Присоединение Украины в феврале 2003 года к Конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, (Гаагская конвенция), — важный шаг нашего государства на пути к унификации национального законодательства в этой сфере с международными частноправовыми принципами, а также к активному участию в Гаагской конференции по международному частному праву. 22 декабря 2003 года она вступила в силу для Украины.

Гаагской конвенцией предусматривается упрощенная процедура заверения подписи лица, подписавшего документ, статуса, в котором оно выступало, а также аутентичности оттиска печати или штампа.

Действие Гаагской конвенции распространяется на официальные документы стран-участниц, которые составлены на территории одного из государств и должны быть представлены на территории другого государства. На таких документах уполномоченным органом проставляется специальный штамп — «аpostille». Официальные документы с апостилем не требуют дальнейшего заверения (легализации).

Данный порядок применяется в отношениях между Украиной и государствами — участницами Гаагской конвенции, кроме ФРГ и Бельгии. В соответствии со статьей 12 они возражали против присоединения Украины к этой Конвенции.

Постановлением Кабинета Министров Украины «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» от 18 января 2003 года № 61 полномочия на проставление апостиля предоставлены:

Министерству образования и науки Украины — на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, относящимися к сфере образования и науки;

Министерству юстиции Украины — на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также оформляемых нотариусами Украины;

Министерству иностранных дел Украины — на всех остальных видах документов.

Процедура проставления апостиля установлена Правилами проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденными совместным приказом Министерства иностранных дел Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства юстиции Украины от 5 декабря 2003 года.

В соответствии с пунктом 2 указанных Правил апостиль проставляется:

— на документах, исходящих из органов судебной власти Украины;

— на документах, исходящих из органов прокуратуры Украины, органов юстиции;

— на административных документах;

— на документах об образовании и ученых званиях;

— на документах, оформленных государственными и частными нотариусами;

— на официальных свидетельствах, выполненных на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких как официальные свидетельства о регистрации документа или факта, существовавшего на определенную дату; официальные и нотариальные заверения подписей.

В соответствии со статьей 1 Гаагской конвенции, вышеуказанные Правила не распространяются:

— на документы, составленные дипломатическими или консульскими агентами;

— на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Вместе с тем апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки.

Говоря о категории официальных документов, на которых проставляется апостиль, особое внимание следует обратить на термин «административные документы». Действующие нормативно-правовые акты Украины не содержат определения данного понятия. Анализ законодательства государств — членов Европейского Союза, являющихся участниками Гаагской конвенции, свидетельствует о том, что под термином «административные документы» в каждом государстве подразумеваются различные их виды.

Знать, что означает данный термин, необходимо и для того, чтобы понять, какие документы подпадают под действие Гаагской конвенции и, соответственно, Правил проставления апостиля, а какие — нет. Например, согласно пояснительному докладу к данной Конвенции, принятому Гаагской конференцией по международному частному праву, на сертификатах происхождения товаров и импортных/экспортных лицензиях апостиль не проставляется, поскольку это администартивные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим и таможенным операциям.

В связи с тем, что в законодательстве Украины существует правовой пробел в отношении этого термина, а также исходя из его толкования большинством других государств, можно было бы в правоприменительной практике использовать следующее определение: «административный документ — документ публично-правового характера, подтверждающий существование опреленных фактов или прав, выданный центральными органами исполнительной власти или органами местного самоуправления в пределах их компетенции».

Новая процедура заверения подписи лица, утвердившего документ, статуса, в котором оно выступало, а также аутентичности оттиска печати или штампа содержит несколько важных отличий.

Во-первых, любой человек имеет право подать документ, на котором необходимо проставить апостиль. При этом уполномоченные органы не вправе требовать документ, удостоверяющий лицо или доверенность.

Во-вторых, уполномоченные органы не проверяют содержание официального документа на его соответствие действующему законодательству Украины и ее международным договорам. Они выясняют, подлежит ли данный документ проставлению на нем апостиля, заверяют подпись лица, подписавшего документ, и статус, в котором оно выступало, а также аутентичность оттиска печати или штампа. Ответственность за содержание документа несет лицо, подписавшее конкретный официальный документ, или учреждение (государственный орган, организация и т.д.), выдавшее его.

Для проставления апостиля необходимо подать оригинал документа или его копию, заверенную в установленном порядке.

В соответствии с пунктом 10 вышеуказанных Правил в проставлении апостиля на документе отказывается, если:

— документ предназначен для использования в стране, которая не присоединилась к Конвенции или является ее участницей, но возражала против присоединения Украины согласно статьи 12 Конвенции;

— текст документа невозможно прочитать вследствие повреждения;

— документ написан или подписан карандашом либо получен через средства факсимильной связи;

— в документе есть неоговоренные исправления или дописки;

— к полномочиям компетентного органа не относится проставление апостиля на этом документе;

— компетентному органу не удалось получить образцы подписей, оттисков печатей и/или штампов.

Срок рассмотрения документов для проставления апостиля — пять рабочих дней. В связи с необходимостью получения образца подписи, оттиска печати и/или штампа, дополнительной информации или разъяснений срок рассмотрения документов для проставления апостиля может быть продлен до 20 рабочих дней.

Документы, на которые не распространяется действие Гаагской конвенции, должны быть легализированы в соответствии с Инструкцией о порядке консульской легализации официальных документов на Украине и за границей, утвержденной приказом Министерства иностранных дел Украины от 4 июня 2002 года № 113.

Таким образом, действия Министерства иностранных дел Украины по присоединению к Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов 1961 года, были направлены на упрощение процедуры заверения физическими и юридическими лицами подписи лица, подписавшего документ, и статуса, в котором оно выступало, а также подтверждения оттиска печати или штампа, проставленного на документе.

КРОТЕНКО Александр — атташе Департамента консульской службы Министерства иностранных дел Украины