Для многих клиентов юридических фирм таковая представляет собой группу юристов, обеспечивающих надлежащее решение их правовых проблем. Собственно, если клиент компанию своего юридического консультанта представляет именно таким образом, это означает только одно — все сотрудники юридической фирмы работают как единый отлаженный механизм. Очевидно, что для крупных юридических компаний такая слаженная работа возможна только при условии, что в компании работают квалифицированные сотрудники, не занимающиеся вопросами предоставления юридических услуг непосредственно. Речь идет о так называемом административном персонале компаний. Согласитесь, именно от него нередко зависит качество и своевременность предоставления юридической помощи. Итак, попробуем рас­смотреть, кто из представителей неюридических профессий необходим юридическим компаниям, чтобы они могли качественно работать, и какие функции на административный персонал возлагаются.

Изначально стоит указать, что в целом административный персонал компании можно разделить на две группы — те, кто организовывает работу с клиентами, и те, кто обеспечивает внутреннюю работу компании, не контактируя непосредственно с теми, кому юридические услуги предоставляются. К первой группе относятся секретари и офис-менеджеры — они встречают клиента, отвечают на его телефонные звонки, тем самым представляют собой «лицо» компании. Пожалуй, к этой группе стоит отнести и охранников, первыми встречающих вошедшего в офис компании клиента, и курьеров (если таковые есть в штате), которые представляют компанию вне стен ее офиса.

Вторая группа более многочисленна. Это — водители, программисты, уборщицы, повара и бухгалтеры. Кстати, последние также контактируют с клиентами, хотя и призваны обеспечивать внутреннюю работу компании, а точнее — вести учет расчетных операций. Кроме того, стоит отметить, что немаловажным в наше время для юридической фирмы является наличие специалистов, именуемых PRменеджер и HRменеджер.

Кто есть в юридической фирме?

Руководитель секретариата юридической фирмы «АНК» (г. Одесса) Фаина Воронина сообщила нам, что в ЮФ «АНК» помимо юристов также работают финансовый менеджер, руководитель секретариата, заместитель по хозяйственным вопросам, системный администратор и PR-менеджер.

По информации, предоставленной менеджером по развитию бизнеса, PR-менеджером адвокатской конторы «Коннов и Созановский» Еленой Сердюк, помимо людей, занимающих должности, аналогичные предусмотренным в ЮФ «АНК», также на благо компании трудятся офис-менеджер, домохозяйка, секретари, водители, уборщицы и охранники.

Очевидно, что основной функцией административного персонала является создание оптимальных условий для работы юристов. Например, как в ЮФ «АНК», финансовый менеджер занимается вопросами осуществления взаиморасчетов с контрагентами, контролем финансовых счетов, контролем финансовых показателей компании и их анализом. А также разработкой мероприятий с целью улучшения финансовых показателей деятельности компании. На руководителя секретариата возлагаются функции по контролю работы секретариата, перевод различной документации, организация и согласование встреч руководителя с клиентами, ведение электронной базы по клиентам, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение переписки с клиентами, отправка/прием электронной почты. Заместителя по хозяйственным вопросам — по обеспечению и контролю охраны помещений, контролю уборки помещений, контролю технического обслуживания и обеспечению бесперебойного функционирования сантехнического и электротехнического оборудования. Системного администратора — по контролю и обеспечению бесперебойной работы оргтехники и систем связи офиса, их техническое обслуживание. PR-менеджера — общению с прессой, размещению рекламы в СМИ, на сайтах, организации участия руководителя в различных семинарах, конференциях, круг­лых столах, а также решению вопросов, возникающих при работе с различными общественными организациями, ассоциациями, и при продвижении компании на рынке юридических услуг. Собственно, это типичные задачи, которые возлагаются на административный персонал компании в любой юридической фирме.

Все ли профессии нужны?

Примечательно, что на первых этапах создания компаний многие юристы самостоятельно решают вопросы, возлагаемые на административный персонал, или же обращаются к внештатным специалистам по тем или иным вопросам. Но как только компания начинает расти, становится ясно, что на решение организационных и бытовых вопросов компании требуется иногда больше времени, чем на решение юридических. Именно с расширением компаний и связано появление большего числа работников неюридических профессий. Впрочем, как отмечают в ЮФ «АНК», в отсутствие на работе кого-то из административного персонала, юристы могут самостоятельно решить большинство проблем. Вместе с тем, сложно не согласиться с мнением Елены Сердюк из АК «Коннов и Созановский», что, несмотря на это, компания должна стремиться создать все условия, чтобы такой необходимости не возникало. «В АК «Коннов и Созановский» работа всего неюридического персонала налажена таким образом, чтобы юристы могли комфортно работать с клиентами, а клиенты получали качественное своевременное обслуживание и должное внимание со стороны юристов», — под­черкнула г-жа Сердюк.

Отметим, что, как правило, все специалисты юридических компаний, не предоставляющие юридические услуги, выполняют разные функции, и только в условиях взаимоотлаженной работы каждого из них возможно надлежащее обеспечение работы компании. Следовательно, как это подметила Елена Сердюк, «все неюридические профессии в нашей фирме важны, поскольку каждый выполняет огромную часть работы, от которой зависит бесперебойность в жизни фирмы».

В то же время стоит отметить наличие некоторых профессий, которых не могут заменить другие работники из числа административного персонала или из штата юристов, сохранив нормальную работу компании. Так, например, Фаина Воронина среди наиболее важных неюридических профессий для юридической компании назвала заместителя по хозяйственным вопросам, который обеспечивает функционирование систем жизнеобеспечения офиса, и руководителя секретариата, который контролирует работу с клиентами, все базы данных по клиентам.