Каждый человек в силу ряда причин не может в рабочее время постоянно заниматься выполнением работы. Поэтому достаточно часто можно наблюдать картину, когда сотрудники вместо того, чтобы примерно трудиться, играют в компьютерные игры, общаются в чатах, переписываются с друзьями по электронной почте, читают книги, в общем — занимаются своими делами. Причем возможны два варианта: сотрудники в основном занимаются личными вопросами, создавая видимость работы, либо сотрудники решают личные вопросы в перерывах между основной работой, как бы отдыхая от нее. Мы решили выяснить, каким образом в юридических фирмах осуществляется борьба с неэффективным использованием сотрудниками рабочего времени.

Большинство опрошенных нами респондентов согласились с тем, что такое явление существует в юридических фирмах. Например, офис-менеджер Международной юридической компании «Александров и Партнеры» Елена Желинская отметила, что даже у самых ответственных и собранных работников иногда возникает ощущение усталости и апатии, что может произойти из-за чрезмерной загруженности, проблем личного характера или даже невозможности найти решение поставленной перед ними задачи. А директор юридической фирмы «АНК» Александр Кифак среди основных причин неэффективного использования рабочего времени, влияющего на производительность, назвал степень загруженности работника в течение рабочего дня, нечетко поставленные руководством цели и приоритеты и откладывание выполнения важных заданий на более поздний срок.

По мнению заместителя генерального директора компании «Фарго» Тихона Мукомела, в подавляющем большинстве случаев встречается второй вариант — решение личных вопросов в перерывах между работой. Первый же вариант — создание видимости труда — свидетельствует о неэффективном управлении и при отсутствии соответствующих изменений на фирме может вызвать ряд негативных последствий: необходимость работать за себя и за «отдыхающего», возникновение и обострение конфликтов внутри фирмы, снижение эффективности работы фирмы, полный крах бизнеса. А второй вариант, по словам г-на Мукомела, требует регламентации со стороны руководства юридической фирмы. Объясняется это тем, что работа юриста достаточно напряженная, поэтому отдых в течение рабочего дня необходим. В связи с этим условия отдыха должны быть определены правилами корпоративного поведения таким образом, чтобы каждый юрист, вне зависимости от его статуса в иерархической системе фирмы, мог бы самостоятельно обеспечить себе отдых по принципу «С пользой для себя и без вреда для дела», считает заместитель генерального директора компании «Фарго».

Легче предупредить, чем бороться

В то же время мнения относительно необходимости бороться с неэффективным использованием сотрудниками рабочего времени разделились. Так, управляющий партнер АК «Гвоздий и Партнеры» Валентин Гвоздий считает, что каждый руководитель должен строго пресекать подобные факты.

По мнению же партнера адвокатской конторы «Коннов и Созановский» Татьяны Глуховской, необходимо не столько «бороться», сколько проверять в конце месяца отчеты о рабочем времени, ежедневно заполняемые юристами, и в случае значительных «зазоров» в рабочем времени просить юриста пояснять, с чем они связаны.

С другой стороны, Елена Желинская констатировала, что борьба с этим явлением со стороны работодателя чаще всего является болезненной и неэффективной, так как практика запретов и угроз негативно сказывается на желании работников что-либо делать. Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования рабочего времени. Конечно же, можно установить какое-нибудь программное обеспечение или даже оборудование для «слежения» за сотрудниками, однако это не самое лучшее решение проблемы. По мнению г-жи Глуховской, окончательно истребить это явление невозможно, хотя его можно установить и сделать сотруднику предупреждение. А вот в АК «Коннов и Созановский» сложились достаточно доверительные отношения с сотрудниками, и исходным условием совместной работы компании и юристов является следующий принцип: «Вы пришли честно работать на благо компании и ваше личное благо, а компания, в свою очередь, готова обеспечить вам соответствующие условия работы, заработную плату и карьерный рост». Если же честно работать у сотрудника не получается, то и компания освобождается от каких-либо обязательств.

Интересно решается этот вопрос в ЮФ «АНК», сотрудники которой самостоятельно планируют свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени в «АНК» используется компьютерная система учета выполненной работы. Ею автоматизирован трудоемкий учет количества рабочего времени, потраченного на выполнение различного рода юридической работы, а также с ее помощью подготавливается система применяемых тарифных ставок для выставления счетов за оказанные клиентам услуги. В результате у сотрудников отсутствует возможность неэффективно использовать рабочее время.

В АК «Гвоздий и Партнеры» также используется специальная компьютерная система для автоматизации всех организационно-производственных процессов, одной из функций которой является автоматический учет рабочего времени каждого сотрудника. Таким образом, по итогам рабочего дня, недели, месяца каждый сотрудник формирует отчет о проделанном объеме работы и затраченном на это времени. А руководитель компании по итогам отчетного периода анализирует эффективность работы каждого сотрудника, делает выводы, которые в конечном итоге выливаются для сотрудника в финансовый «плюс» или «минус».

Отвечать придется по всей строгости?

Чаще всего в юридических фирмах сотрудникам, которые «пойманы на горячем», делают замечания, а если они не делают соответствующих выводов — увольняют. Кроме того, проводится воспитательная работа среди всего коллектива. Например, в АК «Гвоздий и Партнеры» периодически проходят расширенные рабочие совещания, на которых, в частности, обсуждаются недостатки в работе того или иного сотрудника.

Однако есть и другой подход к этому вопросу. Так, руководство МЮК «Александров и Партнеры» избегает установления каких-либо санкций, а вместо этого в компании действует система премий и поощрений. Например, предусмотрена ежемесячная премия некурящим сотрудникам, каждый квартал проводится конкурс «Лучший сотрудник» среди юристов и технического персонала, победители которого получают премии в размере 50 % от их ежемесячного заработка и т.п. По мнению г-жи Желинской, такая система намного эффективнее стимулирует работников к своевременному и качественному выполнению работы, нежели запреты и санкции, порождающие безразличие работника к результатам его труда. Таким образом, ответственный и серьезный сотрудник знает объем работы, который ему необходимо выполнить, и осознанно выделяет себе перерывы для отдыха, понимая, что наказанием за неэффективно использованное рабочее время будет задержка на работе после завершения рабочего дня, работа дома вместо долгожданного отдыха и пр. В то же время, если работник не относится к указанной выше категории, отмечает Елена Желинская, то причиной впустую потраченного времени может быть его несобранность и неумение сконцентрироваться на решении поставленной задачи. А применять какие-либо санкции к такому работнику не имеет смысла, ведь его наказанием будет работа в неурочное время, а в худшем случае — недовольство руководителя и выговор, что негативно скажется на его авторитете.

Одной из возможных мер предотвращения неэффективного использования сотрудниками рабочего времени также может быть целенаправленное создание условий для регламентированного отдыха. Однако этот метод не слишком распространен в юридических компаниях. Между тем во многих фирмах с пониманием относятся к человеческим слабостям сотрудников, не запрещая им небольшие перерывы на перекур, чаепитие и т.п., которые, как заметила Елена Желинская, способствуют разрядке и восстановлению работоспособности сотрудников. Общепринятым временем для решения личных вопросов все же является обеденный перерыв. Другое дело, когда возникают жизненные ситуации, например, семейного характера. Тогда руководство юридических фирм идет им навстречу.

Безусловно, можно говорить и о том, что в силах руководства юридической фирмы принять на работу таких сотрудников и провести с ними такую беседу, чтобы они не могли «отвлечься» от выполнения работы. Однако нужно понимать, что юристы — такие же люди, как и все. В связи с этим целесообразным является не столько исключение небольшого «отдыха» сотрудников в рабочее время, сколько его регламентация. И тогда этот «отдых», поставленный в четкие рамки, не только не снизит, но, наоборот, значительно повысит эффективность их работы.