К офису юридической компании применимы различные дефиниции. Это и «лицо компании», и «место, где сотрудники проводят львиную долю своего времени». Расходы на содержание офиса в среднем составляют от 10 до 15 % доходов фирмы и могут успешно оптимизироваться «без потери качества». К радикальной экономии — переезду в более дешевое помещение — юристы прибегают достаточно редко и осторожно. А вот разнообразные варианты рационализации расходов пользуются спросом. Этому способствует и позиция некоторых клиентов, заинтересованных в рациональном расходовании их средств.

«Уже десятилетие компании вынуждены вести бизнес в условиях экономической рецессии. Не удивительно, что это наложило свой отпечаток на многие, ранее обязательные для успешного бизнеса, характеристики. Трансформация представлений о престижности сотрудничества с сервис-провайдерами прослеживается и в поведении клиентов юридических фирм. Если десять лет назад в В2В-сегменте юридического бизнеса дубовые столы, кожаные салоны и золотые таблички были обязательными атрибутами, то с начала 2008 года многие клиенты начали понимать, что все это куплено на их деньги. Пришедшее понимание переросло в вопросы к советникам, включающим в почасовые ставки значительную долю оперативных расходов. Так что истоки оптимизации расходов юридических фирм следует искать в бюджетных политиках их клиентов. И здесь главное — не экономия, а рационализация и целесообразность. Многие глобальные компании в тендерные запросы на юридическое обслуживание включают вопросы о наличии у советников программ сбережения средств, приветствуя разнообразные механизмы, позволяющие им потратить свои деньги рационально. Не удивительно, что постепенно все основные процессы в юридической компании приводятся в соответствие этим требованиям», — рассказала Наталья Дугинова, руководитель отдела маркетинга ЮК «Правовой Альянс».

Владимир Мисечко, управляющий партнер ЮФ «Мисечко и Партнеры», считает, что снижение расходов на офис, учитывая нынешнюю ситуацию, — один из главных способов остаться на плаву. Причем, по его мнению, вопрос целесообразности аренды просторных и презентабельных офисов в центре актуален как для крупных, так и для малых юрфирм. Но для крупных игроков смена «прописки» сопряжена с рядом очевидных рисков. «Сокращение расходов на поддержание статуса может в перспективе сыграть злую шутку с именитыми компаниями, счет сотрудников в которых переваливает за сотню. Отказ от «лишних» площадей в сердце города и переезд сокращенного штата в менее качественное помещение — большой риск для пресловутого имиджевого фактора, который, как правило, нарабатывается годами, а то и десятками лет. Для молодых же и небольших фирм смена локации угрозы практически не несет в связи со значительно меньшим клиентским потоком. В нашей фирме даже есть примеры того, когда клиент на протяжении нескольких лет плодотворного совместного сотрудничества так и не посетил наш офис, благополучно решая возникшие вопросы дистанционно», — прокомментировал Владимир Мисечко.

С ним согласна и Наталья Дугинова, отмечающая, что презентационную роль офиса юридической фирмы еще рано называть пережитком, но из категории must have офис уже вышел. «Мир становится динамичнее. Места для комфортной работы на ниве интеллектуального труда сейчас повсюду — в отелях, кафе, супермаркетах, коворкинг-центрах. IT-решения для бизнеса дают почти безграничные возможности коммуникации. Все чаще встречи с клиентами проводятся онлайн. Остается внимательно следить за тенденциями и идти в ногу со временем. Правильно понимая ключевые потребности рынка, можно легко отбросить лишнее — оптимизироваться», — подчеркивает эксперт.

По словам Владимира Мисечко, офис юрфирмы, несомненно, должен располагать ненавязчивым сдержанным интерьером и иметь все необходимое для комфортного пребывания в нем как клиентов, так и персонала. «Необходимый минимум — грамотно оборудованная рабочая зона, зона руководства и комната для переговоров. От всех остальных излишеств можно легко отказаться без какого-либо ущерба в краткосрочных планах», — рассказал управляющий партнер ЮФ «Мисечко и Партнеры». При этом он не советует не увлекаться излишней экономией в ущерб комфорту: «Низкое качество предоставляемых услуг не компенсировать с помощью «статусного» офиса, а вот испортить первое впечатление от компетентного опытного персонала неприглядным неаккуратным офисом — намного проще».

Интересные возможности для оптимизации офисных трат дает «виртуализация» и широкое использование IT-решений. Но идея цифрового офиса юрфирмы пока не находит поддержки на постсоветском пространстве. Одно из немногих исключений — «Правовой Альянс», недавно отказавшийся от консервативного формата «жесткого офиса» с установленным графиком работы и обязательным присутствием на рабочих местах. «Почти год мы адаптировали IT-составляющую для бесперебойного обеспечения сотрудников удаленным доступом, XRM-систему для четкой фиксации проделанной юристами работы, структурированного хранения информации и контактных данных, мы приняли ряд правил, регламентирующих удаленную работу, и, конечно, заблаговременно готовили наш персонал к такому шагу», — рассказала Наталья Дугинова, подчеркнув, что, несмотря на возникающие трудности переходного периода, фирма приняла правильное решение.

Опыт западных юрфирм, работающих по подобной схеме длительное время, свидетельствует о 30-процентном сокращении административных расходов и расходов на аренду помещения. Фактически расходы фирмы ограничиваются затратами на оплату труда юристов и персонала, а время, которое юрист проводит в офисе, практически полностью оплачивается клиентами. Безусловно, далеко не для всех юрфирм подобный формат организации работы приемлем. Но отдельные его элементы становятся все более востребованными, в том числе на Украине.