Як оформити електронний лікарняний – пояснює 7ААС

1 жовтня 2021 року стартував завершальний етап переходу на електроні лікарняні. Наказом МОЗ України від 28.09.2021 №2086 «Про затвердження Змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров’я України» були внесені певні зміни. Тому відділ бухгалтерського обліку та звітності 7ААС підготував поетапну інструкцію, як оформити електронний лікарняний, коли нараховуються виплати та які є особливості створення та використання електронних листків непрацездатності.

Створення е-лікарняного

Відкриття е-лікарняного проводиться автоматично після внесення в систему медичного висновку лікарем, до якого звертається особа з певним страховим випадком. Відразу вказується дата відкриття та передбачена дата закриття лікарняного або його продовження. Якщо застрахована особа видужає раніше «планової» дати, після звернення до лікаря дата закінчення змінюється.

Дії працівника після відкриття лікарняного

Після відкриття е-лікарняного працівник повинен повідомити свого роботодавця про тимчасову непрацездатність. На цьому дії працівника закінчуються.

Сповіщення про відкриття е-лікарняного надійде роботодавцю в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Важливі питання щодо е-лікарняних

Сформований е-лікарняний стане доступним для перегляду у день його створення. Однак підстава для надання матеріального забезпечення з’явиться лише після зміни статусу лікарняного із «закритий» на «готовий до оплати».

Оплатити лікарняний зможуть не раніше ніж через 7 днів після дати закриття. У випадку допомоги по вагітності та пологах – через 7 днів після дати відкриття.

При цьому лікар протягом семи днів може вносити зміни чи взагалі скасувати листок непрацездатності. Тому поспішати не потрібно. У системі можна проставляти такі статуси лікарняного листа:

• «закритий»,
• «готовий до сплати (виданий)»,
• «помилково сформований»,
• «недійсний»,
• «оплачений».

Нарахування виплат у зв’язку з непрацездатністю працівнику

На призначення виплат працівнику у роботодавця є щонайбільше 10 календарних днів із дня закінчення періоду тимчасової непрацездатності, визначеного е-лікарняним.

Застрахована особа, яка довго хворіє, має право на відшкодування Фондом соціального страхування кожного проміжного е-лікарняного. Як і у випадку паперових листків, один страховий випадок може оформлюватись декількома електронними лікарняними. Вони створюються як продовження первинного. Їх треба оплачувати кожен після своєї видачі.

Однак якщо паперовий лікарняний може продовжуватись лікарем одноосібно до 15 календарних днів, то медичні висновки для формування е-лікарняних лікарі можуть створювати самостійно до 30 календарних днів. Подальше підтвердження тимчасової непрацездатності потребує огляду лікарсько-консультативною комісією (ЛКК).

Тому якщо проміжні е-лікарняні готові до сплати, а останній е-лікарняний тільки має статус «закритий», потрібно нарахувати кошти за проміжні, не чекаючи останнього. Потім важливо також нарахувати компенсацію за останній е-лікарняний.

Нюанси, як оформити електронний лікарняний

Основним показником продовження е-лікарняного до одного страхового випадку є визначений унікальний номер випадку непрацездатності, який у межах одного страхового випадку має збігатись.

Якщо цей унікальний номер різний, то ми маємо різні страхові випадки, а від цього залежить порядок нарахування та оплати.

Унікальний номер листка непрацездатності має таку структуру:

ХХХХХХ – ХХХХХХХХХХ – Х

• номер випадку непрацездатності (перші шість символів);
• порядковий номер листка непрацездатності (десять цифр);
• номер версії (позначається цифрою “1” при створенні нового листка та при створенні листка як продовження). Номер збільшується (“2”, “3” та далі за порядком) під час внесення кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність.

Ситуації, коли е-лікарняний не з’являється в системі

Таке може трапитись, коли допущена помилка під час внесеня даних до медичного висновку. Якщо застрахована особа не ідентифікована Пенсійним фондом України, відомості про неї не з’являться в електронному кабінеті роботодавця.

Дані про застраховану особу в пенсійному фонді порівнюються з даними звіту з ЄСВ. Можуть бути:

• розбіжність в імені чи прізвищі,
• допущені інші технічні помилки.

Система ще не досконала, та й інформацію в неї вносять звичайні медичні працівники, які можуть помилитися.

Але роботодавець і фонд соціального страхування завжди відстоюють права застрахованої особи, яка сплачує страхові внески. Тому потрібно домагатись внесення змін з боку медичного закладу, шляхом, наприклад, написання листів-підтверджень, що такий працівник справді працює, щоб застрахована особа обов’язково отримала своє матеріальне забезпечення.

У найкритичніших випадках, коли не допомогли жодні заходи, щоб змінити дані в електронному реєстрі, заклад охорони здоров’я повинен видати паперовий листок непрацездатності.

Коли можна отримати паперовий листок непрацездатності

До 1 лютого 2022 року є можливість оформити паперові листки тимчасової непрацездатності. Це можливо у таких випадках:

• якщо первинний виданий паперовий, тому і для продовження буде паперовий (це лише до 01.10.2021);
• якщо сплив 7-денний строк, протягом якого можна було внести зміни в медичний висновок та відповідно в лікарняний;
• якщо допущено помилки лікарем під час формування медичного висновку і в системі не з’являється електронний лікарняний;
• якщо жінка усиновила новонароджену дитину.

Це основні особливості оформлення електронних лікарняних листків, які необхідно знати і роботодавцю, і працівнику. Але краще берегти здоров’я, щоб знання щодо цифрових листків непрацездатності були лише теоретичними.