Ритейл — это технологически емкая отрасль. Успех компании, работающей в этой сфере, зависит от того, насколько ее деятельность отвечает вызовам рынка. Кроме того, сегодня стремительно развивается e-commerce, где бизнес и технологии представляют собой единое целое. Учитывая данные факторы и тенденцию к диджитализации во всех отраслях, можно говорить о том, что перевод в сфере ритейла контрактной работы в электронный вид — это только вопрос времени.

 

Оптимизация по закону

Переход на электронный документооборот в ритейле позволит не только решить классические проблемы обмена документами и их хранения, но и выведет бизнес на новый уровень. И для этого в Украине существует достаточная нормативная база. Еще с 2003 года в нашей стране действуют Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и Закон Украины «Об электронной цифровой подписи». Данные нормативные акты заложили основу регулирования и существования электронного документооборота в Украине. Но, несмотря на это, долгое время тема юридически значимого межкорпоративного документооборота в Украине не могла сдвинуться с мертвой точки из-за отсутствия достаточной практики взаимоотношений с контролирующими органами и между контрагентами. Сегодня данная проблема фактически решена.

В Украине постепенно появляется и развивается практика использования компаниями электронного документооборота. В последний год наблюдается резкий рост интереса к этой возможности со стороны ритейла (как сетей, так и крупных интернет-магазинов). Причин тому несколько.

Во-первых, политика государства относительно диджитализации всех сфер деятельности. Например, в январе этого года Кабинет Министров Украины принял распоряжение «Об одобрении Концепции развития цифровой экономики и общества Украины на 2018—2020 годы и утверждении плана мероприятий по ее реализации». Цель принятия данного документа состоит в устранении барьеров на пути к цифровой трансформации Украины в наиболее перспективных отраслях и привлечении инвестиций.

Во-вторых, растущая нормативная база, которой предусматривается переход на электронный документооборот. В первую очередь тут необходимо отметить запуск в Украине так называемого электронного суда в виде Единой судебной информационно-телекоммуникационной системы. Такие нововведения предусмотрены Законом Украины «О внесении изменений в Хозяйственный процессуальный кодекс Украины, Гражданский процессуальный кодекс Украины, Кодекс административного судопроизводства Украины и другие законодательные акты» от 3 октября 2017 года № 2147-VIII. «Электронный суд» должен начать свою работу в январе 2019 года и будет обеспечивать возможность взаимодействия юридических и физических лиц с судом в режиме онлайн. Также законом предусмотрено понятие «электронные доказательства» и порядок их подачи в суд. А пока у бизнеса есть время к этому подготовиться.

В-третьих, позитивная позиция налоговых органов относительно использования электронного документооборота компаниями.

Так, в частности, в письме ГУ ГФС в г. Киеве от 3 марта 2017 года № 4451/6/99-99-14-03-03-15 и письме ГФС от 4 января 2017 года № 30/6/99-99-15-02-02-15 говорится, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь обязательные реквизиты. Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов в бумажном виде. Электронный документ, составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержащий все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, как и документ в бумажном виде.

Таким образом, исходя из позиции налоговых органов, ритейл может смело переходить на электронный документооборот со своими поставщиками, клиентами и контрагентами.

В-четвертых, возможность оптимизации бизнес-процессов и экономия средств. Электронный документооборот в ритейле предоставляет важные преимущества для компаний, в частности, это:

— ускорение процессов согласования, подписания документов, получения оригиналов документов от контрагентов,

— значительное сокращение затрат на ведение документооборота,

— обеспечение хранения и оперативного поиска необходимых документов.

Переход на электронные документы в ритейле позволяет не только решить классические проблемы, связанные с обменом документами между сторонами, хранением и исправлениями сопровождающих поставку документов. Сегодня есть возможность обмена юридически значимыми документами за счет использования программного обеспечения, с помощью которого и осуществляется электронный документооборот.

В работе с поставщиками нередки случаи, когда необходимо срочно найти и предоставить какие-то документы, например: договор, счет, товарно-транспортную накладную, акт приема-передачи, протокол разногласий. И если этих документов нет под рукой либо они утеряны, компания понесет убытки, которые могут быть выражены как в прибыли, так и в доле определенного рынка. Таким образом, подписание документов в электронном виде и хранение их с помощью облачных технологий, обеспечивающих оперативный доступ, решат вышеуказанные проблемы.

Кроме того, использование облачных технологий в оптовых и розничных сетях поможет сэкономить до 60 % средств, которые сегодня тратятся на хранение, учет и уничтожение документов в бумажном виде. С помощью электронного документооборота в ритейле происходит оптимизация рабочего времени сотрудников и обеспечивается прозрачная система взаимодействия с поставщиками и подрядчиками.

 

 

Схемы взаимодействия

Для использования электронного документооборота компании необходимо соответствующее программное обеспечение. Как показывает опыт работы в системе электронного документооборота DEALS, такой софт предоставляет такие возможности, как подписание документов электронной цифровой подписью, проверка валидности ЭЦП, согласование документов как внутри компании, так и с контрагентом, хранение документов в облачном сервисе, быстрый поиск документов, доступ к документам из любого места в онлайн-режиме.

Именно эти функции обеспечат эффективное ведение электронного документа компанией. Также для облегчения работы с электронными документами рекомендуем компаниям разработать инструкцию по ведению электронного документооборота и порядок использования ЭЦП в компании. С помощью данных внутренних документов компания сможет регламентировать порядок работы с электронными документами и ЭЦП, определить порядок создания, согласования и подписания электронных документов.

 

Смарт-контракты в retail

Если электронный документ представляет собой обычный документ, только созданный в электронной форме и подписанный с помощью ЭЦП, то смарт-контракт — это уже новый уровень взаимодействия между контрагентами с использованием искусственного интеллекта.

Смарт-контракт — написанный с помощью компьютерного кода электронный протокол с целью передачи информации и обеспечения исполнения условий контракта обеими сторонами. Другими словами, это софт, который позволяет контролировать выполнение условий контракта, то есть контракт будет выполняться с помощью определенных алгоритмов.

Как его использовать в ритейле? Компании, работающие в сфере ритейла, кооперируют с большим количеством поставщиков и других контрагентов. Необходимо следить за тем, чтобы, например, вовремя осуществлялись расчеты, выполнялись заказы. Все это можно сделать с помощью смарт-контрактов. При этом бухгалтерия разгрузится от значительной части работы, поскольку расчеты будет осуществлять определенная программа.

Смарт-контракты помогут ритейлу значительно оптимизировать работу и сократить денежные потери, которые возможны при нарушении условий выполнения контрактов.

В то же время сегодня смарт-контракты не урегулированы на законодательном уровне, поэтому использование их возможно на основании существующей нормативной базы и с учетом нюансов регулирования.

 

ВЕРНИГОРА Александр — CEO Intecracy Deals, г. Киев