первый год. Хотя и это имеет свое значение, поскольку накопленный опыт работы позволяет внедрить оптимальную систему документооборота. Еще один важный аспект заключается в том, что в таких фирмах работают достаточно много сотрудников, поэтому там вопрос правильной организации документоведения играет немаловажную роль.

Мы поинтересовались у Олега Алешина, партнера юридической фирмы «Василь Кисиль и партнеры», каковы основные принципы документооборота в юридической фирме «Василь Кисиль и партнеры».

«Основные принципы документооборота — это соблюдение единообразия при оформлении исходящей документации, а также строгое соблюдение правил учета и регистрации документации, принятых в фирме. Есть также ответственные за документооборот лица. В зависимости от характера исходящего документа разные лица несут ответственность за его надлежащее оформление, учет и регистрацию», — рассказывает г-н Алешин.

АРХИВ — ВСЕМУ ГОЛОВА

О месте архива в юридической фирме стоит поговорить отдельно. Как известно, архив создается практически во всех учреждениях и организациях для хранения там документов, ненужных сейчас, но которые могут понадобиться после. Люди, ответственные за архив, должны обеспечить его бесперебойную работу, чтобы в любой момент там можно было найти необходимое.

Мы попросили рассказать представителей юрфирм об их архиве, а также о том, кто ответственен за его работу и создаются ли резервные копии документов.

Олег Алешин: «Безусловно, в нашей фирме существует архив документов. Его предназначение, как и любого другого архива вообще, — это обеспечение сохранности документов на протяжении определенного периода времени. В нашей фирме имеется сотрудник, в обязанности которого входит в том числе организация работы архива. Резервный фонд документов (файл с копиями документов по делу), как правило, создается».

Эрнест Грамацкий: «Архив у нас есть, и он находится отдельно от основного офиса. Не стоит, наверное, лишний раз напоминать о том, что клиенты порой доверяют юридическим фирмам конфиденциальную информацию. И мы обязаны обеспечить, во-первых, выполнение правил хранения документов, а во-вторых, недоступность документов клиента для посторонних глаз. В связи с этим архивом занимается уже не секретарь, а отдельный адвокат».

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Один из наиболее интересных аспектов организации делопроизводства на юридической фирме связан с упорядочением документооборота в электронной форме. Вот что по этому поводу рассказывает Эрнест Грамацкий: «Действительно, это достаточно серьезная проблема. Если в фирме работает много юристов, и каждый из них имеет свой E-mail, а также возможность свободно его использовать, то уследить за всем потоком получаемой и отправляемой документации просто невозможно.

У нас создана общая электронная система, доступ к которой имеют только работающие у нас сотрудники посредством ввода пароля. Хотя особого смысла во введении паролей на все и вся я не вижу. Да, необходимо защищать документы фирмы от постороннего глаза, однако есть и другая сторона медали: не следует препятствовать нормальной работе сотрудников. У нас создана система электронных папок на клиентов и файлов по конкретным делам клиентов. Каждый юрист создает ее индивидуально».

К сожалению, объем полосы не позволяет полностью охватить все вопросы документооборота на юридической фирме. Тем не менее руководителям юридических компаний следовало бы подумать о следующих вопросах: порядок ведения делопроизводства, который содержит информацию с ограниченным доступом, единообразие формы исходящих документов (что однозначно повышает авторитет фирмы), место и способ хранения оригиналов документов и их копий, визирование исходящей документации.