Реали­за­ция требований законодательства в сфере защиты персональных данных на практике вызывает ряд вопросов, требующих надлежащей правовой оценки. Среди них немаловажным является определение сроков хранения персональных данных, с чем неразрывно связан и вопрос их уничтожения (статья 15 Закона Украины «О защите персональных данных» (Закон о персональных данных). Следует заметить, что поскольку персональные данные неотделимы от своих носителей (электронных и бумажных в виде документов, иных материалов), определение сроков их хранения необходимо рассматривать в разрезе сроков хранения соответствующих документов.

Обеспечиваем сохранность

Правовой анализ обозначенного вопроса целесообразно основывать на следующих актах законодательства: Нало­говом кодексе (НК) Украины; зако­нах Укра­ины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (За­кон об архиве), «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности на Укра­ине» (За­кон о бухучете), «О предотвращении и противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, или финансированию терроризма» (Закон о легализации доходов); приказе Министерства юстиции Украины (Мин­юст) от 12 апреля 2012 года № 578/5 «Об утверждении Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов» (Приказ № 578/5) и др.

Часть 1 статьи 32 Закона об архиве устанавливает, что предприятия, учреждения и организации частной формы собственности обязаны обеспечить сохранность документов, которые накопились за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности. Кроме того, эти юридические лица должны на протяжении года со дня их регистрации согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета. При этом минимальные сроки хранения архивных документов определяются Минюстом, если иное не предусмотрено законом. Так, установленные этим министерством сроки предусмотрены в Приказе № 578/5, который вступил в силу с 1 января с.г. (до этого времени обозначенные вопросы регулировались приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины (КМУ) от 20 июля 1998 года № 41 «Об утверждении Перечня типовых документов»). Указанные в пункте 1.7 Приказа № 578/5 сроки не могут быть сокращены. Сроки хранения типовых документов на электронных носителях отвечают срокам аналогичных документов на бумажных носителях (пункт 1.8 Приказа №578/5).

Исчисление этих сроков должно проводиться с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (пункт 2.10 Приказа № 578/5). Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2012 году, начинается с 1 января 2013 года.

Запрещено уничтожать документы без предварительного проведения экспертизы их ценности (пункт 2.13 Приказа № 578/5). Порядок проведения такой экспертизы установлен постановлением КМУ от 8 августа 2007 года № 1004 «О проведении экспертизы ценности документов».

Определяя минимальные сроки хранения соответствующих документов, установленные Минюстом, следует отметить, что, например: 1) личные дела работников должны храниться не менее 75 лет после увольнения (статья 493 раздела 6 Приказа № 578/5); 2) договор о предоставлении услуг в виде юридической помощи — не менее трех лет по окончании срока действия договора (статья 91 раздела 1.3 Приказа № 578/5); 3) договор хозяйственный, операционный (и т.п.) — не менее трех лет по окончании срока действия договора (статьи 330, 352 раздела 4.2 Приказа № 578/5) и т.д.

Сроки хранения документов в сфере налогообложения следует рассматривать в разрезе НК Украины и Закона о бухучете. В них упоминается о таких важных источниках информации, как первичные документы, которые являются основанием для ведения бухгалтерского учета и в которых содержатся сведения о хозяйственной операции и подтверждении ее осуществления (статьи 1 и 9 Закона о бухучете). Следуя позиции Высшего административного суда Украины, изложенной в письме от 2 июня 2011 года № 742/11/13-11, любые документы (в том числе договоры, накладные, счета и др.) будут иметь силу первичных лишь в случае фактического осуществления хозяйственной операции. Под фактическим осуществлением такой операции в сфере налогового учета следует считать изменения в структуре активов, обязательств и собственном капитале субъекта хозяйствования.

Обязанность по обеспечению хранения первичных документов возложена на руководителя предприятия (часть 3 статьи 8 Закона о бухучете). При этом выполнение такого требования должно осуществляться с учетом установленных сроков хранения соответствующих документов.

Таким образом, если сроки хранения соответствующих документов установлены законом, то уже не могут применяться минимальные сроки хранения, установленные Минюстом в Приказе № 578/5 (часть 2 статьи 32 Закона об архиве).

Под грифом «Уничтожить»

Законом установлены следующие сроки хранения документов.

Так, документы, на основании которых предприятиями ведется бухучет и составляется налоговая, финансовая и иная отчетность, должны храниться не менее трех лет. Это подтверждается требованием пункта 44.3 статьи 44 НК Украины, согласно которому налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, других документов, связанных с выполнением требований законодательства в части начисления и уплаты налогов, контроль за соблюдением которых возложен на контролирующие органы. При этом сроки хранения таких документов должны составлять не менее 1095 дней от даты предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления — от предусмотренного НК Украины предельного срока подачи такой отчетности. В случае ликвидации налогоплательщика документы за период его деятельности не менее чем за 1095 дней, предшествовавших дате его ликвидации, в установленном законодательством порядке передаются в архив. А согласно пункту 44.4 указанной статьи НК Украины, если эти документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, они должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных пунктом 44.3 статьи 44 НК Украины.

Аналогичное требование закреплено и в части 3 статьи 8 Закона о бухучете, согласно которой срок хранения обработанных документов, регистров и отчетности может длиться на протяжении установленного срока, но не менее трех лет.

Не менее пяти лет должны храниться документы, с которыми работают субъекты хозяйствования, отнесенные статьей 5 Закона о легализации доходов к субъектам первичного финансового мониторинга. Так, согласно пункту 15 части 2 статьи 6 Закона о легализации доходов, указанный срок хранения применяется в отношении документов, касающихся: а) идентификации клиента; б) деловых отношений с ним; в) данных об осуществляемых им операциях. Этот срок должен исчисляться с момента завершения деловых отношений с клиентом, а относительно данных об операциях — после их окончания. Причем этот срок может быть продлен соответствующим уполномоченным госорганом в соответствии с законодательством.

Основываясь на вышеуказанном, можно сделать следующие выводы:

— срок хранения данных, установленный согласием субъекта персональных данных, не может быть менее сроков хранения документов, установленных на законодательном уровне (пункт 1 части 2 статьи 15 Закона о персональных данных);

— персональные данные не могут быть уничтожены ранее установленных законом сроков хранения документов вследствие прекращения правоотношений между субъектом хозяйствования и субъектом персональных данных (пункт 2 части 2 статьи 15 Закона о персональных данных).

ДРОЗДОВА Наталия — к.ю.н., юрист ЮФ «Салком», г. Киев