Еженедельная газета «Юридическая практика»
Сегодня 18 ноября 2018 года, 08:42

Генеральный партнер 2018 года

Адвокатское Бюро Гречковского - генеральный партнер газеты Юридическая практика в 2015 году
Еженедельная газета «Юридическая практика»

Отрасли практики

№ 15 (1059) Налоговое правоот 10/04/18 (Отрасли практики)

Прекрасное далеко

Даже несмотря на то что трудовое законодательство недостаточно развито, удаленная работа становится все популярнее

Наталья Наконечная,
Николай Гелетий
Специально для «Юридической практики»

Наверное, каждый человек, который проводит свой рабочий день перед экраном монитора, задавался вопросом: «А не могу ли я все это делать дома или за чашкой кофе в соседнем кафе?». Сегодня все, что нужно для такой работы, — это компьютер (или другой гаджет) и доступ в интернет. Человек не тратит время на дорогу от дома  к офису, имеет больше времени на свои личные дела, а компания в свою очередь получает более мотивированного сотрудника и даже может сэкономить на аренде офиса. Исходя из таких преимуществ удаленной работы, многие иностранные и отечественные компании сегодня предлагают своим сотрудникам работать вне офиса.

Учитывая растущую популярность «удаленки», в этой статье предоставим некоторые рекомендации относительно того, как оптимально оформить отношения с удаленными работниками с юридической точки зрения и какие правовые риски надо учесть с целью их минимизации.

Сегодня наиболее популярны такие варианты удаленной работы:

— за границей: сотрудник постоянно работает за пределами Украины, например, IT-специалист, ­работающий на украинскую компанию, находится в Польше или даже на каком-то экзотическом острове (что не редкость);

— постоянно вне офиса: дома, в кафе, коворкинге и т.д.;

— иногда в офисе, иногда удаленно: за специалистом закреплено рабочее место в офисе, однако время от времени он работает за его пределами.

 

Защита информации

Особенностью любой удаленной работы является защита информации. Ноутбук или телефон с рабочими файлами могут украсть в кафе, информацию, которую сотрудник пересылает в офис, могут перехватить, а конфиденциальный разговор по скайпу могут просто подслушать в коворкинге. Потеря или разглашение информации может нести огромные риски для компании. Установка многоуровневой аутентификации, паролей, файерволов становится первоочередной необходимостью при работе с конфиденциальными данными. Однако защита информации не ограничивается исключительно техническими средствами. Не менее важным является наличие четких правил защиты информации в компании, а также регулярное проведение различных тренингов и воркшопов, в ходе которых разъясняются правила хранения важной информации, использование личной почты, фейсбука или скайпа для рабочих целей, использования электронных устройств в общественных местах и многое другое.

А теперь рассмотрим каждый из вариантов удаленной работы более подробно.

 

За границей

Для оформления отношений при этом варианте удаленной работы целесообразно заключение договора гражданско-правового характера, например договора о предоставлении услуг. При этом сотрудника, работающего удаленно, не будут распространяться гарантии, льготы и другие привилегии работающих по трудовому договору (например, отпуск, сложная процедура увольнения и т.д.). Риск переквалификации таких отношений в трудовые в случае, если удаленный сотрудник работает за границей, является незначительным.

 

Постоянно вне офиса

Если человек все время работает вне офиса, то в большинстве случаев рекомендуем заключать с ним договор гражданско-правового характера (см. выше). Исключением может быть ситуация, когда дистанционный работник работает исключительно дома (так называемый надомник), и у компании есть потребность именно в трудовых отношениях с таким человеком (например, необходимо трудоустроить инвалида). В последнем случае условие о работе на дому должно быть четко отображено в трудовом договоре, работодатель должен обследовать жилищно-бытовые условия «надомника» и подтвердить их соответствие требованиям охраны труда (это тоже должно быть отображено в договоре).

 

Иногда в офисе, иногда удаленно

Эта опция может оформляться на основании как гражданско-правового договора, так и трудового договора. С подрядчиком, зарегистрированным как физическое лицо — предприниматель, лучше оформлять гражданско-правовой договор — это проще и дешевле. Но если подрядчик часто находится в вашем офисе, этот вариант сопряжен с довольно высоким риском переквалификации отношений в трудовые со всеми вытекающими последствиями (а это и доначисление налоговых обязательств, и налоговые штрафы, и существенные финансовые санкции, налагаемые Государственной службой по вопросам труда в соответствии с Кодексом законов о труде (КЗоТ) Украины).

Вариант оформления трудового договора наиболее консервативный и безопасный с точки зрения минимизации вышеуказанных рисков. Но следует помнить, что в таком случае вступают в действие разнообразные ограничения, предусмотренные КЗоТ Украины (проблематичность увольнения, система обязательных гарантий и льгот для сотрудника и т.д.), а также имеет место дополнительная финансовая нагрузка на компанию в связи с обязательством уплаты единого социального взноса и удержания налога на доходы физических лиц.

Что выбрать: гражданско-правовой договор или трудовой, — должен решать работодатель, учитывая особенности бизнеса и применение удаленного способа работы (количество удаленных сотрудников, их функции, распределение времени их работы в офисе и вне его и т.д.).

Поскольку трудовой договор с точки зрения оценки правовых рисков остается наиболее приемлемым вариантом, далее рассмотрим моменты, которые следует учесть и/или отобразить в трудовом договоре с удаленными работниками.

 

Письменная форма

При оформлении трудовых отношений не следует ограничиваться одним лишь приказом о приеме на работу — необходимо заключить письменный трудовой договор, содержащий условия и правила дистанционной работы.

 

Рабочее место

При выборе комбинированного варианта, когда работа может выполняться как в офисе, так и дистанционно, рабочее место всегда будет закреплено в офисе (единственное исключение — «надомники», которых мы не рассматриваем в этом случае). Оговорку об условиях и правилах дистанционной работы нужно обязательно отобразить в трудовом договоре. Кроме этого, на практике у работодателя может возникнуть необходимость присутствия сотрудника, работающего дистанционно, в офисе на совещании, тренинге или для проведения личных бесед. Такие моменты также не стоит обходить стороной при составлении трудового договора.

 

Рабочее время

Удаленная работа размывает грань между рабочим временем и временем отдыха, так как дистанционный работник может самостоятельно определять свои рабочие часы, а работодатель вряд ли это как-то проконтролирует. Таким образом, важно разъяснить сотруднику его обязанность работать определенное количество часов в течение рабочего дня и закрепить соответствующее положение в договоре. Проблемой также может стать график работы: например, работнику удобно выполнять поставленные задачи поздно вечером или даже ночью, а в течение рабочего дня он не будет отвечать на звонки руководства. Как вариант решения можно указать так называемые основные часы, когда работник должен отвечать на звонки, просматривать электронную почту и выполнять поставленные задачи. Предпочтительно, чтобы это было стандартное рабочее время в рабочие дни (иначе действуют правила ограничений и/или дополнительных компенсаций за сверхурочную работу, работу в ночное время или работу в выходные, нерабочие и праздничные дни, а также другие специальные протекционные нормы КЗоТ Украины). При этом введение необоснованных требований к сотрудникам, таких, например, как обязанность отвечать на электронные письма или звонки в режиме «24/7», в том числе во время отпуска, в большинстве случаев будет считаться нарушением прав работника.

 

Оборудование

Сотрудник, работающий дистанционно, может пользоваться как оборудованием работодателя (компьютер, телефон), так и своим собственным. В первом случае разумно предусмотреть в договоре условия пользования предоставленным оборудованием, его возврат после увольнения из компании, а также оговорить риски повреждения, потери или кражи таких девайсов. Если выбор пал на вторую опцию, стоит установить правила защиты данных, а также определиться с компенсацией за использование работником своего собственного имущества в интересах компании (например, прописать в трудовом договоре, что заработная плата полностью покрывает использование собственного имущества сотрудника в рабочих целях).

 

Заработная плата

В целом правила оплаты труда для дистанционных работников не отличаются от правил, предусмотренных для офисных сотрудников. Общая рекомендация — условия оплаты труда дистанционных работников не должны быть существенно ниже их коллег, занимающих такие должности и работающих в офисе.

 

Политики и процедуры

Если у компании есть коллективный договор, глобальные или локальные политики, стоит позаботиться о том, чтобы они имели практическое применение и для дистанционных работников. В дополнение к трудовому договору такие общие правила содержат условия охраны труда, использования предоставленного оборудования, обмена и защиты информации, конфиденциальности, возмещения расходов работника на дорогу от его удаленного места работы к офису и многое другое.

 

Здоровье и безопасность

По общему правилу работодатель несет ответственность за безопасность своих работников, включая тех, кто работает вне офиса. В случае с сотрудниками, работающими в удаленном режиме (кроме «надомников», которых мы подробно не рассматриваем в этой статье), отсутствует объективная возможность проверки безопасности их рабочего места. К тому же в законодательстве нет четкого регулирования производственных травм при удаленной работе. Тем не менее стоит ознакомить своих дистанционных работников (желательно под расписку) с правилами безопасности работы с предоставленным им оборудованием (в случае его предоставления).

 

Выводы

Подводя итоги, можем сказать, что даже в рамках недостаточно развитого правового регулирования дистанционной работы в Украине этот вариант отношений с персоналом становится все более популярным. Ждать, пока появится современная и ориентированная на бизнес нормативно-правовая база по этому вопросу, можно очень долго. Но стоит ли? Уже сейчас есть разные правовые механизмы для использования удаленной работы.

 

НАКОНЕЧНАЯ Наталия — старший юрист CMS Cameron McKenna Nabarro Olswang, г. Киев,

ГЕЛЕТИЙ Николай — юрист CMS Cameron McKenna Nabarro Olswang, г. Киев



Присоединяйтесь к обсуждению!

Автор *
E-mail
Текст *
Осталось
из 2550 символов
* - Поля, обязательные для заполнения.

№ 15 (1059) от 10/04/18 Текущий номер

Налоговое право

№ 15 (1059)
Отрасли практики

Прекрасное далеко

Судебная практика

Смять арест

Тема номера:

Все свободны

Частная практика

Квалифпереоценивание

Поддерживаете ли вы введение налога на выведенный капитал?

Да, в перспективе это будет эффективней налогообложения прибыли

Да, но только для малого и среднего бизнеса

Нет, для государства это непозволительная роскошь

Ни один закон не искоренит такое явление, как уклонение от уплаты налогов

Ваш собственный вариант ответа или комментарий Вы можете дать по электронной почте voxpopuli@pravo.ua.

"Юридическая практика" в соцсетях
Заказ юридической литературы

ПОДПИСКА